خوش آموز اولین و تنها سایت آموزشی %100 رایگان ایران با بیش از هزاران مقالۀ آموزشی

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016

کد مطلب : 191 PDF

فرض کنیم کسی می خواهد فایل اکسل شما را اصلاح کند و یا در ویرایش آن مشارکت کند. اگر شما یک کپی چاپی از آن را داشته باشید، ممکن است با یک خودکار قرمز اقدام به اصلاح برخی جاها کنید، مثلا غلطهای املایی را نشانه گذاری کنید، یا در حاشیه های آن توضیحاتی را بنویسید. اکسل به شما امکان می دهد تا همه این کارها را بصورت الکترونیکی و با استفاده از ابزارهای ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات انجام بدهید.

اگر می خواهید مثالهای ارائه شده را دقیقا مانند آموزش اجرا کنید فایل اکسل زیر را که مربوط به مثالهای همین درس می باشد دانلود کنید.

دانلود فایل اکسل مربوط به مثالهای این آموزش

درک ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل


وقتی ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل را فعال می کنید، هر سلولی را که ویرایش کنید، هایلایت می شود و حاشیه ای در اطراف آن ظاهر می شود. در این وضعیت انتخاب هر سلول باعث می شود تا تاریخچه تغییرات آن را بتوانید مشاهده کنید. این ویژگی شما و سایر کسانی را که بر روی فایل اکسل کار میکنند را قادر می سازد تا قبل از اینکه سلولی را ویرایش کنند، بتوانند مروری بر روی تغییرات آن داشته باشند، و حتی ممکن است این مرور منجر به تجدید نظر شما بگردد.

در تصویر زیر هر سلول ویرایش شده یک حاشیه آبی در اطراف آن دارد، و یک مثلث کوچک در گوشه بالا و سمت آنها وجود دارد.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

خاطرتان باشد، برخی از موارد هستند که اکسل نمی تواند آنها را ردیابی کند. در آموزش دیگری به این موارد خواهیم پرداخت.

اگر برگه اکسل شما دارای جدول باشد نمی توانید از ویژگی ردیابی تغییرات استفاده کنید. برای حذف جدول آن را انتخاب کنید، و سپس از تب Design دستور Convert to Range را انتخاب کنید.

روش فعال کردن ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل


در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید، سپس از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

پنجره Highlight Changes نمایان می شود. گزینه Track changes while editing را تیک بزنید. گزینه Highlight changes on screen را هم بررسی کنید، اگر تیک نداشت آن را هم حتما تیک بزنید. سپس بر روی OK کلیک کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

اگر اکسل پیغام زیر را دارد OK کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

در حال حاضر ویژگی ردیابی تغییرات فعال شده است. بعد از این هر سلولی را که ویرایش کنید یک حاشیه در اطراف آن نمایان می شود و همینطور یک مثلث کوچک در آن سلول نمایان می شود. اگر چندین نفر بر روی فایل اکسل کار می کنند تغییرات هر شخص به رنگ متفاوتی در خواهد آمد.

یکی از سلولهای مورد ویرایش قرار گرفته را انتخاب کنید تا بتوانید خلاصه ای از تغییرات انجام شده روی آن را ببینید. در مثال زیر، ما مقدار سلول D14 را تغییر داده ایم.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

وقتی ویژگی ردیابی تغییرات اکسل را فعال می کنید، فایل اکسل شما بصورت اتوماتیک به حالت اشتراک گذاری می رود. فایل های به اشتراک گذاری شده، طراحی شده اند تا چندین کاربر بصورت همزمان بتوانند روی یک فایل اکسل کار کنند، مثلا در محیط یک شبکه. اگرچه، شما می توانید این ویژگی را روی کامپیوتر شخصی خود نیز فعال کنید.

روش فهرست کردن تغییرات در یک برگه اکسل جداگانه


شما این امکان را دارید که تغییرات انجام شده در یک برگه اکسل را در برگه جداگانه دیگری مشاهده کنید، این ویژگی را تاریخچه تغییرات می نامند. تاریخچه تمام چیزهایی را که در برگه اکسل شما تغییر یافته اند را لیست می کند، این شامل مقدار قبلی سلولها و مقدار جدید سلولها می شود.

برگه اکسل خود را ذخیره کنید.

در تب Review ، بر روی دستور Track Changes کلیک کنید و از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

صفحه Highlight Changes نمایان می شود. گزینه List changes on a new sheet را تیک بزنید و سپس ok کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

تغییرات اعمال شده در یک برگه که نامش History می باشد فهرست می گردند.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

برای حذف تاریخچه از فایل اکسل شما می توانید فایل اکسل را مجددا ذخیره کنید و یا گزینه List changes on a new sheet را که در بالا تیک زدید، اینبار بدون تیک کنید.

مرور تغییرات در اکسل


وقتی ردیابی تغییرات در اکسل فعال باشد، تغییراتی که در فایل اکسل داده می شوند در واقع صرفا پیشنهادات تغییر هستند، که باید مورد پذیرش واقع شوند. از طرف دیگر، مولف اصلی فایل اکسل، یعنی کسی که آن را ایجاد کرده است، ممکن است برخی تغییرات را نپذیرد و آنها را رد کند.

روش مرور ردیابی تغییرات در اکسل


در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید، سپس از کادر باز شده گزینه Accept/Reject Changes (پذیرش یا رد تغییرات) را انتخاب کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

اگر به شما هشدار ذخیره سازی داده شد، فایل اکسل خود را ذخیره کنید.

یک صفحه ظاهر می شود. اول مطمئن شوید که گزینه When تیک خورده باشد و در کادر مقابل آن گزینه Not yet reviewed انتخاب شده باشد. حالا OK کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

یک صفحه ظاهر می شود. به ازاء هر تغییری که در فایل اکسل داده شده است شما می توانید پذیرش (Accept) و یا رد کردن (Reject) را انتخاب کنید. اکسل بصورت اتوماتیک تک تک تغییرات را به شما نشان می دهد تا شما همه را بررسی کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

حتی بعد از مرور تغییرات و تایید یا رد آنها، همچنان ردیابی تغییرات در برگه شما نمایان می باشد. برای اینکه آنها را نبینید می توانید ویژگی ردیابی تغییرات را غیر فعال کنید. در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید و از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

یک پنجره باز می شود. گزینه Track changes while editing را بدون تیک کنید و ok کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

دکمه Yes را کلیک کنید تا عملیات عیر فعال کردن ردیابی تغییرات صورت پذیرد و همینطور فایل اکسل شما از حالت اشتراک گذاری خارج شود.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

برای اینکه تمامی تغییرات انجام شده را بصورت یکجا تایید و یا رد کنید، گزینه های Accept All برای پذیرش کلی و همینطور Reject All برای رد کردن کلی می توانند به شما کمک کنند.

وقتی ویژگی ردیابی تغییرات را خاموش می کنید، تمامی ردیابی های موجود در برگه اکسل شما از بین می روند. شما دیگر قادر نخواهید بود تا تغییرات را مرور، تایید و یا رد کنید، در عوض کلیه تغییرات اعمال شده بصورت اتوماتیک پذیرفته می شوند. بنابراین هر گاه که می خواهید گزینه ردیابی تغییرات در اکسل را غیر فعال کنید، حتما یکبار تغییرات را مرور کنید و سپس این گزینه را غیر فعال کنید.

توضیحات در اکسل


گاهی وقتها، شما ممکن است بخواهید بجای ویرایش یک سلول برای آن توضیحاتی را درج کنید که در واقع بازخوردها نسبت به آن را نمایش می دهد. اگر چه این ویژگی درج توضیحات برای سلولها معمولا با ویژگی ردیابی تغییرات همراه است، اما برای استفاده از آن الزامی ندارید که ردیابی تغییرات را فعال کنید.

روش افزودن توضیحات در اکسل


سلولی را که قصد درج توضیحات برای آن را دارید، انتخاب کنید. در اینجا ما سلول D17 را انتخاب می کنیم.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

در تب Review دستور New Comment را کلیک کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

یک کادر برای وارد کردن توضیحات نمایان می شود. توضیحاتتان را تایپ کنید، سپس در هر جایی به غیر از داخل کادر توضیحات کلیک کنید تا کادر توضیحات بسته شود.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

توضیحاتی که تایپ کرده اید به سلول اضافه می شود. وقتی یک سلول دارای توضیحات باشد در سمت راست و بالای آن یک مثلث قرمز کوچک نمایان می شود.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

اگر سلول را دوباره انتخاب کنید توضیحات را خواهید دید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

ویرایش توضیحات در اکسل


ابتدا سلول دارای توضیحات را انتخاب کنید.

در تب Review بر روی دستور Edit Comment کلیک کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

کادر توضیحات نمایان می شود. توضیحات مورد نظرتان را وارد کنید و سپس در هر جایی از صفحه به غیر از کادر توضیحات کلیک کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

روش نمایش یا مخفی کردن توضیحات در اکسل


ابتدا تب Review و سپس دستور Show All Comments را انتخاب کنید. اجرای دستور Show All Comments باعث می شود تا همه توضیحات نمایان شوند.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

برای مخفی کردن توضیحات مجددا بر روی همان دستور Show All Comments کلیک کنید تا همه توضیحات مخفی شوند.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

همچنین اگر هر سلول را انتخاب کنید دستور Show/Hide Comment توضیحات مربوط به آن را نمایان یا مخفی می کند.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

روش حذف توضیحات در اکسل


ابتدا سلولی که دارای توضیحات باشد و قصد حذف توضیحاتش را دارید انتخاب نمایید. در اینجا ما سلول E13 را انتخاب می کنیم.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

حالا ابتدا تب Review و سپس دستور Delete را در گروه Comments کلیک کنید.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

توضیحات مربوطه حذف می گردد.

25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز


آموزش قبلی : 24. قالب بندی شرطی (Conditional Formatting) در اکسل 2016

آموزش بعدی : 26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016



نویسنده : امیر انصاری

دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید:


دوره رایگان آموزش جامع اکسل 2016 از مقدماتی تا پیشرفته

دوره رایگان آموزش جامع اکسل 2016 از مقدماتی تا پیشرفته