خوش آموز درخت تو گر بار دانش بگیرد، به زیر آوری چرخ نیلوفری را


4. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. اصول کلی کار با همه نرم افزارهای حسابداری

4. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. اصول کلی کار با همه نرم افزارهای حسابداری
نویسنده : امیر انصاری
در این آموزش به یکسری اصول کلی می پردازیم که برای کار با همه نرم افزارهای حسابداری صرفنظر از برند تولید کننده آن، برای شما کاربرد خواهند داشت. دانستن این اصول کلی لازمه کار با نرم افزارهای حسابداری می باشد. اساسا هر نرم افزار حسابداری در حالت حداقلی اش باید امکانات زیر را در اختیار شما قرار بدهد :

سیستم یکپارچۀ سازمانی راهکار



  1. امکان معرفی درختواره حسابها (شامل نوع حساب، گروه بندی حسابها، حسابهای کل، حسابهای معین، و حسابهای تفصیلی
  2. امکان ثبت اسناد حسابداری (انجام ثبت های دو طرفه حسابداری)
  3. امکان ارائه گزارشات استاندارد حسابداری (مانند تراز آزمایشی، دفاتر حساب، دفتر روزنامه و ...)

درختواره حسابها


در آموزشهای قبلی در مورد مفهوم حساب اطلاعاتی را کسب کردید. اساسا حسابها مهمترین جزء حسابداری می باشند. در حسابداری به مدیریت رویدادهای مالی مرتبط با این حسابها پرداخته می شود. حسابها یک ساختار درختی دارند که مشابه تصویر زیر می باشد.

4. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. اصول کلی کار با همه نرم افزارهای حسابداری
این درختواره از گروه حسابها آغاز می شود و سپس در سطح بعد حسابهای کل، در سطح بعدی اش حسابهای معین و در سطح بعد از آن حسابهای تفصیلی قرار می گیرند.

حسابهای تفصیلی خودشان نیز می توانند دارای زیر سطح هایی باشند، زیر سطح های آنها به شکل زیر نام گذاری می شود.

  1. حساب تفصیلی سطح 1
  2. حساب تفصیلی سطح 2
  3. حساب تفصیلی سطح 3
  4. حساب تفصیلی سطح n

در هر نرم افزار حسابداری قطعا باید محلی باشد تا شما بتوانید این درختواره را معرفی نمایید. البته در مورد هر نرم افزار قطعا محل قرار گیری این درختواره و شیوه ثبت اطلاعات در آنجا با توجه به سلیقه تولید کننده نرم افزار متفاوت خواهد بود، اما در اینکه باید چنین امکانی در یک نرم افزار حسابداری موجود باشد، شکی نیست که همه نرم افزارهای حسابداری باید دارای این امکان باشند.

ثبت اسناد حسابداری


در هر نرم افزار حسابداری بخشی باید به ثبت اسناد حسابداری تخصیص داده شده باشد. اساسا اسناد حسابداری همان رویدادهای مالی هستند که حسابدارها ثبت می کنند. خود سند حسابداری در حداقلی ترین حالت دارای امکانات زیر باید باشد :

  1. شماره سند : هر سند حسابداری باید دارای یک شماره منحصر بفرد باشد که منجر به تفکیک این سند از سایر اسناد می گردد.
  2. تاریخ سند : قطعا هر سند حسابداری دارای تاریخ ثبت می باشد. اساسا هر رویداد مالی باید دارای تاریخ ثبت باشد.
  3. شرح سند : هر سند حسابداری دارای شرحی می باشد که در این قسمت حسابدارها توضیحاتی در مورد سند بصورت متنی وارد می نمایند ،تا بعدا از روی این توضیحات مشخص شود که دلیل ثبت آن سند حسابداری چه بوده است.
  4. آرتیکلهای سند (ردیف های سند) : آرتیکلها در واقع اطلاعات تراکنشهای حساب می باشند. هر سند حسابداری می تواند n آرتیکل مالی داشته باشد. هر آرتیکل در حالت حداقلی دارای اجزای زیر می باشد :
    • حساب : حساب مربوطه که در این آرتیکل بدهکار و یا بستانکار می گردد.
    • شرح آرتیکل : هر آرتیکل مالی می تواند شرح مستقلی از شرح سند و مختص به خودش داشته باشد که در واقع این شرح توضیحاتی متنی در مورد رویداد مالی مربوطه می باشد.
    • مبلغ بدهکار : هر آرتیکل مالی باید دارای یک ستون برای ثبت مبلغ بدهکار آن آرتیکل داشته باشد. اساسا تمامی گزارشات مالی از روی این مبالغ گرفته خواهند شد.
    • مبلغ بستانکار : هر آرتیکل مالی باید دارای یک ستون برای ثبت مبلغ بدهکار آن آرتیکل داشته باشد. اساسا تمامی گزارشات مالی از روی این مبالغ گرفته خواهند شد.
    • همواره یا مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار یک آرتیکل پر می شود و هر دو با هم نباید دارای مبلغ باشند. بعنوان مثال اگر در یک آرتیکل مالی مبلغ 100 هزار تومان را در ستون بدهکار ثبت کردید، ستون بستانکار آن آرتیکل (ردیف) باید صفر باشد. عکس این حالت هم صادق است، یعنی اگر ستون بستانکار یک آرتیکل دارای مبلغی بزرگتر از صفر باشد، قطعا ستون بدهکار آن برابر صفر می باشد.

در ادامه تصویری از یک نمونه سند حسابداری را مشاهده می کنید :

4. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. اصول کلی کار با همه نرم افزارهای حسابداری

گزارشات استاندارد حسابداری


اساسا فلسفه ثبت اسناد حسابداری اینست که بتوانید در آینده از روی آنها گزارشات حسابداری را تهیه کنید. یکی از مزیت های بزرگ سیستمهای کامپیوتری نسبت به سیستم های دستی دقیقا همین گزارشات می باشد. در سیستمهای حسابداری دستی برای اینکه دفاتر روزنامه، دفاتر کل و ... را گزارش گیری کنند چاره ای نداشتند جزء اینکه بصورت تکراری هم در دفاتر روزنامه رویدادهای مالی را ثبت کنند و هم در دفتر کل ، دفتر معین و ...

اما در سیستم های کامپیوتری نیازی به این کار نیست. چرا که صرفا با ثبت رویدادهای مالی در اسناد حسابداری، سیستم می تواند گزارشات مختلفی را از روی اسناد تولید کند و تمامی گزارشات لازم حسابداری را برای شما بسازد.

برخی از مهمترین گزارشات حسابداری به شرح زیر می باشند :

  • گزارش اسناد
  • گزارش دفتر روزنامه
  • گزارش دفاتر حساب (کل، معین، تفصیلی و ...)
  • گزارشات تراز حسابها (این گزارشات بصورت تجمیعی می باشند، در واقع تجمیع شده اطلاعات اسناد در این گزارشات منعکس می گردد)
  • و ...

تصویر زیر یک نمونه گزارش تراز حسابها را به شما نشان می دهد :

4. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. اصول کلی کار با همه نرم افزارهای حسابداری

میانبری برای یادگیری سریع نرم افزارهای حسابداری بصورت کاربردی


وقتی بعنوان یک حسابدار در یک مجموعه مشغول بکار می شوید، اولین و مهمترین چیزی که باید بدانید اینست که در نرم افزار مالی آن مجموعه چگونه باید اسناد حسابداری را ثبت کنید. چرا که معمولا هر مجموعه ای در آغاز دوره مالی سرفصلهای حسابداری اش را معرفی کرده است، و شما معمولا در همان ابتدای کار نیازی به فراگیری نحوه معرفی حسابها در آن نرم افزار ندارید. پس اولین چیزی که در مواجهه با یک نرم افزار حسابداری باید برایتان مهم باشد، مکانیزم ثبت سند حسابداری در آن نرم افزار می باشد.
بعد از فراگیری این قسمت (قسمت ثبت اسناد) سر وقت و با حوصله به آشنایی با سایر قسمتهای نرم افزار مربوطه بپردازید.

در مثالهای این دوره آموزشی از یک برنامه حسابداری رایگان استفاده شده است که از لینک زیر می توانید وارد صفحه دانلود آن شوید :

دانلود برنامه حسابداری و آموزش نصب آن


آموزش قبلی : 3. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. حسابداری دوطرفه (حسابداری دوبل)

آموزش بعدی : 5. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. معرفی گروه حسابها

نمایش دیدگاه ها (1 دیدگاه)

دیدگاه خود را ثبت کنید:

انتخاب تصویر ویرایش حذف
توجه! حداکثر حجم مجاز برای تصویر 500 کیلوبایت می باشد.