خوش آموز درخت تو گر بار دانش بگیرد، به زیر آوری چرخ نیلوفری را
27. بازرسی و محافظت از اسناد (Inspecting and Protecting Documents) در ورد 2016
قبل از اینکه سند وردی را با دیگران به اشتراک بگذارید، شما باید مطمئن شوید که آن سند ورد شامل هیچ نوع اطلاعات خصوصی نباشد. همچنین ممکن است بخواهید مانع ویرایش آن سند توسط دیگران شوید. خوشبختانه، نرم افزار ورد ابزارهای inspect و protect را برای این منظور در اختیار شما می گذارد.
هر وقت که یک سند ورد را ایجاد و یا ویرایش می کنید، برخی اطلاعات شخصی شما ممکن است بصورت اتوماتیک به آن سند ورد اضافه گردد. برای مثال اطلاعاتی همچون نویسنده سند. با استفاده از ابزار Document Inspector می توانید این نوع اطلاعات را قبل از به اشتراک گذاری سند ورد با دیگران حذف نمایید.
➊ بر روی تب File کلیک کنید تا وارد محیط پشت صحنه ورد (Backstage view) شوید.
➋ در پنجره Info ، بر روی دکمه Check for Issues کلیک کنید، سپس از فهرست باز شده گزینه Inspect Document را انتخاب کنید.
➌ کادر محاوره ای Document Inspector پدیدار می گردد. با توجه به محتوایی که قصد مرور آن را دارید، گزینه های مناسب را تیک زده و یا تیکشان را بردارید. سپس بر روی دکمه Inspect کلیک کنید. در این مثال ما همه گزینه ها را تیک زده ایم.
➍ نتایج بازرسی برای هر دسته بندی که دارای داده های حساس باشد، با یک علامت تعجب در کنار آنها نمایش داده می شوند. در کنار هر دسته بندی یک دکمه با عنوان Remove All قرار دارد. برای حذف اطلاعات آن دسته بندی بر روی دکمه Remove All کلیک کنید.
➎ وقتی کارتان تمام شد بر روی دکمه Close کلیک کنید.
بصورت پیش فرض، هر شخصی که به فایل ورد شما دسترسی داشته باشد، قادر خواهد بود تا آن را باز کند، ویرایش کند، و یا محتویات آن سند را کپی کند، مگر اینکه شما از آن سند حفاظت (protect) کنید. برای محافظت (protect) از اسناد ورد چندین روش وجود دارد، که شما با توجه به نیازتان می توانید از هر کدام از آنها استفاده کنید.
➊ بر روی تب File کلیک کنید تا وارد محیط پشت صحنه ورد (Backstage view) شوید.
➋ در پنجره Info بر روی دستور Protect Document کلیک کنید.
➌ در فهرست کشویی باز شده، گزینه ای که برای نیاز شما مناسبتر می باشد را انتخاب کنید. در این مثال، ما گزینه Mark as Final را انتخاب می کنیم. علامت گذاری یک سند ورد به عنوان سند نهایی (Mark as Final) روش خوبی است تا دیگران را از ویرایش آن دلسرد کند، این در حالی است که سایر گزینه های حفاظت از سند، کنترل های بیشتری را نیز در اختیار شما قرار می دهد.
➍ یک پیغام نمایش داده می شود تا این تغییرات را ذخیره کند، در این پیغام OK را کلیک کنید.
➎ یک پیغام دیگر نیز ظاهر می شود، آن را نیز OK کنید.
➏ حالا سند ورد شما بعنوان یک سند نهایی شده علامت گذاری (marked as final) می شود. هر گاه که سایرین این فایل را باز کنند، یک نوار در بالای سند ورد نمایان می شود تا آنها را از ویرایش سند دلسرد کند.
آموزش قبلی : 26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
آموزش بعدی : 28. ویژگی SmartArt Graphics در ورد 2016
اگر می خواهید مثالهای ارائه شده را دقیقا مانند آموزش اجرا کنید فایل ورد زیر را که مربوط به مثالهای همین درس می باشد دانلود کنید.
دانلود فایل ورد مربوط به مثالهای این آموزش
دانلود فایل ورد مربوط به مثالهای این آموزش
ابزار بازرس سند (Document Inspector) در ورد
هر وقت که یک سند ورد را ایجاد و یا ویرایش می کنید، برخی اطلاعات شخصی شما ممکن است بصورت اتوماتیک به آن سند ورد اضافه گردد. برای مثال اطلاعاتی همچون نویسنده سند. با استفاده از ابزار Document Inspector می توانید این نوع اطلاعات را قبل از به اشتراک گذاری سند ورد با دیگران حذف نمایید.
از آنجا که برخی تغییرات ابزار بازرس سند (Document Inspector) در ورد، بصورت قطعی و نهایی اعمال می شوند، ایده خوبی است که قبل از استفاده از آن با استفاده از دستور Save As یک کپی از سند اصلی ایجاد کنید.
روش استفاده از ابزار بازرس سند (Document Inspector) در ورد
➊ بر روی تب File کلیک کنید تا وارد محیط پشت صحنه ورد (Backstage view) شوید.
➋ در پنجره Info ، بر روی دکمه Check for Issues کلیک کنید، سپس از فهرست باز شده گزینه Inspect Document را انتخاب کنید.
➌ کادر محاوره ای Document Inspector پدیدار می گردد. با توجه به محتوایی که قصد مرور آن را دارید، گزینه های مناسب را تیک زده و یا تیکشان را بردارید. سپس بر روی دکمه Inspect کلیک کنید. در این مثال ما همه گزینه ها را تیک زده ایم.
➍ نتایج بازرسی برای هر دسته بندی که دارای داده های حساس باشد، با یک علامت تعجب در کنار آنها نمایش داده می شوند. در کنار هر دسته بندی یک دکمه با عنوان Remove All قرار دارد. برای حذف اطلاعات آن دسته بندی بر روی دکمه Remove All کلیک کنید.
➎ وقتی کارتان تمام شد بر روی دکمه Close کلیک کنید.
حفاظت از اسناد ورد
بصورت پیش فرض، هر شخصی که به فایل ورد شما دسترسی داشته باشد، قادر خواهد بود تا آن را باز کند، ویرایش کند، و یا محتویات آن سند را کپی کند، مگر اینکه شما از آن سند حفاظت (protect) کنید. برای محافظت (protect) از اسناد ورد چندین روش وجود دارد، که شما با توجه به نیازتان می توانید از هر کدام از آنها استفاده کنید.
روش حفاظت از سند ورد (protect your document)
➊ بر روی تب File کلیک کنید تا وارد محیط پشت صحنه ورد (Backstage view) شوید.
➋ در پنجره Info بر روی دستور Protect Document کلیک کنید.
➌ در فهرست کشویی باز شده، گزینه ای که برای نیاز شما مناسبتر می باشد را انتخاب کنید. در این مثال، ما گزینه Mark as Final را انتخاب می کنیم. علامت گذاری یک سند ورد به عنوان سند نهایی (Mark as Final) روش خوبی است تا دیگران را از ویرایش آن دلسرد کند، این در حالی است که سایر گزینه های حفاظت از سند، کنترل های بیشتری را نیز در اختیار شما قرار می دهد.
➍ یک پیغام نمایش داده می شود تا این تغییرات را ذخیره کند، در این پیغام OK را کلیک کنید.
➎ یک پیغام دیگر نیز ظاهر می شود، آن را نیز OK کنید.
➏ حالا سند ورد شما بعنوان یک سند نهایی شده علامت گذاری (marked as final) می شود. هر گاه که سایرین این فایل را باز کنند، یک نوار در بالای سند ورد نمایان می شود تا آنها را از ویرایش سند دلسرد کند.
علامت گذاری یک سند ورد به عنوان یک سند نهایی شده (final) در واقع از ویرایش آن توسط سایرین جلوگیری نمی کند، زیرا آنها می توانند با انتخاب گزینه Edit Anyway آن را مورد ویرایش قرار دهند. اگر می خواهید از ویرایش سند توسط سایرین بطور کل جلوگیری کند، می توانید به جای نهایی کردن سند، از گزینه های Restrict Access استفاده نمایید.
آموزش قبلی : 26. ردیابی تغییرات (Track Changes) و ثبت توضیحات (Comments) در ورد 2016
آموزش بعدی : 28. ویژگی SmartArt Graphics در ورد 2016
نمایش دیدگاه ها (0 دیدگاه)
دیدگاه خود را ثبت کنید: