خوش آموز به آموزشگاه رایگان خوش آموز خوش آمدید

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

کد مطلب : 1344 PDF

در اکسس چهار نوع شیء وجود دارد، البته از بین آن ها جدول ها (tables) قطعا مهمترین آنها می باشند. حتی هنگامی که با سایر اشیاء اکسس مانند فرمها (forms)، پرس و جو ها (queries) و گزارش ها (reports) کار می کنید، شما هنوز هم دارید با جدول ها کار می کنید، چرا که همه داده های شما در جدول ها ذخیره شده اند. جدول ها قلب پایگاه داده می باشند، بنابراین خیلی مهم می باشد که نحوه کار با آنها را به خوبی یاد بگیرید.

در این آموزش، شما یاد می گیرید تا چگونه جداول را باز کنید، رکوردهایی را ایجاد کنید و یا رکوردهای موجود را ویرایش نمایید، همچنین یاد خواهید گرفت تا ظاهر جدول خود را ویرایش کنید تا کار با آن برای شما ساده تر شود.

در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می خواهید مثالها را دقیقا مشابه آموزش پیش ببرید این فایل اکسس را از لینک زیر دانلود نمایید. برای اجرای این فایل لازم است تا اکسس 2016 روی کامپیوتر شما نصب شده باشد.

دانلود فایل اکسس مربوط به مثالهای این آموزش

روش باز کردن یک جدول موجود


پایگاه داده اکسس خود را باز کنید و پنل ناوبری (Navigation pane) را بیابید.

در پنل ناوبری (Navigation pane) جدولی را که می خواهید آن را باز کنید، بیابید.

بر روی جدول مربوطه با ماوس دوبار کلیک کنید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
جدول مربوطه باز می شود و به عنوان یک تب جدید در نوار تب های سند (Document Tabs bar) نمایان می شود.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

شناخت جدول ها


همه جدول ها از ردیف های افقی (rows) و ستونهای عمودی (columns) تشکیل شده اند، در جایی که ردیف ها و ستونها همدیگر را قطع می کنند، مستطیل های کوچکی تشکیل می گردد که به آنها سلول (cells) گفته می شود. در نرم افزار اکسس به ردیف ها رکورد (records) و به ستونها فیلد (fields) گفته می شود.

یک فیلد (fields) روشی برای سازماندهی کردن اطلاعات بر اساس نوع آنها می باشد. می توانید اینطور فکر کنید که نام هر فیلد یک پرسش می باشد و مقادیر موجود در سلولهای آن فیلد، پاسخهای این پرسش می باشند. در این مثال، فیلد Last Name انتخاب شده است، این فیلد شامل کلیه نامهای خانوادگی (Last Name) در جدول ما می باشد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
یک رکورد (record)، یک واحد از اطلاعات می باشد. هر سلولی که در آن رکورد (record) قرار دارد، بخشی از آن رکورد می باشد. در مثال ما رکورد مربوط به یک مشتری با نام Quinton Boyd's انتخاب شده است، این رکورد شامل تمامی اطلاعات مربوط به این مشتری می باشد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
هر رکورد (record) دارای یک شماره شناسایی (ID number) منحصر به فرد می باشد. درون هر جدول، هر شماره شناسایی (ID number) منحصرا برای رکورد مربوط به خودش می باشد و نمی تواند در مورد سایر رکوردها به کار گرفته شود. در واقع هر شماره شناسایی (ID number) به اطلاعات مربوط به یک رکورد، اشاره دارد. معمولا طراحی جداول را طوری انجام می دهند که شماره شناسایی (ID number) قابل ویرایش نباشد.

هر سلول (cell) از داده ها در جدول شما، بخشی از یک فیلد و یک رکورد می باشد. به عنوان نمونه، اگر جدولی داشته باشید که شامل اسامی اشخاص و اطلاعاتی برای تماس با آنها باشد، هر شخص با یک رکورد مشخص می گردد، و هر بخشی از اطلاعات مربوط به هر شخص، شامل نام، شماره تلفن، آدرس و غیره، در یک فیلد متمایز در آن رکورد قرار می گیرد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

حرکت بین رکوردهای جداول


نواری که در زیر جدول قرار دارد، شامل دستوراتی زیادی برای کمک به شما جهت جستجو و پیمایش رکوردها در جدول می باشد.

  • برای حرکت بین رکوردهای یک جدول می توانید از کلیدهای نشانه (arrow keys) در صفحه کلید استفاده کنید، و یا از نوار ناوبری رکوردها (Record Navigation bar) که در زیر هر جدول قرار دارد، استفاده نمایید.

    5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
  • شما می توانید با استفاده از دستور new (blank) record که در نوار ناوبری رکوردها (Record Navigation bar) قرار دارد، یک رکورد جدید را به جدول اضافه نمایید.

    5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
  • شما می توانید با استفاده از کادر جستجوی رکوردها (record search box) برای جستجو در محتویات یک جدول باز استفاده نمایید. کافیست با کلیک کردن، نشانگر ماوس را بر روی کادر مربوطه قرار دهید و سپس متن مورد نظرتان را برای جستجو وارد کرده و اینتر کنید.

    5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

برای حرکت بین فیلدها نیز می توانید از کلیدهای نشانه (arrow keys) استفاده نمایید.

افزودن رکوردهای جدید و وارد کردن داده ها


افزودن داده ها در اکسس کاملا مشابه افزودن داده ها در سلولهای اکسل می باشد. برای اینکه با رکوردها کار کنید، باید داده های خود را درون سلولهای آن رکورد وارد نمایید. اگر در مورد افزودن داده ها در سلولهای جداول اکسس نیاز به کمک دارید، می تواند آموزش زیر را مطالعه نمایید.


روش افزودن یک رکورد جدید در اکسس


برای افزودن یک رکورد جدید در جداول اکسس سه راه وجود دارد :

  • در تب Home و در گروه Records بر روی دستور New کلیک کنید.

    5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
  • در نوار ناوبری رکوردها (Record Navigation bar) که در پایین هر جدول قرار دارد، بر روی دکمه New record کلیک کنید.

    5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
  • بر روی رکورد جدیدی که بعد از آخرین رکورد جدول شما قرار دارد، کلیک کرده و شروع به تایپ در یکی از سلولهای آن کنید.

    5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

گاهی اوقات، هنگامی که داده هایی را درون یک رکورد جدید وارد می کنید، یک پنجره ظاهر می شود و به شما اخطار می دهد که داده هایی که وارد کرده اید، صحیح نمی باشند. این مساله به این دلیل می باشد که فیلدی که داده ها را در آن وارد کرده اید، قوانینی برای اعتبار سنجی داده ها دارد، به عنوان مثال ممکن است آن فیلد یک فیلد عددی باشد و شما اشتباها مقداری متنی در آن را وارد کرده باشید. در این گونه مواقع ابتدا شرح پیغام را بخوانید و سپس با راهنمایی پیغام مربوطه داده های صحیح را در فیلد مذکور وارد نمایید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

روش ذخیره سازی تغییرات یک رکورد


اکسس طوری طراحی شده است که داده های وارد شده توسط شما را به صورت اتوماتیک ذخیره می کند. بعد از اینکه رکورد جدیدی را اضافه نمودید، شما این امکان را دارید تا رکورد دیگری را انتخاب کنید و یا اینکه جدول مربوطه را ببندید، اکسس هم به صورت اتوماتیک رکورد مربوطه را ذخیره خواهد کرد. اگر چه، در برخی وضعیتها، ممکن است شما تمایل داشته باشید تا رکورد مربوطه را به صورت دستی و غیر اتوماتیک ذخیره کنید. برای مثال، اگر شما داده های رکورد موجودی را تغییر داده اید و می خواهید اطمینان حاصل کنید که تغییرات شما ذخیره شده اند. در این گونه مواقع می توانید به شیوه زیر عمل کنید :

تب Home را انتخاب کرده و سپس گروه Records را بیابید.

بر روی دستور Save کلیک کنید. رکورد مربوطه ذخیره خواهد شد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

ویرایش رکوردها


برای ویرایش یک رکورد که درون یک جدول قرار دارد، کافیست بر روی سلولهای آن کلیک کرده و تغییرات مورد نظرتان را اعمال نمایید. اگر چه، اکسس ویژگی های مانند یافتن و جایگزینی (find and replace) را برای ویرایش هم زمان چندین رکورد نیز در اختیار شما قرار می دهد. همچنین شما می توانید کلیه رکوردهای یک جدول را به صورت یکجا حذف نمایید.

جایگزین کردن یک کلمه درون یک رکورد


شما می توانید با استفاده از ویژگی یافتن و جایگزینی (find and replace) در اکسس، یک کلمه یا عبارت را در کل رکوردهای یک جدول به صورت اتوماتیک مورد جستجو قرار داده و آن را با کلمه و یا عبارتی دیگر جایگزین نمایید.

تب Home را انتخاب کرده و سپس گروه Find را بیابید.

بر روی دستور Replace کلیک کنید. کادر محاوره ای Find and Replace نمایان می شود.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
در فیلد Find What کلمه یا عبارتی را که می خواهید مورد جستجو قرار بگیرد، تایپ کنید. در فیلد Replace With کلمه یا عبارتی را که می خواهید جایگزین، کلمه یافت شده گردد، وارد کنید. در این مثال ما می خواهیم کلیه کلمات Fall را با کلمه Autumn جایگزین کنیم.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
بر روی کادر باز شدنی Look In کلیک کنید تا محدوده جستجوی خود را تعیین نمایید. اگر گزینه Current Field را انتخاب کنید، عملیات یافتن و جایگزینی صرفا در فیلد انتخاب شده توسط شما، صورت خواهد پذیرفت. اگر گزینه Current Document را انتخاب کنید، عملیات یافتن و جایگزینی در کلیه فیلدهای جدول شما صورت می پذیرد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
بر روی کادر باز شدنی Match کلیک کنید. این کادر باز شدنی، نحوه جستجوی شما را تعیین می کند. اگر گزینه Any Part of Field را انتخاب کنید، در هر کجای سلول که این عبارت یافت شود، منظور می گردد. اگز گزینه Whole Field را انتخاب کنید، عبارت مورد جستجو باید در هر فیلد به صورت کامل وجود داشته باشد، در واقع در این وضعیت عبارت جستجوی شما و محتویات سلول مربوطه باید کاملا مطابقت داشته باشند. اگر گزینه Beginning of Field را انتخاب کنید، مقدار جستجوی شما باید در ابتدای مقدار موجود در فیلد کاملا به صورت مشابه یافت شود و اگر انتهای متن متفاوت باشد مشکلی نیست.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
حالا بر روی دکمه Find Next کلیک کنید. اگر متن مربوطه یافت شود، در حالت انتخاب قرار می گیرد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
ابتدا بررسی کنید که آیا واقعا همان چیزی که مد نظر شما بوده یافت شده است یا نه، سپس بر روی دکمه Replace کلیک کنید تا متن جدید شما، جایگزین متن قبلی شود.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
بعد از جایگزینی هر متن، اکسس به صورت اتوماتیک شما را بر روی مورد یافت شده بعدی می برد. بعد از اینکه تمامی موارد مربوطه یافت شدند و آنها را جایگزین کردید، بر روی دکمه Cancel کلیک کنید تا کادر محاوره ای بسته شود.

گزینه Replace All همه متن ها را به سرعت جایگزین می کند. هر چند این گزینه بسیار قدرتمند است اما با احتیاط از آن استفاده کنید. چون ممکن است جاهایی تغییر کنند که اگر آن را مرور می کردید، تمایلی به جایگزینی آنها نداشتید.

روش حذف یک رکورد


با کلیک بر روی مرز خاکستری رنگ سمت چپ رکورد، آن را انتخاب کنید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
بر روی تب Home کلیک کرده و گروه Records را بیابید.

بر روی دستور Delete کلیک کنید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
یک کادر محاوره ای نمایان می شود. بر روی Yes کلیک کنید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
رکورد مربوطه برای همیشه حذف خواهد شد.

وقتی رکوردی را حذف می کنید، شماره شناسایی (ID number) سایر رکوردها تغییر نمی کنند. برای مثال اگر رکوردی با شماره شناسایی 205 را حذف کنید، ترتیب شماره شناسایی های دیگر تغییر نخواهد کرد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

ویرایش ظاهر جداول


نرم افزار اکسس، روش های مختلفی را برای ویرایش ظاهر یک جدول ارائه می دهد. این روش ها شامل تغییر اندازه فیلدها، تغییر اندازه ردیف ها و مخفی کردن موقتی اطلاعاتی که تمایل ندارید ببینید می باشند. این تغییرات صرفا برای زیبا کردن ظاهر جدول شما نمی باشند، بلکه با استفاده از این روشها می توانید آسان تر اطلاعات را بخوانید.

تغییر اندازه فیلدها و ردیف ها


اگر فیلدها و یا ردیف های شما برای نمایش محتویاتشان خیلی کوچک و یا خیلی بزرگ باشند، شما همیشه این امکان را خواهید داشت تا اندازه آنها را تغییر بدهید تا متن داخل آنها به خوبی نمایش داده شود.

روش تغییر اندازه یک فیلد


نشانگر ماوس را به خط مربوط به شبکه که در سمت راست عنوان فیلد شما قرار دارد، ببرید. نشانگر ماوس شما به یک پیکان دو سر، تغییر شکل می دهد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
با روش کشیدن و رها کردن، برای بزرگ کردن اندازه فیلد، ماوس را به سمت راست حرکت بدهید و برای کوچک کردن اندازه فیلد، ماوس را به سمت چپ حرکت بدهید. سپس کلید ماوس را رها کنید. اندازه فیلد تغییر خواهد کرد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

روش تغییر اندازه یک ردیف


نشانگر ماوس را بر روی خط شبکه موجود در پایین ناحیه خاکستری ردیف، ببرید. نشانگر ماوس شما به یک پیکان دو سر، تغییر شکل می دهد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
با روش کشیدن و رها کردن، برای بزرگ کردن اندازه ردیف، ماوس را به سمت پایین بکشید، و برای کوچک کردن اندازه ردیف، ماوس را به سمت بالا ببرید. سپس کلید ماوس را رها کنید. اندازه ردیف تغییر خواهد کرد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

مخفی کردن فیلدها


اگر فیلدی دارید که نمی خواهید ویرایشش کنید و یا نمی خواهید سایرین آن را ویرایش کنند، می توانید آن فیلد را مخفی کنید. یک فیلد مخفی اگر چه قابل مشاهده نمی باشد، اما همچنان بخشی از پایگاه داده شما می باشد. داده های موجود در یک فیلد مخفی شده، همچنان از طریق فرم ها (forms)، پرس و جو ها (queries)، گزارش ها (reports) و هر جدول مرتبط دیگری، قابل مشاهده می باشد.

روش مخفی کردن یک فیلد


بر روی عنوان فیلد با ماوس راست کلیک کرده و گزینه Hide Fields را انتخاب کنید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
فیلد مربوطه مخفی خواهد شد.

هر گاه بخواهید می توانید فیلد مخفی شده را مجددا نمایان سازید. کافیست مجددا بر روی عنوان فیلد راست کلیک کرده و گزینه Unhide Fields را انتخاب کنید. یک کادر محاوره ای نمایان می شود. فیلدی را که می خواهید دوباره نمایان شود، تیک بزنید و سپس بر روی Close کلیک کنید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

تفاوت رنگ ردیف ها به صورت یک در میان


به صورت پیش فرض، ردیف های اکسس به صورت یک در میان رنگ متفاوتی دارند. این رنگ متفاوت که به صورت پیش فرض خاکستری کم رنگ می باشد، منجر می شود تا دنبال کردن یک ردیف و تفکیک آن از ردیف بالایی و ردیف پایینی آن آسانتر شود.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

روش تغییر دادن رنگ ردیف ها به صورت یک در میان


تب Home را انتخاب کرده و سپس گروه Text Formatting را بیابید. بر روی کادر باز شدنی دستور Alternate Row Color کلیک کنید.

می توانید رنگی را از کادر محاوره ای باز شده انتخاب نمایید. همچنین می توانید با انتخاب گزینه No Color رنگ پیش فرض را نیز از بین ببرید تا همه ردیف ها رنگ زمینه یکسانی داشته باشند.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
با توجه به رنگی که انتخاب کرده اید، رنگ ردیف های یک در میان تغییر خواهند کرد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

ویرایش خطوط شبکه


روش دیگری که با استفاده از آن می توانید خواندن اطلاعات موجود در جداول اکسس را آسان تر کنید، افزودن خطوط شبکه (gridlines) به حاشیه های سلول ها می باشد. خطوط شبکه (gridlines)، خطوط باریکی هستند که بین سلول ها، ردیف ها و ستون های جدول شما نمایان می شوند. به صورت پیش فرض رنگ خطوط شبکه (gridlines) خاکستری تیره می باشد، اما شما می توانید این رنگ را تغییر بدهید و حتی خطوط شبکه (gridlines) را مخفی سازید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

شخصی سازی اینکه کدام خطوط شبکه نمایان باشند


ابتدا تب Home را انتخاب کرده و سپس گروه Text Formatting را پیدا کنید، و بر روی کادر باز شدنی دستور Gridlines کلیک کنید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
در اینجا چهار گزینه در اختیار دارید. گزینه horizontal منجر می شود تا خطوط شبکه به صورت افقی نمایان شوند. گزینه vertical منجر می شود تا خطوط شبکه به صورت عمودی نمایان شوند. گزینه both هم خطوط عمودی و هم خطوط افقی را نمایان می سازد. با انتخاب گزینه none خطوط شبکه مخفی می گردند.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
با توجه به انتخاب شما، خطوط شبکه تغییر ظاهر می دهند.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

سایر گزینه های قالب بندی


برای این که سایر گزینه های قالب بندی را مشاهده نمایید، بر روی دستور Datasheet Formatting که به صورت یک فلش رو به پایین می باشد، کلیک کنید. این دستور در گروه Text Formatting قرار دارد.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016
کادر محاوره ای Datasheet Formatting نمایان می شود. این کادر محاوره ای گزینه های پیشرفته تری را برای قالب بندی ظاهر جدول شما در اختیارتان می گذارد. شما از طریق این کادر محاوره ای می توانید رنگ زمینه، رنگ خطوط شبکه و همچنین سبک نمایش حاشیه ها را تعیین کنید. همچنین یک جدول نمونه در این قسمت قرار دارد که قبل از نهایی کردن تغییرات می توانید خروجی کار را پیشاپیش مشاهده نمایید.

5. کار کردن با جداول در اکسس 2016

آموزش قبلی : 4. مدیریت پایگاه داده و اشیاء آن در اکسس 2016

آموزش بعدی : 6. کار کردن با فرمها (Forms) در اکسس 2016



نویسنده : امیر انصاری

دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید:


دوره رایگان آموزش جامع اکسس 2016 از مقدماتی تا پیشرفته

دوره رایگان آموزش جامع اکسس 2016 از مقدماتی تا پیشرفته