32. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. حساب های معین و حساب های تفصیلی

معمولا در آموزشهای مقدماتی حسابداری، مثالها را با حسابهای کل بیان می کنند تا درک مطلب دانش آموزان بالاتر برود، اما در دنیای واقعی حسابداری، در سازمانها، حسابهای معین، و حسابهای تفصیلی نیز بخش جدایی ناپذیری از صورت مساله هستند. حسابهای تفصیلی خودش می تواند از سطح 1 شروع شود و تا سطح n ادامه یابد، اما معمولا نهایتا تا دو الی سه سطح از آن مورد استفاده قرار می گیرد، سازمانهای خیلی بزرگ ممکن است تا 7 الی 8 سطح تفصیلی نیز در حسابهایشان معرفی کنند. در این آموزش به نحوه معرفی حسابهای معین و تفصیلی ها در نرم افزار حسابداری راهکار می پردازیم.

در مثالهای این دوره آموزشی از یک برنامه حسابداری رایگان استفاده شده است که از لینک زیر می توانید وارد صفحه دانلود آن شوید :

دانلود برنامه حسابداری و آموزش نصب آن

معرفی حسابهای معین در نرم افزار حسابداری راهکار

➊ وارد برنامه حسابداری راهکار شوید. در درختواره منوهای برنامه مسیر "مالی - حسابداری مالی - تعاریف پایه - حساب" را انتخاب کنید.

➋ بر روی گزینه "حساب" دوبار کلیک کنید تا فرم "حساب کل" مشابه تصویر زیر ظاهر شود.

➌ همانطور که در تصویر زیر نیز بصورت هایلایت شده می بینید در هر ردیف یک دکمه با علامت [...] وجود دارد. اگر بر روی این دکمه کلیک کنید لیست زیر حسابهای مربوط به ردیف انتخاب شده (در اینجا حساب کل انتخاب شده) نمایش داده می شود.

➍ ما حساب کل "موجودی نقد وبانک" را انتخاب می کنیم و بر روی دکمه نمایش زیر حسابها کلیک می کنیم، تا لیست زیر حسابهای آن که در واقع "حسابهای معین" می باشند مشابه تصویر زیر نمایان شود. در این صفحه بر روی دکمه افزودن کلیک کنید.

➎ فرم "افزودن حساب معین" مشابه تصویر زیر نمایان می شود. در قسمت حساب اصلی، حساب کل مربوطه در حالت انتخاب قرار دارد و امکان تغییر آن را ندارید، در قسمت کد حساب، کدی را وارد کنید و در قسمت نام حساب نیز، نام مورد نظرتان را وارد نمایید. در این مثال ما کد "09" و نام "صندوقهای ارزی" را برای حساب معین وارد کرده ایم. در پایان بر روی دکمه "ثبت و خروج" کلیک کنید.

➏ حساب معین مربوطه به لیست حسابهای معین مربوط به حساب کل "موجودی نقد و بانک" اضافه می گردد.

نکته : در نرم افزار حسابداری راهکار کد حساب کل به همراه یک علامت "-" با کد حساب معین ترکیب می شود و تشکیل یک کد واحد را می دهد. در اکثر نرم افزارهای حسابداری چنین مکانیزم مشابهی برای کدینگ سرفصلهای حسابداری وجود دارد.

معرفی حسابهای تفصیلی در نرم افزار حسابداری راهکار

مکانیزم معرفی حسابهای تفصیلی دقیقا مشابه معرفی حسابهای معین می باشد. با این تفاوت که در معرفی حسابهای معین ابتدا یک حساب کل را انتخاب کردیم و بر روی دکمه نمایش زیر حسابها [...] کلیک کردیم و حساب معین را معرفی نمودیم. در اینجا ابتدا حساب معین مربوطه را انتخاب می کنیم و سپس بر روی دکمه با علامت [...] کلیک می کنیم تا لیست حسابهای تفصیلی سطح 1 نمایان شوند.

همانطور که در تصویر بالا نیز می بینید هر حساب تفصیلی سطح 1 نیز دارای یک دکمه نمایش زیر حسابها [...] می باشد. یعنی با تکرار همین روش می توانید حسابهای تفصیلی سطح 2، حسابهای تفصیلی سطح 3 و ... را معرفی نمایید.

در خیلی از نرم افزارهای حسابداری معمولا تعداد سطوح قابل معرفی محدود به چندین سطح می باشد، در نرم افزار حسابداری راهکار شما هیچ محدودیتی در تعداد سطوح تفصیلی ها ندارید و تا هر تعداد سطح که در سازمانتان مورد نیاز باشد می توانید معرفی نمایید.

تعیین حساب بعنوان حساب دارای تفصیلی شناور

در نرم افزار حسابداری راهکار، بعد از اینکه حسابهای کل را معرفی کردید، در سطوح بعدی، یعنی سطح معین و تفصیلی ها گزینه ای با نام "دارای شناور می باشد" مربوط به مکانیزم اتصال حسابهای شناور به این حساب می باشد. در صورتیکه یک حساب را بعنوان "دارای شناور می باشد" معرفی کرده باشید، هنگام ثبت اسناد حسابداری انتخاب حساب تفصیلی شناور برای ثبت آرتیکلهای آن حساب، الزامی می باشد.