پاسخ اتوماتیک به ایمیل ها در OWA یکی از کارهای ساده ای است که کاربران می توانند آن را انجام دهند. شما در Outlook با این مورد آشنایی دارید که مثلا مدتی را در شرکت نیستید حالا یا در ماموریت و یا در تعطیلات به سر خواهید برد که در این مدتی که در سازمان نیستید، ایمیل هایی از جانب سایر افراد(اعم از افراد داخل سازمان و یا خارج سازمان) برای شما ارسال خواهد شد و چندان وجه حرفه ای ندارد که ایمیل های دریافت شده از سوی این اشخاص برای شما در حیطه کاری بدون پاسخ بماند. اگر ایمیل هایی که در ایمیل شخصی نظیر جیمیل دریافت کردید، پاسخی ارسال نکنید اتفاق خاصی رخ نمی دهد اما موضوع محل کار متفاوت است. شما با انجام تنظیماتی می توانید برای اشخاصی که در این مدت در شرکت حضور ندارید یک Auto Reply یا پاسخ خودکار آماده کرده و هر ایمیلی که برای mailbox شما ارسال شود، این پاسخ خودکار برای ارسال کننده، Send خواهد شد.


پس برای این منظور لطفا با اکانت ایمیل تان به OWA لاگین خود کنید.





سپس از قسمت بالا به تنظیمات وارد شوید و از بین گزینه های موجود، Automatic Replies را انتخاب کنید.



بدین ترتیب وارد پنجره شکل زیر خواهید شد.



همه این صحبت هایی که انجام شد در این قسمت تنظیماتش وجود دارد. پس شما اول از همه باید گزینه send automatic replies را فعال کنید و برای اینکه یک بازه زمانی مشخصی را تعریف کنید باید گزینه send replies only during this time period را هم فعال کنید و در قسمت start date و end date تاریخ شروع و پایان این پروسه را مشخص کنید. دوستان اگر تاریخ مشخص نکنید تا ابد هر ایمیلی که برای این mailbox ارسال شود، پاسخ خودکار ارسال خواهد شد. ارسال پاسخ خودکار به ایمیل های دریافتی بصورت پایدار و همیشگی، مناسب ایمیل های عمومی شرکت نظیر ایمیل های info است.
خب، پس از انجام تنظیمات تاریخ متن مورد نظر را وارد کنید که بصورت خودکار برای هر ایمیل دریافتی در این بازه زمانی ارسال شود. اما دقت کنید که این Reply فقط برای کسانی که از درون سازمان برای شما ایمیل ارسال کنند، Reply خواهد شد. لطفا فرم را اسکرول کنید و به قسمت زیر که مشابه تصویر بالا است برسید.



چون قصد داریم برای افرادی که خارج از سازمان هم ایمیل ارسال می کنند، پاسخی ارسال کنیم، تنظیمات را مشابه شکل بالا، و متن مورد را وارد می کنیم و در نهایت از قسمت بالای همین پنجره دکمه OK را کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.

برای مشاهده سرفصلهای آموزش Microsoft Exchange server 2016 ، لطفا اینجا کلیک کنید.