خوش آموز به آموزشگاه رایگان خوش آموز خوش آمدید

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016

کد مطلب : 564 PDF

قبل از اینکه سند وردی را با دیگران به اشتراک بگذارید، شما باید مطمئن شوید که آن سند ورد شامل هیچ نوع اطلاعات خصوصی نباشد. همچنین ممکن است بخواهید مانع ویرایش آن سند توسط دیگران شوید. خوشبختانه، نرم افزار ورد ابزارهای inspect و protect را برای این منظور در اختیار شما می گذارد.

اگر می خواهید مثالهای ارائه شده را دقیقا مانند آموزش اجرا کنید فایل ورد زیر را که مربوط به مثالهای همین درس می باشد دانلود کنید.

دانلود فایل ورد مربوط به مثالهای این آموزش

ابزار بازرس سند (Document Inspector) در ورد


هر وقت که یک سند ورد را ایجاد و یا ویرایش می کنید، برخی اطلاعات شخصی شما ممکن است بصورت اتوماتیک به آن سند ورد اضافه گردد. برای مثال اطلاعاتی همچون نویسنده سند. با استفاده از ابزار Document Inspector می توانید این نوع اطلاعات را قبل از به اشتراک گذاری سند ورد با دیگران حذف نمایید.

از آنجا که برخی تغییرات ابزار بازرس سند (Document Inspector) در ورد، بصورت قطعی و نهایی اعمال می شوند، ایده خوبی است که قبل از استفاده از آن با استفاده از دستور Save As یک کپی از سند اصلی ایجاد کنید.

روش استفاده از ابزار بازرس سند (Document Inspector) در ورد


بر روی تب File کلیک کنید تا وارد محیط پشت صحنه ورد (Backstage view) شوید.

در پنجره Info ، بر روی دکمه Check for Issues کلیک کنید، سپس از فهرست باز شده گزینه Inspect Document را انتخاب کنید.

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016
کادر محاوره ای Document Inspector پدیدار می گردد. با توجه به محتوایی که قصد مرور آن را دارید، گزینه های مناسب را تیک زده و یا تیکشان را بردارید. سپس بر روی دکمه Inspect کلیک کنید. در این مثال ما همه گزینه ها را تیک زده ایم.

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016
نتایج بازرسی برای هر دسته بندی که دارای داده های حساس باشد، با یک علامت تعجب در کنار آنها نمایش داده می شوند. در کنار هر دسته بندی یک دکمه با عنوان Remove All قرار دارد. برای حذف اطلاعات آن دسته بندی بر روی دکمه Remove All کلیک کنید.

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016
وقتی کارتان تمام شد بر روی دکمه Close کلیک کنید.

حفاظت از اسناد ورد


بصورت پیش فرض، هر شخصی که به فایل ورد شما دسترسی داشته باشد، قادر خواهد بود تا آن را باز کند، ویرایش کند، و یا محتویات آن سند را کپی کند، مگر اینکه شما از آن سند حفاظت (protect) کنید. برای محافظت (protect) از اسناد ورد چندین روش وجود دارد، که شما با توجه به نیازتان می توانید از هر کدام از آنها استفاده کنید.

روش حفاظت از سند ورد (protect your document)


بر روی تب File کلیک کنید تا وارد محیط پشت صحنه ورد (Backstage view) شوید.

در پنجره Info بر روی دستور Protect Document کلیک کنید.

در فهرست کشویی باز شده، گزینه ای که برای نیاز شما مناسبتر می باشد را انتخاب کنید. در این مثال، ما گزینه Mark as Final را انتخاب می کنیم. علامت گذاری یک سند ورد به عنوان سند نهایی (Mark as Final) روش خوبی است تا دیگران را از ویرایش آن دلسرد کند، این در حالی است که سایر گزینه های حفاظت از سند، کنترل های بیشتری را نیز در اختیار شما قرار می دهد.

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016
یک پیغام نمایش داده می شود تا این تغییرات را ذخیره کند، در این پیغام OK را کلیک کنید.

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016
یک پیغام دیگر نیز ظاهر می شود، آن را نیز OK کنید.

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016
حالا سند ورد شما بعنوان یک سند نهایی شده علامت گذاری (marked as final) می شود. هر گاه که سایرین این فایل را باز کنند، یک نوار در بالای سند ورد نمایان می شود تا آنها را از ویرایش سند دلسرد کند.

27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016
علامت گذاری یک سند ورد به عنوان یک سند نهایی شده (final) در واقع از ویرایش آن توسط سایرین جلوگیری نمی کند، زیرا آنها می توانند با انتخاب گزینه Edit Anyway آن را مورد ویرایش قرار دهند. اگر می خواهید از ویرایش سند توسط سایرین بطور کل جلوگیری کند، می توانید به جای نهایی کردن سند، از گزینه های Restrict Access استفاده نمایید.


آموزش قبلی : 26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016

آموزش بعدی : 28. ویژگی SmartArt Graphics در ورد 2016



نویسنده : امیر انصاری

دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید:

دوره رایگان آموزش جامع ورد 2016 از مقدماتی تا پیشرفته

دوره رایگان آموزش جامع ورد 2016 از مقدماتی تا پیشرفته