خوش آموز درخت تو گر بار دانش بگیرد، به زیر آوری چرخ نیلوفری را


پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار
نویسنده : امیر انصاری
در سیستم یکپارچه راهکار یک مکانیزم عمومی و یکپارچه برای درج پیوست (ضمائم) برای اسناد مختلف وجود دارد که در اینجا به چگونگی کارکرد این قسمت می پردازیم. اگر بخواهید برای یک سند حسابداری، رسید انبار، حوالۀ انبار، فاکتور خرید، فاکتور فروش و ... پیوست یا پیوستهایی را معرفی کنید این آموزش برای شما است. به دلیل عمومی بودن این مکانیزم در هر جای دیگر برنامه که این قابلیت تعبیه شده باشد می توانید از آن استفاده کنید.

سیستم یکپارچۀ سازمانی راهکار



نکته: در اینجا ما مکانیزم پیوست ها را با مثالی از افزودن پیوست در سند حسابداری آموزش می دهیم اما این آموزش در سایر قسمتهای نرم افزار نیز دقیقاً به همین منوال است.

وارد فرم اسناد حسابداری شوید. برای پیوستها دو مکانیزم کلی وجود دارد که یکی تحت نام "مشاهده ضمائم" و دیگری تحت نام "مشاهده پوشه های ضمائم" در برنامه یافت می شود. تصویر زیر هر دوی این دکمه ها را به شما نشان می دهد. در ادامۀ این آموزش به هر دوی این مکانیزها می پردازیم.

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار

ضمیمه کردن فایل ها


با کلیک بر روی دکمۀ مشاهدۀ ضمائم، پیوستهای مربوط به سند انتخاب شده نمایش داده می شوند. شما می توانید برای هر سند به هر تعداد که بخواهید فایل پیوست تعیین کنید. این فایل ها می توانند در هر فرمتی باشند. تصویر زیر فرم مدیریت ضمائم را نشان می دهد.

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار
با کلیک بر روی دکمۀ بعلاوه در تصویر بالا، فرم افزودن ضمائم نمایان می شود و می توانید ضمیمۀ جدیدی را تعریف کنید. در ادامه به چگونگی تکمیل اطلاعات یک فایل ضمیمه می پردازیم:

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار
محل ذخیره سازی: فیلد محل ذخیره سازی دارای دو مقدار است که در ادامه به تشریح آنها پرداخته ایم:

  • Database: انتخاب مقدار دیتابیس منجر می شود تا فایل ضمیمۀ شما در پایگاه داده و همراه با اطلاعات شما ذخیره گردد. طبیعتاً این کار به مرور زمان و بسته به حجم فایل های ضمیمه می تواند حجم پایگاه داده را افزایش دهد. اما مزایایی هم دارد و آن اینکه با هر بار بک آپ گیری از پایگاه داده کلیۀ این فایلها نیز همراه دیتابیس بک آپ گیری می شوند. در واقع طی این مکانیزم مقادیر باینری فایل به صورت کامل در پایگاه داده ذخیره می شود.
  • HardDisk: طی این مکانیزم فایلهای شما در هارد دیسک شما باقی می مانند و وارد پایگاه داده نمی شوند و فقط مسیر ذخیره سازی آنها در پایگاه داده قرار می گیرید. اگر از این روش استفاده می کنید مسیر ذخیره سازی فایلها را نباید تغییر بدهید و در صورت تغییر مسیر ارتباط فایل با سند از بین می رود چون ملاک ارتباط این مسیر می باشد.

انتخاب محل ذخیره سازی به صورت ترکیبی: با توجه به اینکه نرم افزار راهکار به شما امکان می دهد در هر ضمیمه محل ذخیره سازی را تعیین کنید شما می توانید از این مکانیزم به صورت ترکیبی نیز استفاده کنید، بعنوان مثال می توانید فایل های کم حجم و بسیار مهم را در Database و فایل های حجیم مثل فایل های ویدئویی، صوتی، pdf های سنگین و ... را در HardDisk ذخیره کنید.

ذخیره سازی در شبکه به صورت سرور فایل: اگر فایلهای ضمیمۀ سازمان شما در یک فایل سرور و در مسیری داخل شبکه قرار داشته باشد می توانید با مکانیزم HardDisk آنها را به برنامه و اسناد مربوطه مرتبط کنید تا جستجوی ضمائم ساده تر گردد.

افزودن ضمائم به صورت گروهی


گاهی پیش می آید که بخواهید یک مجموعه فایل را به سند خاصی مرتبط کنید، برای انجام این کار می توانید از مکانیزم "افزودن گروهی ضمائم" استفاده کنید. تصویر زیر این دکمه را به شما نشان می دهد.

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار
با کلیک بر روی دکمۀ افزودن گروهی ضمائم، فرم مربوط به آن مشابه تصویر زیر نمایان می شود. در این فرم هم محل ذخیره سازی با همان توصیفاتی که اندکی پیشتر گفتیم وجود دارد و دکمه ای هم برای انتخاب گروهی فایلها در اختیار دارید.

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار

مدیریت ضمائم


تصویر زیر فُرم ضمائم را در وضعیتی که تعدادی فایل ضمیمه قبلاً افزوده شده اند نشان می دهد. همانطور که می بینید برای فایلهای ضمیمۀ از نوع تصویر پیش نمایشی وجود دارد.

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار
در تصویر بالا یک دکمه با نام "مشاهده فایل ضمیمه" متمایز شده است، اگر روی آن کلیک کنید فایل ضمیمۀ مربوطه به ردیف انتخاب شده نمایش داده می شود.

نکتۀ مهم در مشاهدۀ فایل ضمیمه: نوع فایل ضمیمۀ شما می تواند طیف وسیعی از فایلهای مختلف اعم از فایل تصویری، متنی، ورد، اکسل، pdf، فیلم، صوتی و ... باشد. هنگامی که بر روی دکمۀ "مشاهده فایل ضمیمه" کلیک می کنید نرم افزار راهکار به صورت پیش فرض آن را با برنامه های موجود در ویندوز اجرا می کند. به عنوان مثال فایل pdf را با نرم افزار ادوب اکروبات ریدر اجرا می کند. یک نکتۀ لطیف هم اینجا وجود دارد و آن اینکه اگر برنامۀ لازم برای پخش یا اجرای آن فایل بر روی ویندوز موجود نباشد طبیعتاً برنامه راهکار هم نمی تواند آن را اجرا کند. نکته مهم بعدی اینست که اگر برای اجرای یک فایل بیش از یک برنامه مرتبط در ویندوز نصب باشد برنامه راهکار از مکانیزم پیش فرض های خود ویندوز استفاده می کند و اگر برنامه پیش فرض آن را در ویندوزتان تغییر دهید برنامه راهکار هم متناسب با تغییر شما رفتارش را تغییر می دهد.

ضمیمه کردن پوشه ها


در برخی سازمان ها مسالۀ ضمائم بسیار بسیط و گسترده است و سرورهای خاصی را برای این کار اختصاص می دهند و پوشه بندی های استانداردی همراه با نکات امنیتی در دامین سازمان برای آن دارند. برای این نوع سازمانها نیز برنامه راهکار مکانیزم ضمیمه کردن پوشه ها را در نظر گرفته است که تسهیلات مناسب و قدرتمندی را در اختیارشان قرار می دهد. دکمۀ زیر دروازۀ ورود به این بخش است.

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار
نکته: در مثال جاری ما پوشه های ضمیمه را برای یک سند حسابداری مورد استفاده قرار داده ایم اما این مکانیزم در تمامی بخش های دیگر سیستم یکپارچۀ راهکار کاملاً مشابه همین قسمت عمل می کند.

تصویر زیر فرم پوشه های ضمائم را برای یک سند خاص (در اینجا یک سند حسابداری) نشان می دهد.

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار
با دکمۀ انتخاب مسیر می توانید یک پوشه را انتخاب کنید و محتویات آن پوشه به صورت یکجا و کامل به عنوان ضمائم سند جاری انتخاب می شوند. فراموش نکنید بعد از انتخاب پوشۀ مورد نظر بر روی دکمۀ ثبت کلیک کنید.

همانطور که در تصویر زیر می بینید ما یک پوشه را انتخاب کرده ایم، کل محتویات آن پوشه شامل زیر پوشه ها و فایلها به عنوان ضمائم سند جاری در نظر گرفته می شوند.

پیوست ها (ضمائم) در سیستم یکپارچه راهکار
با کلیک بر روی دکمۀ "باز کردن مسیر جاری در ویندوز" که در تصویر زیر می بینید، مسیر انتخاب شده از طریق برنامۀ File Explorer خود ویندوز اجرا می گردد و طبیعتاً تمامی امکانات معمول ویندوز را در آنجا در اختیار خواهید داشت.

نمایش دیدگاه ها (0 دیدگاه)

دیدگاه خود را ثبت کنید:

انتخاب تصویر ویرایش حذف
توجه! حداکثر حجم مجاز برای تصویر 500 کیلوبایت می باشد.


دسته بندی مطالب خوش آموز