خوش آموز اولین و تنها سایت آموزشی %100 رایگان ایران با 4395 آموزش متنی، تصویری و ویدئویی

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016

کد مطلب : 193 PDF

قبل از اینکه بخواهید یک فایل اکسل را با دیگران به اشتراک بگذارید، شما ابتدا ممکن است بخواهید اطمینان حاصل کنید که فایل شما دارای اشتباه املایی نباشد و یا اطلاعات شخصی در آن نباشد. خوشبختانه، اکسل یکسری ابزار برای نهایی کردن و همینطور محافظت کردن از فایلهای شما را دارد. ابزارهایی مثل بازرس سند (Document Inspector) و محافظت از کتابچه (Protect Workbook) دارد که در این زمینه می توانند شما را یاری دهند.

دوره آموزش رایگان ریاضی پایه و جبر

اگر می خواهید مثالهای ارائه شده را دقیقا مانند آموزش اجرا کنید فایل اکسل زیر را که مربوط به مثالهای همین درس می باشد دانلود کنید.

دانلود فایل اکسل مربوط به مثالهای این آموزش

ابزار بازرس سند (Document Inspector) اکسل


هرگاه که یک فایل اکسل را ایجاد و یا ویرایش می کنید، یکسری اطلاعات شخصی ممکن است بصورت اتوماتیک به فایل اضافه شوند. شما می توانید با یاری گرفتن از ابزار Document Inspector ، قبل از به اشتراک گذاری فایل با سایرین، این اطلاعات شخصی را حذف کنید.

از آنجایی که تغییرات ایجاد شده توسط ابزار Document Inspector قطعی می باشد، فکر خوبی است که قبل از استفاده از این ابزار حتما یک کپی از فایل اکسل خود تهیه کنید و سپس با استفاده از ابزار Document Inspector اقدام به حذف اطلاعات شخصی کنید.

روش استفاده از ابزار Document Inspector اکسل


ابتدا بر روی تب فایل کلیک کنید تا قسمت پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر شود.

از پنجره Info، گزینه Check for Issues را کلیک کنید، و سپس از کادر باز شده گزینه Inspect Document را انتخاب کنید.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز
اگر هشداری مبنی بر ذخیره کردن فایل اکسل مشاهده کردید ابتدا فایل اکسل را ذخیره کنید. Yes را در این هشدار بزنید.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

ابزار Document Inspector نمایان می شود. بر مبنای قسمتهایی که می خواهید بازرسی شوند گزینه ها را تیک بزنید و یا تیکشان را بردارید، و در پایان بر روی دکمه Inspect کلیک کنید. در این مثال ما همه گزینه ها را در حالت انتخاب شده رها می کنیم.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

نتایج بازرسی نمایان می شوند. در مثال ما، مشاهده می شود که فایل اکسل ما دارای یکسری توضیحات و اطلاعات شخصی می باشد، بنابر این ما گزینه Remove All را در هر دو مورد انتخاب می کنیم تا این اطلاعات از فایل اکسل حذف گردند.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

وقتی کارتان تمام شد بر روی دکمه Close کلیک کنید.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

محافظت از فایلهای اکسل


بصورت پیش فرض، هر شخصی که به فایل اکسل شما دسترسی داشته باشد می تواند آنرا باز کند، کپی کند، و یا محتویاتش را ویرایش نماید، مگر اینکه شما آن را محافظت کرده باشید. بنا به نیاز شما برای محافظت از فایل اکسل روشهای مختلفی وجود دارد.

روش محافظت از فایل اکسل


ابتدا بر روی تب File کلیک کنید، تا پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر شود.

از پنجره Info دستور Protect Workbook را اجرا کنید.

در کادر ظاهر شده، گزینه های مناسب را با توجه به نیازتان انتخاب نمایید. در این مثال ما گزینه Mark as Final را انتحاب می کنیم. انتخاب این گزینه باعث می شود تا دیگران از ویرایش فایل شما دلسرد شوند، البته گزینه های دیگری نیز وجود دارد که کنترل بیشتری به شما می دهد.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

یک پیغام ظاهر می شود و به شما هشدار ذخیره سازی را اعلام می کند، OK را کلیک کنید.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

پیغام دیگری ظاهر می شود، آنرا هم OK کنید.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

فایل اکسل شما بعنوان فایل نهایی نشانه گذاری می گردد.

26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016 . آموزشگاه رایگان خوش آموز

نهایی کردن یک فایل از ویرایش آن توسط سایرین جلوگیری نمی کند. اگر می خواهید تا جلوی ویرایش فایل را بگیرید می توانید از گزینه های Restrict Access استفاده کنید.


آموزش قبلی : 25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016

آموزش بعدی : 27. معرفی جداول چرخشی (PivotTables) در اکسل 2016



نویسنده : امیر انصاری

دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید:


دوره رایگان آموزش جامع اکسل 2016 از مقدماتی تا پیشرفته

دوره رایگان آموزش جامع اکسل 2016 از مقدماتی تا پیشرفته