هر کسی که حساب ایمیل داشته باشد خواه یا نا خواه هر روز ایمیل های مختلف از سوی افراد مختلف را دریافت خواهد کرد، دقیقا مثل ظرفی که در آن غذا درست می کنیم و انواع مواد غذایی را در آن می ریزیم Inbox ایمیل هم روزانه با این شلوغی و در هم ریختگی ایمیل های دریافتی مواجه است. واقعا با این حجم از شلوغی ایمیل ها که هر ساعت به تعداد آن اضافه می شود باید چه کرد؟ زمانی که شما در برنامه outlook ایمیلی را آرشیو می کنید پیام ها در یک فایل outlook دیگر(.pst) ذخیره می شود. و در عین حال فایل اصلی برنامه outlook در جای خود باقی می ماند. مراحل آرشیو ایمیل را به صورت تصویری و گام به گام خدمت شما عزیزان آموزش می دهیم لطفا مراحل تا انتها با ما در پیش گیرید.


برنامه outlook خود را اجرا کنید و سپس از منوی File گزینه Options را کلیک کنید. در فرم ظاهر شده از پنل سمت چپ، آیتم Advanced را کلیک کنید.


در اینجا و از قسمت AutoArchive باید دکمه AutoArchive Settings را کلیک کنید.



در outlook ایمیل ها به صورت خودکار آرشیو می شوند اینکه شما بخواهید یا نخواهید که ایمیل های شما آرشیو شوند اینجا می توانید این تنظیم را غیرفعال کنید و بصورت پیش فرض هم که این تنظیم فعال است. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید در دوره هر 14 روز یکبار ایمیل ها آرشیو می شوند که تعداد روز را می توانید تغییر دهید. در قسمت پایین تر آیتم Clean Out items older than وجود دارد که ایمیل های قدیمی تر را حذف می کند همانطور هم که مشاهده می کنید مقدار پیش فرض آن 6 ماه است و پس از 6 ماه ایمیل های مربوطه را از اوت لوک حذف می کند دقت داشته باشید که زمان AutoArchive در نظر می گیرید بهتر است که کمتر از این باشد چون اگر ایمیل ها حذف شوند دیگر بدان ها دسترسی ندارید.



و پس از اینکه تنظیمات دلخواه خود را در این فرم اجام دادید در آخر دکمه OK را کلیک کنید. بدین ترتیب ایمیل ها بصورت خودکار در برنامه Outlook آرشیو می شوند.
اما شیوه دیگری که برای آرشیو ایمیل ها مورد استفاده قرار می گیرد، شیوه دستی است که بصورت دستی ایمیل ها آرشیو می شوند.
برای این کار از منوی File وارد گزینه Info شوید. سپس روی دکمه Cleanup Tools کلیک کرده و از لیست ظاهر شده گزینه Archive را انتخاب کنید.



پوشه مورد نظری را که می خواهید آرشیو کنید را انتخاب کنید اگر در این لیست آیتم Outlook را انتخاب کنید در واقع این بالاترین سطح موجود است و با انتخاب آن تمام آیتم های موجود به یک دیتافایل جدید منتقل می شوند.



و در انتها Ok کنید.
البته راه دیگری هم وجود دارد که از تمام برنامه outlook خود بک آپ بگیرید، اینکه کلا دیتافایل مربوط به برنامه outlook را در مکانی دیگری کپی بگیرید و با این کار هر زمان نیاز بدان ایمیل ها بود کافیست آن فایل pst. را در برنامه outlook اجرا کنید.