نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار، به شما این امکان را می دهد تا لیست طرف حسابهای خود را از طریق فایل اکسل وارد برنامه کنید. این ویژگی مخصوصا در انتقال اطلاعات از سایر نرم افزارها بسیار کاربردی می باشد. در این آموزش به چگونگی انجام این کار و جزئیات مرتبط با آن خواهیم پرداخت.

انتقال اطلاعات از فایل اکسل

➊ در فرم "اشخاص" بر روی دستور "انتقال اطلاعات از فایل اکسل" کلیک کنید.


➋ فرم "ثبت اشخاص از طریق فایل اکسل" نمایان می شود. در این فرم ابتدا به قسمت "راهنمای ترتیب ستونها" توجه کنید. ترتیب ستونهای فایل اکسل شما باید مطابق با این راهنما باشد.


➌ سپس بر روی دکمه "انتخاب فایل اکسل" کلیک کنید.


➍ کادر محاوره ای Open نمایان می شود. فایل اکسل خود را انتخاب کرده و سپس بر روی دکمه "Open" کلیک کنید.


➎ در فیلد "صفحات فایل اکسل" برگه اکسلی را که اطلاعات اشخاص در آن قرار دارد انتخاب نمایید.


➏ سپس بر روی دکمه "نمایش اطلاعات" کلیک کنید، تا اطلاعات موجود در فایل اکسل نمایش داده شوند.


➐ حالا بر روی دکمه "ثبت" کلیک کنید.


➑ عملیات ثبت اطلاعات آغاز می گردد. تا انتهای عملیات منتظر بمانید.


➒ بعد از اتمام ثبت اطلاعات، احیانا اگر رکوردهایی در فایل اکسل دارای مشکل باشند و ثبت نشوند، گزارش مربوط به آنها در لیست خطاها ظاهر می شود. همینطور دلیل عدم ثبت در کنار هر ردیف ذکر می شود. به عنوان مثال همانطور که در تصویر زیر نیز مشاهده می کنید در تعدادی از ردیف های فایل اکسل کد و یا نام شخص مشخص نبوده است. همچنین یکی دو مورد هم به دلیل تکراری بودن کد شخص به نرم افزار اضافه نشده است. بقیه ردیف هایی که در لیست خطاها موجود نمی باشند، طبیعتا به درستی ثبت شده اند.

نکات مرتبط با عملیات انتقال اطلاعات از فایل اکسل

• مهمترین نکته این می باشد که باید به ترتیب ستونها که در "راهنمای ترتیب ستونها" آمده است توجه داشته باشید. در واقع ملاک ثبت اطلاعات شما در محل مشخص مربوط به خودش همین ترتیب می باشد.
  
  به تصویر زیر که "راهنمای ترتیب ستونها" را نشان می دهد دقت کنید :
  
  
  
  حالا به تصویر زیر که فایل اکسل ما را نشان می دهد توجه فرمایید :
  
  
  خیلی مهم است که این دو ترتیب کاملا مشابه باشند و در غیر اینصورت ثبت اطلاعات به درستی صورت نخواهد پذیرفت. حتی اگر در فایل اکسل شما داده هایی خالی باشند، به عنوان مثال فرض کنیم شما اطلاعات ایمیل مشتریان را ندارید. الزاما باید یک ستون برای ایمیل در محل مشخص خودش در فایل اکسل ایجاد کنید. اما مقادیر سلولهای آن ستون را خالی بگذارید.
  
  
• ستونهایی که در "راهنمای ترتیب ستونها" به عنوان فیلد اجباری مشخص شده اند، حتما باید دارای مقدار صحیحی در فایل اکسل شمل باشند، به عنوان مثال در این فرم، فیلدهای کد و نام الزامی می باشند، و اساسا بدون آنها اطلاعات ردیف مربوطه به برنامه منتقل نخواهد شد.