36. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. مزایای استفاده از اتوماسیون خزانه داری با یک مثال عملی

در این آموزش با یک مثال عملی مزایای استفاده از اتوماسیون خزانه داری را با هم مشاهده خواهیم کرد. می خواهیم وجه نقدی را به یکی از طرف حسابهایی که از ما بستانکار می باشد پرداخت کنیم. برای این کار دو روش در نرم افزار حسابداری راهکار وجود دارد، یکی اینکه مستقیما سند حسابداری بزنیم و این کار را انجام بدهیم و دیگری اینکه در نرم افزار خزانه داری، با استفاده از ویژگی "پرداخت نقدی" این کار را انجام بدهیم. ما در این آموزش از روش دوم استفاده خواهیم کرد و بعد از انجام این کار به تشریح مزایای این روش خواهیم پرداخت.

در مثالهای این دوره آموزشی از یک برنامه حسابداری رایگان استفاده شده است که از لینک زیر می توانید وارد صفحه دانلود آن شوید :

دانلود برنامه حسابداری و آموزش نصب آن

مشاهده مانده حساب طرف حسابها

قبل از اینکه اقدام به ثبت سند پرداخت نقدی به طرف حسابها کنیم، ابتدا بیایید با هم یک نگاهی به وضعیت حساب، شخص مربوطه بیندازیم. همانطور که در آموزشهای قبلی مشاهده کردید، در نرم افزار حسابداری راهکار، هر شخص یا شرکتی که در نرم افزار معرفی می شود، یک حساب شناور معادل، در حسابداری دارد. این حسابهای شناور برای مشاهده وضعیت حساب شخص یا شرکت مربوطه کاربرد دارند. برای مشاهده وضعیت حساب یک شخص یا شرکت به شکل زیر عمل کنید.

➊ در درختواره منوهای برنامه حسابداری راهکار، مسیر "مالی - حسابداری مالی - گزارشات - دفاتر حسابداری - دفتر حساب تفصیلی شناور" را مشابه تصویر زیر انتخاب کنید.

➋ بر روی منوی "دفتر حساب تفصیلی شناور" دوبار کلیک کنید تا فرم "دفتر حساب تفصیلی شناور" مشابه تصویر زیر نمایان شود.

➌ در قسمت "انتخاب حساب شناور" بر روی دکمه انتخاب حساب شناور که علامت [...] دارد کلیک کنید. لیست حسابهای شناور مشابه تصویر زیر نمایان می شود. ابتدا در لیست حسابهای شناور، حساب مورد نظر را انتخاب کرده و سپس بر روی دکمه انتخاب کلیک کنید.

➍ بعد از انتخاب حساب شناور بر روی دکمه "تایید" کلیک کنید، تا وضعیت ریز حساب وی نمایش داده شود.

➎ همانطور که در تصویر بالا نیز دیدید، حساب شناوری که ما انتخاب کردیم (سینا عشوری) در حال حاضر مانده حساب بستانکار دارد و مبلغ 5 میلیون تومان مانده بستانکاری وی می باشد.

ثبت سند پرداخت نقدی به طرف حسابها در نرم افزار حسابداری راهکار

➊ ابتدا در درختواره منوهای نرم افزار حسابداری راهکار، مسیر "مالی - خزانه داری و کنترل نقدینگی - عملیات برنامه - پرداختهای نقدی - افزودن پرداخت نقدی" را مشابه تصویر زیر انتخاب کنید.

➋ بر روی منوی "افزودن پرداخت نقدی" دوبار کلیک کنید تا فرم "افزودن پرداخت نقدی" مشابه تصویر زیر نمایان شود.

➌ مشابه تصویر زیر اطلاعات این فرم را تکمیل کنید :

در قسمت محل پرداخت (صندوق)، لیست صندوقها برای شما باز می شود. می توانید از بین صندوقهای معرفی شده در نرم افزار یکی را انتخاب کنید. ما "صندوق 1" را انتخاب کرده ایم.
در قسمت دریافت کننده، طرف حساب مربوطه را انتخاب نمایید. ما "سینا عشوری" را انتخاب کرده ایم.
قسمت شماره برگه، بصورت اتوماتیک توسط سیستم پر می شود، هر چند می توانید بصورت دستی آن را تغییر بدهید، اما توصیه ما اینست که پیشنهاد سیستم را بپذیرید و این مقادیر را تغییر ندهید.
در قسمت تاریخ پرداخت، نرم افزار بصورت اتوماتیک تاریخ روز جاری را پر می کند. اگر پرداخت شما مربوط به تاریخی غیر از روز جاری می باشد می توانید تاریخ را بصورت دستی در این قسمت تغییر بدهید.
در قسمت مبلغ ما 1 میلیون تومان را وارد نموده ایم.
در صورت نیاز می توانید در قسمتهای "بابت" و "توضیحات" اطلاعات بیشتری در مورد این پرداخت نقدی وارد نمایید.

➍ بعد از تکمیل اطلاعات، بر روی دکمه "ثبت و خروج" کلیک کنید.

این پرداخت نقدی چگونه در حسابداری منعکس می شود؟

پرداخت نقدی که الان با هم ثبت کردیم بصورت اتوماتیک در ماژول حسابداری نیز ثبت می گردد. برای مشاهده سند حسابداری تولید شده به شکل زیر عمل کنید :

➊ در درختواره منوهای برنامه حسابداری راهکار، مسیر "مالی - حسابداری مالی - عملیات برنامه - ویرایش سند حسابداری" را انتخاب کنید. تصویر زیر می تواند راهنمای شما باشد.

➋ بر روی منوی "ویرایش سند حسابداری" دوبار کلیک کنید تا فرم "اسناد حسابداری" مشابه تصویر زیر نمایان شود.

➌ همانطور که می بینید سیستم بصورت اتوماتیک یک سند حسابداری تولید کرده است، بیایید از نزدیک نگاه دقیقتری به محتویات این سند بیندازیم.
همانطور که در تصویر زیر نیز می توانید مشاهده کنید به این شکل سند تولید شده است :

سرفصل "حسابهای پرداختنی تجاری-اشخاص (حسابهای پرداختنی)" همراه با حساب شناور "سینا عشوری 2"، به مبلغ 1 میلیون تومان بدهکار شده است.
سرفصل "موجودی نقد وبانک-صندوق ریالی-صندوق 1" به مبلغ 1 میلیون تومان بستانکار شده است.

نرم افزار اطلاعات لازم برای تولید سند اتوماتیک حسابداری را از کجا آورده است؟

شاید این سوال برای شما هم پیش آمده باشد، که نرم افزار اطلاعات لازم برای تولید سند حسابداری بصورت اتوماتیک را از کجا آورده است. در پاسخ باید به شما بگوییم خود شما این اطلاعات را در هنگام معرفی اشخاص و صندوقها به نرم افزار داده اید. در واقع نرم افزار به جای اینکه هر بار سرفصلهای لازم برای تولید سند حسابداری را از شما دریافت کند، اینکار را یکبار و آنهم در هنگام معرفی اطلاعات پایه برنامه صورت می دهد.

بیایید مجددا یک نگاهی به اطلاعات شخصی که معرفی کرده بودیم یعنی "سینا عشوری" بیندازیم.

همانطور که در تصویر بالا نیز می توانید ببینید، هنگام معرفی هر شخص یک سرفصل برای حسابهای دریافتنی و یک سرفصل برای حسابهای پرداختنی از شما گرفته می شود. همینطور یک حساب شناور نیز بصورت اتوماتیک برای آن شخص ایجاد شده و به شخص مربوطه متصل می شود. این اطلاعات دقیقا در تولید سند حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند.

حالا بیایید مجددا نگاهی به اطلاعات "صندوق 1" که در قسمت صندوقها معرفی اش کرده بودیم، بیندازیم.

همانطور که در تصویر بالا نیز می توانید ببینید، هنگام معرفی هر صندوق دو سرفصل از شما گرفته می شود، یکی برای "موجودی صندوق" و دیگری برای "اسناد دریافتنی نزد صندوق"، همین سرفصلها هستند که در تولید اسناد حسابداری اتوماتیک مورد استفاده قرار می گیرند.

پس نرم افزار از روی اطلاعات اولیه می داند که چه سرفصلهایی را در تولید سند اتوماتیک مشارکت بدهد. در مورد نحوه بدهکار و یا بستانکار کردن حسابها، قبلا استانداردهای حسابداری در این زمینه توسط برنامه نویسان در داخل نرم افزار گنجانده شده اند، و از این رو خود نرم افزار بصورت هوشمند می داند که چه حسابهایی را در چه اسنادی باید بدهکار و یا بستانکار کند.

مساله دیگر تاریخ سند حسابداری است، این تاریخ دقیقا از روی تاریخ پرداخت که شما در هنگام پرداخت نقدی، معرفی می کنید گرفته می شود. مساله دیگر شرح آرتیکلهای سند است که این شرح هم بصورت هوشمند توسط نرم افزار ایجاد می گردد.

مشاهده مانده طرف حساب بعد از ثبت پرداخت نقدی

حالا که سند حسابداری ما نیز بصورت اتوماتیک ایجاد شده است، بیایید نگاهی به وضعیت مانده حساب شخص مربوطه در حسابداری بیندازیم. گزارش "دفتر حساب تفصیلی شناور" آقای "سینا عشوری" که در این مثال از آن استفاده کردیم به شکل زیر می باشد. همانطور که خودتان هم می توانید ببینید، مبلغ 1 میلیون تومانی که به ایشان بصورت نقدی پرداخت کردیم از حساب بستانکاری اش کاسته است و در نتیجه 4 میلیون دیگر هنوز بستانکار مانده است.

مزایای استفاده از اتوماسیون خزانه داری چیست؟

حالا که با مکانیزم و کارکرد ماژول خزانه داری تا حدودی و در حد یک مثال عملی آشنا شدید به بررسی مزایای اتوماسیون خزانه داری می پردازیم، برخی از این مزایا به شرح زیر می باشند :

کار ایجاد اسناد حسابداری به مراتب ساده تر می شود.

علاوه بر اطلاعات استانداردی که در بخش حسابداری بصورت آرتیکلهای مالی ثبت می شود، شما اطلاعات دقیقتری در مورد اسناد دریافت و پرداخت خود نیز خواهید داشت، که تماما در سیستم قابل گزارش گیری می باشند. البته این مورد در این مثال شاید در حد فیلدهای "بابت"، "شماره برگه" و "توضیحات" نمود پیدا کند. اما در اسناد خزانه داری پیچیده تر مانند چکها و سفته ها و ...، طبیعتا اطلاعات خیلی بیشتر از این می باشد، مانند تاریخ دریافت یا پرداخت چک، تاریخ سررسید چک، شماره چک، بانک مربوطه، شماره حسابجاری، شعبه بانک، شماره سریال سفته، ارزش سفته، و ...

احتمال خطای انسانی در تولید اسناد حسابداری کاهش می یابد، دلیل این مساله این است که اطلاعات لازم برای تولید اسناد حسابداری، هربار از شما گرفته نخواهد شد و فقط یک مرتبه و آنهم در هنگام معرفی اطلاعات پایه از شما گرفته می شود. بعنوان مثال شما یک صندوق را یکبار در نرم افزار معرفی می کنید، اما ممکن از هزاران بار از آن در عملیات کاریتان استفاده نمایید.

می توان بخشهای عملیات خزانه داری را با اندکی آموزش به افراد غیر حسابدار نیز به آسانی آموزش داد. زیر دیگر نیازی به دانستن دانش حسابداری و قوانین بدهکار و بستانکار کردن حسابها ندارند و به شیوه دخل و خرجی و معمول (یک طرفه) اسناد را ثبت می کنند و این نرم افزار است که وظیفه تولید اسناد دو طرفه (دوبل) را بر عهده دارد.