مدیران سازمان ها یکی از توقعات به جا و مهمی که از راه اندازی mail server درون سازمانی دارند این است که آنها این امکان را داشته باشند که بتوانند ایمیل ها ارسالی و دریافتی از سوی هر واحد یا کاربر به داخل یا خارج سازمان را مشاهده کنند. بالاخره این همه هزینه خرید نرم افزار، هزینه زیرساخت، هزینه سرور و کلی چیز دیگر... باید برای آنها سودی داشته باشد. فقط نکته اینجاست ایمیل های قبلی را نمی توانید به inbox شخص مورد نظر یا مدیر مربوطه ارسال کنید بلکه از حالا به بعد هر ایمیلی از سوی کاربر یا گروهی ارسال دریافت شود، یک نسخه از آن هم به دست آن شخصی که شما در نظر گرفته اید هم می رسد.


بدین منظور به کنسول مدیریتی Exchange server لاگین کنید و از پانل سمت راست به Compliance management رفته و به Tab یا زبانه journal rules وارد شوید.





شما در این فرم می توانید گزارش مربوطه ای که صحبتش را کردیم را ایجاد و برای شخص مورد نظرتان ارسال کنید. ایجاد آن خیلی ساده است. از نوار ابزار بالای فرم دکمه + را کلیک کنید.



در فیلد send journal reports to، در واقع Full name یا mailbox آن شخص یا مدیری که گزارشات ایمیل ها قرار است به دست ان برسد را مشخص می کنید.
در فیلد name هم یک نام برای این journal rule در نظر بگیرید.
در قسمت if the message is sent to or received from نام mailbox کاربر و یا نام گروه را انتخاب کنید.



در قسمت Journal the following messages هم باید نوع ایمیل را مشخص ص کنید مثلا مشخص کنید که ایمیل های درون سازمان یا برون سازمانی یا مثل مثال ما همه ایمیل ها را گزارش دهد.
در آخر دکمه save را کلیک کنید.
از این پس هر گونه ایمیل ارسال یا دریافت توسط این mailbox انتخاب شده، انجام شود، گزارش آن ایمیل ها هم به دست فردی که شما تعیین کرده اید خواهد رسید. بدین ترتیب مدیران واحد ها یا مدیر کل سازمان می تواند به کلیه ایمیل هایی که توسط کاربران به بیرون و از بیرون به داخل ارسال می شود، مدیریت داشته باشند و آنها را مانیتور کنند.

برای مشاهده سرفصلهای آموزش Microsoft Exchange server 2016 ، لطفا اینجا کلیک کنید.