فارق از اینکه یک کسب و کار چقدر بزرگ و یا کوچک است ولی با این حال باز هم داشتن ایمیل سازمانی و در اختیار قرار دادن این ایمیلها به کارکنان یکی از ضروریات هر تجارتی است. حتی با علم به اینکه داشتن ایمیل تجاری هزینه هایی را برای سازمان شما در پی دارد اما در کنار این هزینه ها، مزایای زیادی هم وجود دارد که در این مقاله بخشی از این مزایا را با هم بررسی می کنیم. که امیدوارم مورد رضایت شما واقع گردد.


سازمان ها و کسب و کارها با مالکیت Mail Server درون سازمانی خود قادر خواهند بود که کنترل کاملی بروی ایمیل ها داشته باشند پالیسی ها و سیاست های مطلوب خود را به مجموعه معرفی و به اجرا بگذارند و می توانند کنترل کامل و دقیقی روی ایمیل های ارسالی و دریافتی از سوی کارکنان داشته باشند. حتما شما هم نگران خروج اطلاعات حیاتی از درون کسب و کار خود هستید(البته ایمیل یکی از راه های خروج اطلاعات از سازمان است) با راه اندازی ایمیل سرور داخلی و اجبار کارکنان و کارمندان به استفاده از آن باعث می شود نگران خروج اطلاعات مهم و سری سازمان خود از طریق ایمیل به خارج از سازمان نباشید همانطور پیشتر ذکر شد شما با استفاده از Mail Server های داخلی کنترل بر روی ایمیل های ارسالی و دریافتی کارمندان و کارکنان خود خواهید داشت.


ایمیل های داخلی بسیار سریعتر ارسال و دریافت می شوند. هرگونه ایمیل ارسالی و دریافتی توسط Mail Server صورت می پذیرد یعنی در هر صورت به دست Mail Server خواهد رسید. حال اگر یکی از کارمندان سازمان شما برای مخاطب خود که کارمند دیگری از سازمان شما است ایمیلی ارسال کند اگر Mail Server نداشته باشید و یا اگر از سرویس ایمیل های عمومی مانند Gmail ، Yahoo و غیره.. استفاده می کنید این ایمیل ابتدا از طریق خطوط شبکه و اینترنت از شرکت خارج و و به سرویس دهنده ایمیل مورد استفاده شما خواهد رسید و مجددا به شرکت بازخواهد گشت که این رفت و برگشت ایمیل کندتر انجام شده و هم از پهنای باند و حجم اینترنت شرکت استفاده می شود. و درک این مطلب زمانی که این ایمیل ها حاوی فایل های پیوست باشد و این ایمیل که حاوی پیوست بوده از اینترنت شرکت خارج و مجددا بازگردد حتما سرعت اینترنت را کند خواهد کرد و هم از حجم ترافیک اینترنت شما کاسته می شود چرا که یک بار Upload و Download انجام می شود و اگر سرعت اینترنت سازمان در حالت عادی کند باشد که در این شرایط حتما دردسر ساز می شود. Mail Server های شما که در درون سازمان و در شبکه های داخلی شما قرار دارند بدون پردازش سنگین،بدون اتلاف زمان و بدون استفاده از اینترنت این ایمیل را با سرعت زیاد ارسال می کند.
Mail Server های داخلی محدودیتی در ایجاد اکانت برای کارکنان ندارد و شما هر تعداد که بخواهید می توانید Account ایمیل برای کارکنان خود ایجاد کنید اگر از شرکت های فروش اکانت های ایمیل اقدام به تهیه ایمیل سازمانی برای کسب و کار خود کرده باشید حتما می دانید که برای تعداد اکانت هایی که باید ایجاد شود محدودیت وجود دارد و شما قادر نخواهید بود از یک تعدادی بیشتر اکانت در این Mail Server ها ایجاد کنید و برای اینکار باید هزینه ی آن را پرداخت نمایید اما در Mail Server های درون سازمانی هیچ محدودیتی از بابت ایجاد اکانت وجود نخواهد داشت.
شما زمانی که مالک Mail Server درون سازمانی خود هستید هر تعداد که بخواهید می توانید ایمیل ایجاد و یا حذف نمایید در برخی ISP ها این اجازه به شما داده نمی شود و اگر این دسترسی به شما داده شده باشد بصورت کامل نیست و حتی اجازه Rename کردن ایمیل را هم به شما نمی دهند اما در ایمیل های درون سازمانی این تیپ مشکلات وجود ندارد.
اگر سازمان و کسب و کار شما از ایمیل های سازمانی بهره می برد و یا در کسب و کارتان ایمیل سازمانی راه اندازی شود می توانید از اسامی مستعار در تعریف اکانت ایمیل ها استفاده کنید.
ایمیل های سازمانی کسب و کار شما را در نزد مشتریان حرفه ای تر جلوه می دهد و بدان هویت می بخشد. در کلیه سازمان و شرکت هایی که دارای ایمیل سازمانی هستند مشتریان راحت تر بدان ها اعتماد می کنند و همیشه به مشتریان این حس خوب القا می شود که با یک شرکت حرفه ای در حال کار هستند.
در ایمیل های عمومی که رایگان هم هستند پسوند آنها غیر قابل تغییر است ولی یک ایمیل سازمانی را می توانید مطابق با برند و نام کسب و کارتان نامگذاری و دامین خریداری کنید بدین ترتیب ایمیل های شما هویت گرفته و همچنین این ایمیل های که از سوی کارکنان به خارج از شرکت ارسال می شود در واقع خود یک تبلیغ رایگان از کسب و کار شما است.
ارتباط ایمیل های سازمانی با نرم افزار های communicate از جمله Lync به سادگی انجام می شود و این باعث Integrity و یکپارچگی بیشتر در کسب و کار شما می شود.
می توانید تنظیماتی در میل سرور اختصاصی خود انجام دهید که به ازای هر ایمیلی که کارکنان ارسال می کنند یک کپی از همان ایمیل برای مدیران واحد مربوطه و سازمان ارسال می شود بدین ترتییب رؤسا هم در جریان کار قرار گرفته و همچنین یکی از راه های کنترل بر محتوای ایمیل ارسالی از جانب کارکنان می باشد.
می توانید در تنظیمات میل سرور اختصاصی خود تنظیماتی انجام دهید که هر ایمیل دریافتی از خارج سازمان ابتدا در Inbox مدیران مربوطه قرار گرفته و با تایید ایمیل، درInbox کارکنان یا کارمند مد نظر قرار می گیرد. یا تنظیماتی در میل سرور قرار داد که اگر برای یک گروه از واحدهای کسب و کار شما ایمیلی وارد شد و در واقع ایمیل از نوع دریافتی بود این ایمیل در Inbox کلیه کارمندانی که در آن واحد مشغول به کار هستند وارد شود و همه در جریان کار قرار گیرند.
در Mail Server های اختصاصی شما این امکان را خواهید داشت که تنظیمات و Policy هایی را تنظیم نمایید تا کنترلی کامل بر محتوای ایمیل های ارسالی از سوی کارکنان کسب و خود را داشته باشید و هر ایمیلی با هر محتوایی از سازمان خارج نشود.
میل سرورها این امکان را می دهند که به هر میزان از فضایی که بدان اختصاص داده شود از آن استفاده می کند یعنی می توانید فضای بسیار زیادی را برای میل سرور خود در نظر بگیرید ولی اگر این فضا بی حساب و بدون محدودیت در اختیار کاربران قرار گیرد مطمئنا در مدت زمان کوتاهی ظرفیت این فضا تکمیل خواهد شد با اعمال تنظیماتی می توانید برای هر گروه یا هر کارمند فضایی از Mail Server را بدان اختصاص دهید و آن کاربر از آن میزان فضای تعلق گرفته بیشتر نتواند استفاده کند و همچنین قادر خواهید بود که برای فایل های پیوستی که در ایمیل ها ارسال می شوند محدودیت حجم قرار دهید و کارمندان نتوانند فایل های پیوست با حجم بیشتر از آنچه که برای آنها در نظر گرفته اید ایمیل ارسال کنند و این خود یکی از راه های مدیریت فضای اختصاصی برای میل سرور می باشد.