حسابهایی از نوع پیش پرداخت و یا پیش دریافت، جهت انجام صحیح حسابداری در مبنای تعهدی ایجاد شده اند. پیش پرداخت و یا پیش دریافت را مخارج و یا درآمدهای انتقالی نیز می نامند، چرا که مربوط به ثبت یک هزینه و یا یک درآمد در زمان آینده می باشد.


در این آموزش به نحوه ثبت یک نوع پیش پرداخت می پردازیم.

پیش پرداخت هزینه

معمولا موجران، مستاجران خود را ملزم به پرداخت وجه اجاره قبل از شروع دوره اجاره می کنند. این پیش پرداخت برای مستاجر به عنوان یک دارایی ثبت می شود، زیرا منافع آنی استفاده از اموال استیجاری را پیشاپیش خریداری کرده است. مثلا اگر مستاجری اجاره 6 ماهه دفتر کارش را پیشاپیش بپردازد، طبیعتا در 6 ماه آینده دیگر اجاره ای نخواهد پرداخت و می تواند از منافع ملک مربوطه تا 6 ماه بهره مند شود. این نوع هزینه هایی را که پیشاپیش پرداخت می شوند، در حسابهای پیش پرداخت لحاظ می کنند.

اجاره یک سالن آموزشی توسط شرکت آموزشی راه نو

شرکت آموزشی راه نو، که در مثالهای این دوره آموزشی از آن استفاده کرده ایم، در تاریخ 1396/02/03 یک سالن آموزشی را از یک آموزشگاه اجاره می کند، تا برخی از دوره های آموزشی اش را در این محل برگزار کند. مالک سالن آموزشی شرط می کند که باید اجاره سالن را برای 3 ماه بصورت پیشاپیش دریافت کند. مبلغ 1 میلیون و 200 هزار تومان، هزینه اجاره 3 ماهه این سالن می شود. ثبت حسابداری این رویداد به شرح زیر می باشد :

• حساب "پیش پرداختها" به میزان 1 میلیون و 200 هزار تومان بدهکار می شود.
  
• حساب "وجوه نقد" به میزان 1 میلیون و 200 هزار تومان بستانکار می شود.
  

سند حسابداری مربوطه در نرم افزار راهکار به شکل زیر می باشد :

تاریخ سند 1396/02/03 و شرح سند "هزینه اجاره 3 ماهه سالن آموزشی" می باشد.


دلیل اینکه این مبلغ را مستقیما در هزینه ها ثبت نکردیم و از پیش پرداختها استفاده کردیم اینست که این هزینه مربوط به زمان حال نمی باشد و باید در تاریخ خودش ثبت گردد. به محض اینکه سررسید هر کدام از اجاره ها برسد حسابدارها به میزان مبلغ هزینه آن سررسید، از حساب پیش پرداختها کسر می کنند و در حساب هزینه ها ثبت می کنند. اصطلاحا به این کار "تعدیل حسابها" گفته می شود. بعنوان مثال حسابدار، شرکت آموزشی راه نو باید بعد از یکماه و در سررسید اجاره ماه اول، ثبت زیر را انجام بدهد.

ابتدا سرفصل هزینه اجاره را به میزان 400 هزار تومان که اجاره یکماه می باشد، بدهکار می کند و سپس سرفصل پیش پرداخت هزینه را به میزان 400 هزار تومان بستانکار می کند.

با اینکار ضمن اینکه 400 هزار تومان هزینه در تاریخ واقعی خودش ثبت خواهد شد، همچنان 800 هزار تومان باقیمانده پیش پرداخت بعنوان دارایی واحد تجاری منظور شده باقی می ماند.

بعد از انجام ثبت حسابداری بالا، تراز حسابها در شرکت آموزشی راه نو به شکل زیر می باشد.

---

آموزش قبلی : 17. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. درک مفهوم دوره مالی در حسابداری

---

آموزش بعدی : 19. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. پیش دریافتها