خوش آموز اولین و تنها سایت آموزشی %100 رایگان ایران با 4133 آموزش متنی، تصویری و ویدئویی

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016

کد مطلب : 1598 PDF

نرم افزار اکسس به شما این امکان را می دهد تا با مقادیر عظیمی از داده ها کار کنید، این به معنا می باشد که داده های شما خیلی بیشتر از آن خواهند بود که صرفاً با نگاه کردن به آنها بتوانید هر چیزی را در موردشان بدانید. مرتب سازی (Sorting) و فیلتر کردن (filtering) دو ابزاری هستند که با استفاده از آنها می توانید شیوه سازماندهی و مشاهده اطلاعات را شخصی سازی (customize) کنید. این دو ابزار کار با داده ها را تسهیل می کنند. در این درس یاد خواهید گرفت که چگونه داده های خود را مرتب سازی و یا فیلتر کنید.

جشنواره آموزش های رایگان خوش آموز در تمامی 365 روز سال

در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می خواهید مثالها را دقیقا مشابه آموزش پیش ببرید این فایل اکسس را از لینک زیر دانلود نمایید. برای اجرای این فایل لازم است تا اکسس 2016 روی کامپیوتر شما نصب شده باشد.

دانلود فایل اکسس مربوط به مثالهای این آموزش

درباره مرتب سازی و فیلتر کردن


اساساً، مرتب سازی و فیلتر کردن ابزارهایی هستند که به شما امکان سازماندهی داده هایتان را می دهند. وقتی داده هایی را مرتب سازی می کنید، در واقع ترتیب نمایش اطلاعات را تغییر می دهید. فیلتر کردن به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات غیر مهم را مخفی کنید و بر روی داده هایی که مد نظرتان می باشد تمرکز کنید.

مرتب سازی رکوردها (Sorting records)


وقتی رکوردها را مرتب سازی می کنید، آنها را به صورت منطقی پشت سر هم قرار می دهید، به نحوی که داده های مرتبط با هم در کنار یکدیگر قرار بگیرند. در نتیجه، خواندن و همینطور درک داده های مرتب سازی شده ساده تر از خواندن و درک داده های نامرتب می باشد. به صورت پیش فرض در نرم افزار اکسس داده ها بر اساس شناسه (ID) آنها مرتب سازی می شوند. با این حال روش های دیگری نیز برای مرتب سازی رکوردها وجود دارد. به عنوان مثال اطلاعاتی که در یک پایگاه داده متعلق به یک قنادی قرار دارند می توانند به شیوه های زیر مرتب سازی شوند :

  • سفارشات مشتریان می توانند بر اساس تاریخ سفارش و یا بر اساس نام خانوادگی سفارش دهنده مرتب سازی شوند.

  • مشتریان می توانند بر اساس شهر یا کدپستی محل زندگی آنها مرتب سازی شوند.

  • محصولات می توانند بر اساس نام محصول و یا دسته بندی محصولات (همچون : پای ها، کیک ها و کلوچه ها) و یا بر اساس قیمت محصول مرتب سازی شوند.

شما می توانید داده های متنی و داده های عددی را به دو روش مختلف مرتب سازی کنید : به ترتیب صعودی (ascending) و به ترتیب نزولی (descending). صعودی به معنای بالا رفتن می باشد، بنابراین در مرتب سازی صعودی اعداد از کوچگ به بزرگ مرتب می شوند و متن ها از A تا Z مرتب سازی می شوند. نزولی به معنای پایین رفتن می باشد. در مرتب سازی نزولی اعداد از بزرگ به کوچک و متن ها از Z تا A مرتب می شوند. مرتب سازی پیش فرض اکسس که بر اساس شناسه (ID) رکوردها می باشد به شیوه صعودی می باشد و کوچکترین عدد در ابتدای لیست و بزرگترین عدد در انتهای لیست قرار می گیرد.

در مثال ما، مرتب سازی را بر روی جدول صورت می دهیم. با این حال، شما می توانید داده های خود را در هر شیء دیگری از اکسس مرتب کنید. رویه مرتب سازی تا حدود زیادی یکسان می باشد.

روش مرتب سازی رکوردها


ابتدا فیلدی را که می خواهید مرتب سازی بر اساس آن صورت پذیرد انتخاب کنید. در این مثال ما فیلد نام خانوادگی مشتری ها را انتخاب می کنیم.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
بر روی تب Home در ریبون کلیک کنید، و گروه Sort & Filter را بیابید.

با استفاده از دستور Ascending یا Descending مرتب سازی را به شیوه صعودی و یا نزولی انجام بدهید.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
هم اکنون جدول شما بر اساس فیلد مربوطه و نوع مرتب سازی صعودی یا نزولی انتخاب شده توسط شما، مرتب سازی می گردد.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
اگر می خواهید این مرتب سازی ذخیره گردد بر روی دستور Save که در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) می باشد، کلیک کنید.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
بعد از اینکه مرتب سازی خود را ذخیره کردید، داده های شما بنا بر ترتیب انتخاب شده توسط شما مرتب سازی می گردند. شما در هر زمان می توانید شیوه مرتب سازی را بین صعودی و نزولی تغییر بدهید و یا اینکه با کلیک بر روی دستور Remove Sort مرتب سازی را حذف کنید.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016

فیلتر کردن رکوردها (Filtering records)


فیلترها به شما امکان می دهند فقط اطلاعاتی را که می خواهید، ببینید. وقتی شما فیلتری را ایجاد می کنید، معیارهایی را برای داده هایی که باید نمایش داده شوند، تعیین می کنید. سپس اکسس بر اساس آن معیارها داده ها را مورد جستجو قرار می دهد و هر کدام از داده ها که با معیارهای تعیین شده مطابقت داشته باشند نمایش داده می شوند و بقیه داده ها به صورت موقتی مخفی می گردند.

فیلترها سودمند هستند، چرا که به شما امکان می دهند تا روی داده های خاصی تمرکز کنید و داده هایی که در آن لحظه به آنها احتیاج ندارید موجب پریشانی شما نشوند. به عنوان مثال، اگر شما یک پایگاه داده داشته باشید که حاوی اطلاعات مشتری ها و سفارش ها باشد، شما می توانید فیلتری بسازید که فقط مشتریانی را که در یک شهر خاص زندگی می کنند نمایش داده شوند، یا فیلتری بسازید که فقط سفارشات مرتبط با یک محصول خاص به شما نمایش داده شوند. مشاهده داده هایی که به آن نیاز دارید با استفاده از فیلتر کردن، بسیار ساده تر از جستجوی اطلاعات در یک جدول بزرگ می باشد.

در مثال ما، فیلتر کردن را بر روی جدول صورت می دهیم. با این حال، شما می توانید داده های خود را در هر شیء دیگری از اکسس فیلتر کنید. رویه فیلتر کردن تا حدود زیادی یکسان می باشد.

روش ایجاد یک فیلتر (filter) ساده


بر روی مثلث کوچک رو به پایین که در کنار نام فیلد قرار دارد کلیک کنید. در این مثال ما بر روی مثلث فیلد شهر در اطلاعات مشتریان کلیک می کنیم، چرا که می خواهیم مشتریانمان را بر اساس شهر آنها فیلتر کنیم.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
یک فهرست کشویی با امکان انتخاب هر کدام از گزینه های موجود در آن نمایان می شود. تنها گزینه هایی که تیک زده شوند در نتایج فیلتر نمایش داده خواهند شد. انتخاب گزینه Select All منجر می شود تا تمامی گزینه ها در حالت انتخاب قرار بگیرند و برداشتن تیک گزینه Select All منجر می شود تا تمامی گزینه ها از حالت انتخاب خارج گردند. در این مثال ما همه گزینه ها را از حالت انتخاب خارج می کنید و فقط گزینه Cary را تیک می زنیم.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
بر روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال می گردد. در حال حاضر فقط مشتریانی نمایش داده خواهند شد که در شهر Cary زندگی می کنند.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
با استفاده از دستور Toggle Filter می توانید فیلتر را خاموش یا روشن کنید. با هر بار کلیک بر روی دستور Toggle Filter فیلتر خاموش یا روشن می گردد.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016

ایجاد یک فیلتر از روی یک انتخاب


فیلتر کردن با استفاده از انتخاب به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات خاصی را در جدول خود انتخاب کنید و سپس داده هایی که با آنها مشابه و یا غیر مشابه هستند پیدا کنید. به عنوان مثال اگر بر روی پایگاه داده متعلق به یک قنادی کار می کنید، و قصد دارید تا کلیه محصولاتی را که در نام آنها کلمه شکلات (chocolate) به کار رفته است پیدا کنید، می توانید کلمه chocolate را در یکی از محصولات انتخاب کنید و سپس فیلتری را از روی آن انتخاب ایجاد نمایید. ایجاد یک فیلتر از روی یک انتخاب، به مراتب از روش فیلتر ساده، راحتتر و کاربردی تر می باشد، مخصوصاً در جاهایی که داده های شما اقلام بسیار زیادی را تشکیل داده باشند. شما به شیوه های زیر می توانید این کار را صورت بدهید :

  • Contains : تنها رکوردهایی نمایش داده می شوند که متن انتخاب شده در آنها موجود باشد.

  • Does Not Contain : تنها رکوردهایی نمایش داده می شوند که متن انتخاب شده در آنها نباشد.

  • Ends With : تنها رکوردهایی نمایش داده می شوند که با متن انتخاب شده خاتمه یافته باشند.

  • Does Not End With : تنها رکوردهایی نمایش داده می شوند که متن انتخاب شده در خاتمه آنها نباشد.

روش ایجاد یک فیلتر از روی یک انتخاب (filter from a selection)


ابتدا سلول یا داده ای را که می خواهید بر اساس آن یک فیلتر بسازید، انتخاب کنید. ما قصد داریم تا محصولاتی را که در آنها کلمه chocolate به کار رفته باشد فیلتر کنیم، پس کلمه chocolate را در یکی از محصولات انتخاب می کنیم.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
در ریبون تب Home را انتخاب کنید. سپس گروه Sort & Filter را بیابید و بر روی کادر بازشدنی دستور Selection کلیک کنید.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
از فهرست باز شده نوع فیلتر خود را انتخاب کنید، ما نوع Contains را انتخاب می کنیم. چرا که می خواهیم کلیه محصولاتی که در آنها کلمه Chocolate به کار رفته باشد، فیلتر کنیم.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
فیلتر مربوطه اعمال می گردد.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016

ایجاد فیلتر از روی یک عبارت جستجو (search term)


شما می توانید یک عبارت جستجو (search term) برای اکسس مشخص کنید تا فیلتر شما بر اساس آن عبارت صورت پذیرد. روش ایجاد یک فیلتر از روی یک عبارت جستجو، مشابه ایجاد فیلتر از روی یک انتخاب می باشد.

فیلتر کردن متن با استفاده از عبارت جستجو


وقتی با استفاده از امکان فیلتر کردن با عبارت جستجو، فیلتری را انجام می دهید، گزینه هایی مشابه با فیلتر از روی انتخاب در اختیار دارید. گزینه های Contains، Does Not Contain، Ends With و Does Not End With در اختیار شما می باشند. ضمن اینکه گزینه های زیر را نیز می توانید مورد استفاده قرار دهید :

  • Equals : فقط رکوردهایی را نشان می دهد که کاملاً برابر با عبارت جستجو باشند.

  • Does Not Equal : فقط رکوردهایی را نشان می دهد که برابر با عبارت جستجو نباشند.

  • Begins With : فقط رکوردهایی را نشان می دهد که با عبارت جستجو آغاز شده باشند.

  • Does Not Begin With : فقط رکوردهایی را نشان می دهد که با عبارت جستجو آغاز نشده باشند.

روش فیلتر کردن متن با استفاده از عبارت جستجو


بر روی کادر باز شدنی کنار نام فیلد کلیک کنید. از آنجا که در این مثال ما می خواهیم بر روی فیلد Notes این فیلتر را صورت بدهیم بر روی کادر باز شدنی این فیلد کلیک می کنیم.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
در فهرست باز شده نشانگر ماوس را بر روی گزینه Text Filters ببرید. از لیست ظاهر شده، روش فیلتر را انتخاب کنید. در این مثال ما می خواهیم رکوردهایی را که کلمه party در آنها بکار رفته باشند را فیلتر کنیم، از این رو گزینه Contains را به عنوان روش فیلتر انتخاب می کنیم.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
کادر محاوره ای Custom Filter نمایان می شود. عبارت جستجو را وارد کنید.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
بر روی OK کلیک کنید. فیلتر شما اعمال می شود.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016

فیلتر کردن اعداد با استفاده از عبارت جستجو


فرآیند فیلتر کردن اعداد با یک عبارت جستجو، مشابه فرآیند فیلتر کردن متن می باشد. اگر چه در این فرآیند روش های فیلتر کردن متفاوتی در دسترس شما می باشند. علاوه بر روش های Equals و Does not Equal شما می توانید یکی از روش های زیر را نیز انتخاب کنید :

  • Greater Than : فقط رکوردهایی نمایش داده می شوند که بزرگتر یا برابر با عبارت جستجو باشند.

  • Less Than : فقط رکوردهایی نمایش داده می شوند که کوچکتر یا برابر با عبارت جستجو باشند.

  • Between : فقط رکوردهایی نمایش داده می شوند که در بازه اعداد انتخاب شده باشند.

روش فیلتر کردن اعداد با استفاده از عبارت جستجو


بر روی کادر باز شدنی کنار نام فیلد کلیک کنید. در این مثال ما فیلد Price از جدول menu items را انتخاب می کنیم.

نشانگر ماوس را بر روی گزینه Number Filters ببرید. یکی از روش های فیلتر را انتخاب کنید. در این مثال ما می خواهیم رکوردهایی را که کوچکتر از $5 هستند فیلتر کنیم. پس گزینه Less Than را انتخاب می کنیم.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
کادر محاوره ای Custom Filter نمایان می شود. عبارت جستجو را که در اینجا عدد 5 می باشد در این کادر وارد کنید.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
بر روی OK کلیک کنید. فیلتر شما اعمال می گردد.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016
برخی از انواع داده های عددی خاص دارای گزینه های متفاوتی در روش فیلتر کردن می باشند. به عنوان مثال مقادیر تاریخ که عدد می باشند و در فرمت خاصی ذخیره می گردند و دارای روش هایی برای اعمال فیلتر در بازه های زمانی هستند.

7. مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در اکسس 2016


آموزش قبلی : 6. کار کردن با فرمها (Forms) در اکسس 2016

آموزش بعدی : 8. طراحی یک پرس و جوی (Query) ساده



نویسنده : امیر انصاری

دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید:


دوره رایگان آموزش جامع اکسس 2016 از مقدماتی تا پیشرفته

دوره رایگان آموزش جامع اکسس 2016 از مقدماتی تا پیشرفته