در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار، سربرگ (هدر) فاکتور محلی است که اطلاعات کلی فاکتور مانند تاریخ، شماره و طرف حساب را تعیین می کنیم. در این آموزش به فیلدهای اطلاعاتی موجود در سربرگ (هدر) فاکتور می پردازیم و کاربردهای هر کدام و مسائل پیرامون هر کدام از آنها را با ورود به جزئیات تشریح می کنیم.

سربرگ (هدر) فاکتور

تصویر زیر قسمت سربرگ (هدر) فاکتور را به شما نشان می دهد. در ادامه این آموزش به جزئیات بیشتر در مورد این قسمت از فاکتور خواهیم پرداخت.

شماره فاکتور

در نرم افزار فروشگاهی راهکار، شماره فاکتور به صورت اتوماتیک توسط سیستم پیشنهاد می شود. توصیه ما هم به شما اینست که این شماره را بپذیرید و آن را تغییر ندهید. مکانیزم پیشنهاد شماره فاکتور به این شکل می باشد که آخرین شماره فاکتور ثبت شده (بزرگترین عدد شماره فاکتور)، را ملاک قرار می دهد و یک واحد به آن اضافه می کند. به عنوان مثال اگر آخرین شماره فاکتور فروش شما عدد 22350 باشد، پیشنهاد سیستم شماره 22351 خواهد بود.

شماره فاکتور نمی تواند تکراری باشد. به عنوان مثال شما نمی توانید دو فاکتور فروش با شماره 20 داشته باشید و در صورتیکه سعی کنید فاکتوری با شماره تکراری ثبت نمایید، نرم افزار با پیغام "شماره تکراری می باشد"، اجازه ثبت عملیات را به شما نخواهد داد.

رفرنس

رفرنس هم دقیقا همان شماره فاکتور می باشد. در واقع رفرنس شماره فاکتوری می باشد که شما به صورت دستی وارد می کنید. در مورد رفرنس نکات زیر قابل توجه می باشد.

• بر خلاف شماره فاکتور که وارد کردن آن الزامی می باشد، وارد کردن رفرنس به هیچ عنوان الزامی نمی باشد و می توانید آن را خالی بگذارید.
  
• بر خلاف شماره فاکتور که نمی تواند تکراری باشد، رفرنس می تواند تکراری هم باشد.
  
• بر خلاف شماره فاکتور که الزاما باید مقداری عددی باشد، رفرنس می تواند مقداری غیر عددی داشته باشد.
  

کاربردهای رفرنس چیست؟

همانطور که از نام رفرنس هم پیدا می باشد، این فیلد برای یافتن ارجاع سریعی به فاکتور می باشد. فرض کنیم شما یک فاکتور خرید دارید که به صورت چاپی از یکی از فروشندگانی که از وی جنس می خرید دریافت کرده اید و شماره ای که روی فاکتور درج شده است شماره 5630 می باشد. حالا وقتی این فاکتور را در نرم افزار فروشگاهی راهکار ثبت می کنید، نرم افزار به صورت اتوماتیک پیشنهاد شماره 315 را به شما می دهد. دلیل این پیشنهاد هم منطقی است، چون شما تا الان 314 تا فاکتور خرید ثبت کرده اید، شماره فاکتور خرید جدید شما 315 شده است.

از آنطرف فروشنده ای که فاکتور 5630 را برای شما فرستاده است طبیعتا اگر شماره فاکتورهایش را به ترتیب زده باشد تا حالا 5630 فاکتور ثبت کرده است.

در این وضعیت شما پیشنهاد نرم افزار راهکار را که شماره 315 می باشد می پذیرید و در عین حال نیز می توانید شماره 5630 را که روی فاکتور موجود است در قسمت رفرنس وارد نمایید. حسن این کار اینست که اگر در آینده مجبور شوید آن فاکتور را در نرم افزار مورد جستجو قرار بدهید می توانید با رفرنس آن نیز جستجو را انجام بدهید.