خوش آموز به آموزشگاه رایگان خوش آموز خوش آمدید

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options) در اکسس 2016

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options) در اکسس 2016

کد مطلب : 1654 PDF

نرم افزار اکسس چندین گزینه پیشرفته در مورد ایجاد و ویرایش گزارش ها در اختیار شما قرار می دهد. جادوگر گزارش (Report Wizard) ابزاری است که در مراحل ایجاد یک گزارش پیچیده شما را راهنمایی می کند. وقتی که گزارشی را ساختید (حالا چه با استفاده از دستور Report و چه با استفاده از ابزار Report Wizard)، شما می توانید آن را قالب بندی کنید تا دقیقاً به شکل دلخواه شما در بیاید.

در این درس، شما می آموزید تا با استفاده از ابزار جادوگر گزارش (Report Wizard) گزارش پیچیده ای را ایجاد نمایید. همچنین چگونگی استفاده از گزینه های قالب بندی متن، تغییر رنگ و فونت و همینطور چگونگی افزودن یک لوگو را خواهید آموخت.

در طول این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده خواهیم کرد. اگر می خواهید مثالها را دقیقا مشابه آموزش پیش ببرید این فایل اکسس را از لینک زیر دانلود نمایید. برای اجرای این فایل لازم است تا اکسس 2016 روی کامپیوتر شما نصب شده باشد.

دانلود فایل اکسس مربوط به مثالهای این آموزش

ابزار جادوگر گزارش (Report Wizard)


اگرچه استفاده از دستور Report یک روش سریع برای ایجاد گزارش از روی یک شیء پایگاه داده می باشد، در مواقعی که می خواهید گزارش شما از روی چندین شیء ایجاد گردد، این دستور زیاد سودمند نخواهد بود. ابزار جادوگر گزارش (Report Wizard) ایحاد گزارش از روی چندین جدول و پرس و جو را برای شما آسان می کند. این ابزار، همچنین به شما امکان می دهد تا داده های خود را سازماندهی کنید.

روش ایجاد یک گزارش با ابزار جادوگر گزارش (Report Wizard)


تب Create را انتخاب کنید، سپس گروه Reports را بیابید. دستور Report Wizard را کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
ابزار جادوگر گزارش (Report Wizard) نمایان می شود. در ادامه در مورد صفحات مختلف ابزار جادوگر گزارش (Report Wizard) صحبت خواهیم کرد.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

مرحله 1 : فیلدهایی را که می خواهید در گزارش بیایند، انتخاب کنید


ابتدا در فهرست باز شدنی، جدول یا پرس و جویی را انتخاب نمایید، که فیلدهای مورد نظر شما در آنها قرار دارند.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
فیلدها را از لیست سمت چپ انتخاب کرده و سپس بر روی فلش رو به سمت راست کلیک کنید تا به گزارش اضافه شوند.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
با تکرار این مرحله می توانید فیلدهای بیشتری را از جداول یا پرس و جوهای مختلف، انتخاب نمایید. در پایان بر روی Next کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

مرحله 2 : سازماندهی گزارش


ابزار جادوگر گزارش (Report Wizard) برای شما گزینه هایی را فراهم می کند که می توانید با استفاده از آنها چگونگی سازماندهی و نمایش داده هایتان را تعیین کنید. این گزینه ها، می توانند داده های یکسان را دسته بندی کنند و این داده ها را در چندین سطح، مانند یک لیست گلوله ای (bulleted list) و یا یک طرح کلی (outline) سازماندهی کنند.

اگر گزارش خود را تنها از یک جدول یا پرسش می سازید، می توانید از این مرحله صرفنظر کنید و با کلیک بر Next به مرحله بعدی بروید.

نرم افزار اکسس یک لیست از چندین گزینه قابل سازماندهی در اختیارتان می گذارد. این گزینه را از لیست انتخاب کنید تا پیش نمایش آن ظاهر شود.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
وقتی به نحوه سازماندهی مورد نظرتان رسیدید بر روی Next کلیک کنید.

اگر از نتیجه چگونگی سازماندهی گزارش راضی نبودید، می توانید چگونگی دسته بندی سطح را تغییر بدهید. فیلدی را از سمت چپ انتخاب کنید، سپس بر روی فلش سمت راست کلیک کنید تا آن فیلد به سطح های دسته بندی اضافه گردد.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
اگر لازم باشد، می توانید فیلد خود را در لیست انتخاب کنید و با کلیک بر روی دکمه های فلش رو به بالا یا رو به پایین، سطح فیلد مربوطه را بالا یا پایین ببرید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
در پایان بر روی Next کلیک کنید.

مرحله 3 : مرتب سازی (Sort) داده های گزارش


اولین فهرست باز شدنی را باز کنید و اولین فیلدی را که می خواهید بر روی آن مرتب سازی صورت پذیرد، انتخاب نمایید.

بر روی دکمه سمت راست آن کلیک کنید تا بتوانید چگونگی مرتب سازی را به حالت صعودی (ascending) یا نزولی (descending) تنظیم کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
می توانید فیلدهای دیگری را در سطوح مرتب سازی بعدی انتخاب نمایید. شما امکان مرتب سازی تا 4 فیلد را در اختیار دارید. مرتب سازی از بالا به پایین اعمال می شود، به این معنا که اولین مرتب سازی که در لیست انتخاب کردید، مرتب سازی اصلی شما خواهد بود.

اگر از نتیجه کار راضی بودید بر روی Next کلیک کنید.

بسته به گروهی از داده ها که در گزارش انتخاب کرده اید، ممکن است در مرتب سازی داده ها محدودیت هایی را مشاهده نمایید.

مرحله 4 : انتخاب یک طرح بندی (layout) و عنوان (title)


بر روی گزینه های طرح بندی (layout) مختلف کلیک کنید تا پیش نمایشی از آنها را مشاهده نمایید، در نهایت گزینه مورد نظر که می خواهید بر روی گزارش اعمال گردد را انتخاب کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
همچنین یکی از گزینه های portrait را landscape را که افقی یا عمودی بودن گزارش را تعیین می کند، انتخاب نمایید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
وقتیکه از نتیجه کار راضی بودید، بر روی Next کلیک کنید.

جعبه متن مربوط به عنوان را انتخاب کرده و عنوان (title) گزارش را در آن بنویسید.

در نهایت از بین دو گزینه preview (پیش نمایش گزارش) و modify (ویرایش گزارش) یکی را انتخاب کرده و بر روی Finish کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
گزارش شما ایجاد شده و ذخیره نیز می گردد.

شما می توانید اندازه و محل فیلدها در گزارش را به دلخواه تغییر بدهید تا به نتیجه مطلوبتان برسید. برای اعمال اینگونه تغییرات لازم است تا به نمای طراحی گزارش (Design view) بروید. وقتی در نمای طراحی کارتان تمام شد به نمای گزارش (Report view) باز گردید تا نتیجه کار را ببینید.

قالب بندی گزارش (Formatting reports)


یکی از نقاط قوت گزارش های اکسس، این می باشد که شما می توانید ظاهر آنها را بدلخواه ویرایش کنید تا آن را به شکلی که دقیقاً می خواهید در بیاورید. شما می توانید هدر و فوتر به گزارش اضافه کنید. رنگهای جدیدی را به کار ببرید. و حتی می توانید لوگوی اختصاصی خودتان را به گزارش اضافه کنید. تمامی این چیزها به شما این امکان را می دهند که گزارشاتی گرافیکی و جذابی را بسازید.

ویرایش متن های گزارش


مجموعه داده هایی که در گزارش شما مشاهده می شوند، مستقیماً از روی جداول و یا پرس و جوهایی که در ایجاد گزارش استفاده کرده اید، استخراج می گردند. به همین دلیل شما نمی توانید متن داده ها را در گزارش تغییر بدهید. با این حال اگر لازم باشد می توانید متن هایی را در قالب برچسب، هدر و فوتر به گزارش خود اضافه نمایید تا درک گزارش ساده تر گردد. برای مثال، در این گزارش ما تصمیم داریم تا فیلد headings را از گزارش حذف کنیم. پس به سادگی آن را از گزارش حذف می کنیم.

درست مشابه سایر نرم افزارهای موجود در بسته آفیس، اکسس نیز به شما امکان می دهد که رنگ و فونت متن ها را تغییر بدهید، شکل هایی را اضافه نمایید، و البته کارهای بیشتر هم انجام بدهید. اگر در چگونگی ویرایش این موارد مشکل دارید آموزش های زیر را که در دوره آموزشی ورد 2016 گفتیم مرور نمایید :


12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

ویرایش هدر (header) و فوتر (footer) صفحه


برای مشاهده و ویرایش هدر و فوتر صفحه گزارش، دستور View در ریبون را انتخاب کرده و به نمای طراحی (Design view) بروید. قسمت هدر و فوتر صفحه در فضای خالی بالای نوارهای Page Header و Page Footer قرار گرفته اند.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
بسته به طراحی گزارش شما، ممکن است بعضی وقتها نخواهید بالای گزارشتان فضای خالی مربوط به هدر و یا در پایین گزارش فضای مربوط به فوتر در گزارش بیاید. اگر چنین صورت مساله ای دارید، می توانید با تغییر اندازه دادن این فضا آن را کوچکتر کند. برای تغییر اندازه داده کافیست نوار هدر و یا فوتر را با ماوس گرفته و به سمت بالا یا پایین بکشید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

اضافه کردن متن به هدر یا فوتر


تب Design را انتخاب کنید، گروه Controls را بیابید و سپس بر روی دستور Label کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
ماوس را در فضای خالی هدر یا فوتر کلیک کرده و ضمن پایین نگهداشتن دکمه ماوس آن را به سمت راست بکشید، وقتی کادر مربوطه به اندازه دلخواه شما در آمد، دکمه ماوس را رها کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
حالا بر روی کادر متن مربوطه کلیک کنید و متن مورد نظرتان را در آن تایپ کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

روش اضافه کردن تاریخ و ساعت به قسمت هدر یا فوتر


تب Design را انتخاب کنید، سپس گروه Header/Footer را بیابید و بر روی دستور Date and Time کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
یک کادر محاوره ای باز می شود. فرمت مورد نظرتان را از لیست انتخاب کنید. یک پیش نمایش از چگونگی نمایش تاریخ و ساعت در گزارش ظاهر می شود.

وقتی از نتیجه کار راضی بودید، بر روی دکمه OK کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
به صورت پیش فرض، تاریخ و زمان در قسمت هدر اضافه می شود. اگر می خواهید آن را به قسمت فوتر ببرید، کافیست به سادگی هر چه تمامتر، آن را با ماوس بگیرید و به قسمت فوتر بکشید.

اضافه کردن شماره صفحه به هدر یا فوتر


تب Design را انتخاب کنید، سپس گروه Header/Footer را بیابید.

بر روی دستور Page Numbers کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
کادر محاوره ای Page Numbers نمایان می شود. در قسمت Format، گزینه Page N را تیک بزنید تا فقط شماره صفحه را نمایش بدهید و یا گزینه Page N of M را تیک بزنید تا هم شماره صفحه و هم تعداد کل صفحات را نشان بدهد.

در قسمت Position، گزینه Top of Page را تیک بزنید تا شماره صفحه در هدر نمایان شود و یا گزینه Bottom of Page را تیک بزنید تا شماره صفحه در قسمت فوتر نمایان شود.

وقتی از نتیجه کار رضایت داشتید بر روی OK کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

ویرایش ظاهر گزارش


روش اضافه کردن یک لوگو


در تب Design ، بر روی دستور View کلیک کنید و از فهرست ظاهر شده گزینه Layout View را انتخاب کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
گروه Header/Footer را بیابید و بر روی دستور Logo کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
یک کادر محاوره ای نمایان می شود. فایل تصویری مربوط به لوگوی خود را انتخاب کرده و سپس بر روی OK کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
یک نسخه کوچک شده از لوگوی شما در کنار هدر ظاهر می شود. می توانید گوشه تصویر را با ماوس بگیرید و آن را بکشید تا تغییر اندازه بدهد.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
اگر لازم باشد می توانید با روش کشیدن و رها کردن محل قرار گیری لوگو را نیز تغییر بدهید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

تم ها (Themes) و فونت ها


یک تم (theme) مجموعه ای از رنگها و فونتها می باشد که بر روی کل پایگاه داده شما اعمال می شود تا به آن ظاهری پایدار، یکدست و حرفه ای بدهد. به صورت پیش فرض، پایگاه داده شما از تم Office استفاده می کند. وقتی تم را تغییر می دهید، تمامی فونتها و رنگهای موجود در تم جدید بر روی کل پایگاه داده شما اعمال می گردد. استفاده از تم ها در طراحی ظاهر پایگاه داده منجر به ایجاد یک ظاهر یکدست و یکنواخت خواهد شد.

روش ویرایش تم (theme)


تب Design را انتخاب کنید، گروه Themes را بیابید و سپس بر روی دستور Themes کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
یک فهرست کشویی باز می شود. در این فهرست تم مورد نظر خود را انتخاب کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
تم (theme) انتخاب شده بر روی کل پایگاه داده شما اعمال می شود.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

روش ویرایش فونت های یک تم


تب Design را انتخاب کرده و گروه Themes را در آن بیابید و سپس بر روی دستور Fonts کلیک کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
یک فهرست کشویی باز می شود. مجموعه فونت مورد نظرتان را از بین گزینه های موجود انتخاب کنید.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)
مجموعه فونت انتخاب شده بر روی تم شما و در نتیجه بر روی کل پایگاه داده شما اعمال خواهد شد.

12. گزینه های پیشرفته گزارش (Advanced Report Options)

آموزش قبلی : 11. ایجاد گزارش (Report)

آموزش بعدی : 13. ویرایش جدول ها



نویسنده : امیر انصاری

دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید:

دوره رایگان آموزش جامع اکسس 2016 از مقدماتی تا پیشرفته

دوره رایگان آموزش جامع اکسس 2016 از مقدماتی تا پیشرفته