یکی از معضلاتی که خصوصا در سطوح سازمانی می تواند منجر به افزایش اطلاعات و نتیجتا اشغال بیشتر فضای ذخیره سازی شود، رکوردها یا کلا اطلاعات مشابه و تکراری است. شما با مکانیزم های مختلفی می توانید از این مشکل جلوگیری کنید. جتما در بکارگیری از برنامه ها و نرم افزارهای مختلف این پیغام را دیده باشید که این رکورد تکراری است. به هر ترتیب باید از تکرار اطلاعات جلوگیری کنیم. روی صحبت ما در این پست به دیتابیس اکسس اشاره دارد و شما باید رکوردهای تکراری را از جداول یافته و آنها را حذف کنید تا بی جهت فضای دیتابیس در تصرف رکوردهایی که مانند آن وجود دارد، در نیاید و برای رکودهای بعدی فضا بیشتر باشد ضمن اینکه مدیریت اطلاعات ساده تر خواهد بود.


ما در اینجا با استفاده از Query Wizard در اکسس اقدام به یافتن رکوردهای تکراری خواهیم کرد. راه حل بصورت کاملا تصویری خواهد بود و شما هم می توایند با ما پیش بروید.


در تب Create، گزینه Query Wizard را کلیک کنید.



از پنجره باز شده گزینه Find Duplicates Query Wizard را انتخاب کرده و ok کنید.



از لیست پایین View گزینه table یا query که می خواهید از آنها رکوردهای تکراری را بیابید انتخاب کرده و Next کنید.



از لیست سمت چپ، فیلدهای جدول یا کوئری مورد نظرتان را که می دانید دارای رکوردهای تکراری هستند را دابل کلیک کنید تا به لیست سمت راست اضافه شود(برای شروع و درک بهتر در صورتی که تجربه قبلی از این مورد ندارید، لطفا فقط یک فیلد را انتخاب کنید تا رکوردهای تکراری بر اساس آن فیلد نشان داده شود و در دفعات بعد می توانید شرایط را پیچیده تر کنید).
وقتی که فیلد یا فیلدهای مورد نظرتان را به سمت راست منتقل کردید، Next کنید.



در اینجا شما می توانید به اکسس فیلدهای دیگری را که می خواهید در نتایج جستجو نمایش داده شود، انتخاب کنید. اگر هم که چنین قصدی ندارید فقط Next کنید وگرنه فیلد مورد نظرتان را با دابل کلیک ره لیست سمت راست منتقل کنید.
این مورد به شما کمک می کند فیلدهای دیگری هم در نتایج تاثیر داشته باشند. مثلا شما می توانید فیلد نام را در مرحله قبل و در این مرحله فیلد نام خانوادگی را انتخاب کنید تا بر اساس هم نام و هم نام خانودگی، رکورد های تکراری لیست شوند.



سپس در این مرحله یک نام برای query مورد نظرتان ایجاد کنید و در صورت فعال بودن گزینه view the results، بلافاصله نتایج کوئری نشان داده می شود و در صورتی که گزینه modify the design را انتخاب کنید می توانید تغییرات در کوئری ایجاد کنید. از آنجایی که ما تصمیم نداریم هیچ تغییری در کوئری ایجاد کنیم، پس همان گزینه اول یعنی view the results را پذیریفته و در آخر هم دکمه Finish را کلیک می کنیم.



خروجی این کوئری، تمامی رکوردهای تکراری را بر اساس شرایطی که شما تعیین کرده اید، نمایش می دهد.