خوش آموز به آموزشگاه رایگان خوش آموز خوش آمدید

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

کد مطلب : 559 PDF

فرض کنیم شخصی از شما درخواست می کند تا یک سند ورد را تصحیح کنید و یا در آن مشارکت داشته باشید. اگر شما یک کپی چاپی از آن سند را در اختیار داشته باشید، شما ممکن است با یک خودکار قرمز، جملاتی را علامت گذاری کنید، اشتباهات املائی را علامت بزنید، و توضیحاتی را در حاشیه های برگه بنویسید. نرم افزار ورد به شما این امکان را می دهد تا تمامی این کارها را به صورت الکترونیکی و با استفاده از ویژگی های Track Changes و Comments انجام بدهید.

اگر می خواهید مثالهای ارائه شده را دقیقا مانند آموزش اجرا کنید فایل ورد زیر را که مربوط به مثالهای همین درس می باشد دانلود کنید.

دانلود فایل ورد مربوط به مثالهای این آموزش

درک ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در ورد


وقتی ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) را در ورد فعال می کنید، هر تغییری که در سند ورد اعمال شود بصورت رنگی نشانه گذاری می شود. اگر متنی را حذف کنید، آن متن حذف نمی شود، بلکه با یک خطی که روی آن کشیده می شود، برای حذف نشانه گذاری می شود. اگر متنی را به سند اضافه کنید، بصورت زیر خط دار (underlined) نمایش داده می شود. این ویژگیها به شما امکان می دهد تا قبل از نهایی کردن و تایید سند، بتوانید تغییرات اعمال شده را ببینید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
اگر چندین نفر سندی را بازبینی کنند، برای هر شخص یک رنگ مجزا جهت نشانه گذاری در نظر گرفته می شود.

روش فعال کردن ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در ورد


در تب Review بر روی دستور Track Changes کلیک کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) فعال می گردد. از این نقطه زمانی به بعد، تمامی تغییرات شما در سند ورد با نشانه های رنگی تفکیک می شوند.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

بازبینی تغییرات


تغییرات ردیابی شده، در واقع فقط یکسری تغییرات پیشنهادی می باشند. برای اینکه این تغییرات دائمی گردند، باید مورد پذیرش (accept) واقع شوند. از سوی دیگر، نویسنده اصلی سند، ممکن است با برخی تغییرات اعمال شده مخالف باشد و آنها را نپذیرد (reject).

روش پذیرش (accept) یا عدم پذیرش (reject) تغییرات


ابتدا تغییراتی را که قصد تایید یا رد آن را دارید انتخاب کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
در تب Review بر روی دستورات Accept و یا Reject کلیک کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
نشانه گذاری مربوطه مخفی می شود، و برنامه ورد بصورت اتوماتیک روی تغییر بعدی می رود. شما می توانید به این عملیات تایید یا رد تغییرات ادامه بدهید تا اینکه تمامی تغییرات را مورد بازبینی قرار دهید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
وقتی کارتان تمام شد بر روی دستور Track Changes کلیک کنید تا غیر فعال گردد.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
اگر می خواهید همه تغییرات را یکجا تایید کنید، بر روی کادر باز شدنی دستور Accept کلیک کنید و از فهرست ظاهر شده گزینه Accept All را انتخاب کنید. همچنین می توانید با دستور Accept All and Stop Tracking ضمن اینکه همه تغییرات را تایید می کنید، ردیابی تغییرات سند را نیز غیر فعال می کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

گزینه های مشاهده ردیابی تغییرات (Track Changes) در ورد


اگر شما تغییرات زیادی را برای بازبینی در یک سند ورد داشته باشید، مرور آنها ممکن است خیلی مشکل باشد. خوشبختانه، نرم افزار ورد راههایی برای شخصی سازی نحوه نمایش تغییراتی که باید ردیابی شوند در اختیار شما می گذارد :

  • Simple Markup : این گزینه نسخه نهایی را نمایش می دهد و نشانه های خطی را نمایش نمی دهد. در این حالت یک خط قرمز در حاشیه سمت چپ سند و در قسمتهای ویرایش شده، ظاهر می شود.

  • All Markup : در این حالت نسخه نهایی به همراه کلیه نشانه گذاریها نمایش داده می شوند.

  • No Markup : این گزینه نسخه نهایی را نمایش می دهد و از نمایش نشانه گذاریها صرفنظر می کند.

  • Original : این حالت نسخه اصلی اولیه را نمایش می دهد و کلیه نشانه گذاریها را مخفی می کند.

روش مخفی کردن ردیابی تغییرات در ورد


در تب Review بر روی دستور Display for Review کلیک کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
گزینه مورد نظرتان را از فهرست باز شده انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه No Markup را انتخاب می کنیم تا نسخه نهایی سند، قبل از تایید تغییرات نمایش داده شود.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
شما این امکان را نیز داشتید تا با کلیک بر روی نشانگر موجود در حاشیه سمت چپ سند، بین حالتهای Simple Markup و All Markup تغییر وضعیت بدهید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

به خاطر داشته باشید که مخفی کردن ردیابی تغییرات به معنای مرور تغییرات نمی باشد. شما همچنان نیاز دارید تا تغییرات را تایید (accept) و یا رد (reject) کنید تا نهایی شوند.

روش مشاهده تغییرات در بالون ها (show revisions in balloons)


بصورت پیش فرض، اکثر تغییرات بصورت درون خطی (inline) نمایش داده می شوند، بدین معنا که خود متن نشانه گذاری می گردد. شما این امکان را نیز دارید تا تغییرات (revisions) را در بالون ها (balloons) نمایش بدهید، که اکثر تغییرات را به حاشیه سمت راست سند انتقال می دهد. حذف کردن نشانه گذاریهای خطی خواندن سند ورد را ساده تر می کند، و همینطور بالون ها (balloons) درباره برخی نشانه گذاریها، اطلاعات بیشتری را در اختیار شما می گذارند.

در تب Review بر روی مسیر زیر کلیک کنید.

Show Markup > Balloons > Show Revisions in Balloons


26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
اکثر تغییرات در حاشیه سمت راست نمایش داده می شوند، البته متن های اضافه شده، همچنان بصورت درون خطی (inline) نمایش داده خواهند شد.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
برای اینکه مجددا به وضعیت نمایش تغییرات بصورت درون خطی (inline) باز گردید می توانید گزینه Show All Revisions Inline یا گزینه Show Only Comments and Formatting in Balloons را انتخاب کنید.

درج توضیحات (Comments) در ورد


گاهی اوقات شما ممکن است بخواهید به جای ویرایش یک متن، توضیحاتی (Comments) را در آن قسمت بنویسید تا بازخوردتان (feedback) را راجع به آن قسمت ثبت نمایید. اگر چه معمولا توضیحات در ترکیب با ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) مورد استفاده قرار می گیرند، اما برای درج توضیحات الزامی به فعال بودن ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) ندارید.

روش افزودن توضیحات (comments) در ورد


در قسمتی که قصد درج توضیحات را دارید، متن مربوطه را هایلایت (Highlight) کنید و یا نشانگر درج متن (insertion point) را در آن محل قرار دهید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
در تب Review بر روی دستور New Comment کلیک کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
متن توضیحات را وارد نمایید، بعد از اتمام تایپ توضیحات، می توانید با فشردن کلید Esc از صفحه توضیحات خارج شوید، همینطور اگر در هر جای دیگری از سند (بغیر از کادر توضیحات) کلیک کنید، از حالت درج توضیحات خارج می شوید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

روش حذف توضیحات (comments) در ورد


توضیحاتی را که قصد حذف آن را دارید انتخاب کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
در تب Review بر روی دستور Delete کلیک کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
توضیحات مربوطه حذف می گردد.

برای حذف همه توضیحات بصورت یکجا، بر روی کادر باز شدنی دستور Delete کلیک کنید و گزینه Delete All Comments in Document را انتخاب کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

مقایسه اسناد (Comparing documents) در ورد


اگر سندی را بدون استفاده از ویژگی ردیابی تغییرات (tracking changes) ویرایش کنید، همچنان امکان بازبینی تغییرات و استفاده از ویژگیهایی همچون تایید (Accept) و یا رد (Reject) تغییرات وجود دارد. شما می توانید این کار را با استفاده از مقایسه (comparing) بین دو نسخه متفاوت از سند انجام بدهید. تمام چیزی که نیاز دارید اینست که یک نسخه اصلی (original) از سند و همینطور نسخه تجدید نظر شده (revised) سند را در اختیار داشته باشید (اسامی فایلهای این دو سند باید با هم متفاوت باشند) .

روش مقایسه دو سند ورد (compare two documents) با یکدیگر


در تب Review بر روی دستور Compare کلیک کنید. سپس از فهرست کشویی باز شده گزینه Compare را انتخاب کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
یک کادر محاوره ای نمایان می شود. در قسمت Original document سند اصلی تان را از لیست انتخاب کنید. اگر سند اصلی شما در لیست نباشد می توانید با استفاده از دکمه Browse آن را بیابید.

در قسمت Revised document سند ویرایش شده را انتخاب کرده و سپس بر روی دکمه Ok کلیک کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
نرم افزار ورد هر دو فایل را با هم مقایسه می کند و تعیین می کند که چه قسمتهایی تغییر یافته است و سپس یک سند جدید تولید می کند. تغییرات بصورت نشانه گذاریهای (markups) رنگی نمایش داده می شوند، درست مثل موقعی که از ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) استفاده کرده باشید. سپس می توانید با استفاده از دستورات تایید (Accept) و رد (Reject) سندتان را بازبینی و نهایی کنید.

26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

آموزش قبلی : 25. بررسی املاء و دستور زبان (Checking Spelling and Grammar) در ورد 2016

آموزش بعدی : 27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016



نویسنده : امیر انصاری

دیدگاه ها(2)

davood ۱۳۹۷/۰۲/۰۹

من استادم و مقاله رو که دریافت کردم جاهایی که track کردم و خط خورده که با رنگ قرمز مشخص میشه" حالا یه سری توضیحات رو خودم میخوام بهش اضاف کنم به مقاله؛ میخوام جاهای که من اضاف میکنم با رنگ سبز مشخص بشه و مجدد به دانشجو داده بشه
به چه شکلی باید عمل بشه ؟
سپاس

امیر انصاری ۱۳۹۷/۰۲/۰۹

دوست بزرگوار داوود، با سلام.

با وجود اینکه این دورۀ آموزشی را بنده ترجمه کرده ام، اما متاسفانه دانش بنده از نرم افزار ورد فراتر از موارد ترجمه شده در این دوره نمی باشد. با اینحال سوال شما را تایید کردیم تا اگر کاربران دیگری اطلاع داشتند و تمایل به پاسخگویی داشتند نظرشان را بیان کنند.

با سپاس از شما

دیدگاه خود را ثبت کنید:

دوره رایگان آموزش جامع ورد 2016 از مقدماتی تا پیشرفته

دوره رایگان آموزش جامع ورد 2016 از مقدماتی تا پیشرفته