خوش آموز اولین و تنها سایت آموزشی %100 رایگان ایران با 3741 آموزش متنی، تصویری و ویدئویی

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات

کد مطلب : 1164 PDF

همیشه اینطور نیست که از بدو تاسیس یک شرکت یا سازمانی، همزمان نرم افزار CRM هم در آن شرکت وجود داشته باشد و اطلاعات به تدریج در نرم افزار وارد شود. بسیاری از شرکت ها و سازمان ها هستند که چندین سال به صورت فعال در حوزه خودشان مشغول هستند ولی CRM ای تا به الان در کار نبوده که بخواهند اطلاعاتشان را در آن وارد کنند. حالا که پای CRM به مجموعه شان باز شده می خواهند اطلاعات در CRM تزریق کنند. مثلا در دیتابیس های دیگری نظیر اکسل اطلاعات را ذخیره کرده اند، حالا CRM را در شرکت راه اندازی کرده اند باید یکبار دیگر همه این اطلاعات را بصورت دستی در CRM وارد کنند؟ خیر، اگر اطلاعات در دیتابیس های دیگری ذخیره کرده اند می توانند به راحتی انها را در CRM وارد کنند. اما این وارد کردن اطلاعات باید با فرمتی باشد که مایکروسافت CRM هم از آن پشتیبانی کند. من اینکار را در قسمت Accounts یا مشتریان حقوقی انجام می دهم اما شما در هر فرم دیگری که بخواهید اینکار را انجام دهید، روال کار به همین صورتیست که در ادامه خدمتتان عرض می کنیم.
در جلسه قبلی نحوه خروجی اکسل گرفتن از اطلاعات فرم ها را خدمتتان عرض کردیم. لطفا به آن فایلی که تهیه کرده اید مراجعه کنید.

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات . آموزشگاه رایگان خوش آموز

این یکی از فرمتهای اکسلی است که می توانید آن را در CRM وارد کنید اما قطعا اطلاعات شما خیلی بیشتر از آن چیزی است که در این خروجی اکسل مشاهده می کنید، خب، آنها را چطور باید اضافه کرد. مایکروسافت یک Template یا الگویی از فایل اکسل که بصورت خالی است و هیج اطلاعاتی در آن وارد نشده را در اختیار کاربران CRM خود قرار می دهد. شما اطلاعاتتان در ستون ها وارد کنید و یکباره انها را به برنامه Import کنید. برای دسترسی به این فایل روی فلش کوچک کنار دکمه Import Data کلیک کنید.

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات . آموزشگاه رایگان خوش آموز

مانند تصویر بالا روی گزینه Download Template For کلیک کنید تا الگوی اکسل آن در مرورگرتان دانلود شود. حالا آن را اجرا کنید.

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات . آموزشگاه رایگان خوش آموز

همانطور که مشاهده می کنید ستون های بیشتری در اختیار شما قرار گرفته تا اطلاعاتتان را وارد کرده و آنها به برنامه Import کنید. اما من در اینجا قصد داریم از همان فایل خروجی اکسلی که تهیه کرده ام برای Import اطلاعات به CRM استفاده کنم. شما هم میتوانید به همین صورت اطلاعات را وارد کنید و پس از Import اطلاعات، سایر فیلدها را بصورت دستی ویرایش کنید.
به سراغ فایل اکسل میروم و چند شرکت فرضی را به صورت دستی در آن وارد می کنم.

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات . آموزشگاه رایگان خوش آموز

بصورت دستی 2 رکوررد به این فایل اکسل اضافه کردیم، حالا آن را Save کرده و فایل اکسل را ببندید. دقت کنید 3 شرکت اول از این فایل اکسل در قسمت مشتریان وجود دارند و من هم از قصد خواستم 3 رکورد در فایل اکسل باشند تا موردی را در زمان Import رکوردهای تکراری به CRM، نشان دهم.
روی دکمه Import Data در هر فرمی که هستید کلیک کنید(چون تصمیم دارم مشتری به برنامه Import کنم پس باید در فرم مشتریان دکمه Import Data را کلیک کنم).

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات . آموزشگاه رایگان خوش آموز

خب، با کلیک دکمه Browse، فایل اکسل را معرفی کنید و دکمه Next را کلیک کنید.

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات . آموزشگاه رایگان خوش آموز

از قسمت پایین پنجره می توانید Owner را به شخص دیگری تغییر دهید که مالک این رکوردها باشد. بصورت پیشفرض کاربری که کار Import اطلاعات را انجام می دهد، به عنوان Owner اطلاعات از طرف CRM شناخته می شود.
اما قسمت مهم در اینجا، قسمت Allow Deduplication است. که بصورت پیشفرض گزینه NO انتخاب شده است. شما می توانیداز ایجاد فایل های تکراری در برنامه جلوگیری کنید. در اینجا اگر گزینه Yes را فعال کنید، اگر رکورد تکراری در آن فایل که اکسل وجود داشته باشد که مشابه آن در CRM باشد، از Import شدن آنها جلوگیری به عمل خواهد آمد.
از آنجایی که ما تعدادی رکورد تکراری در این فایل اکسل داریم، گزینه Yes را فعال کرده و دکمه Submit را کلیک می کنیم.

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات . آموزشگاه رایگان خوش آموز

پیغام موفقیت آمیز بودن Import را در بالای پنجره مشاهده می کنید. روی دکمه Finish کلیک کنید.

آموزش مایکروسافت CRM 2016 - نحوه Import کردن اطلاعات . آموزشگاه رایگان خوش آموز

علاوه بر اینکه رکوردهای جدید به برنامه اضافه شد، از اضافه شدن رکوردهای تکراری هم توسط خود برنامه جلوگیری به عمل آمد.


برای مشاهده سرفصلهای آموزش Microsoft Dynamic CRM 2016، لطفا اینجا کلیک کنید.





دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید: