مدیریت پروژه در اکسل - به همراه قالب آماده رایگان

نرم افزارهای مدیریت پروژه معمولاً در دستۀ نرم افزارهای بسیار گران قیمت قرار دارند. هر چند اکسل به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه ارائه نشده است و در واقع یک نرم افزار صفحه گسترده است، اما امکانات بسیار خوبی در زمینۀ مدیریت پروژه و البته بهتر از آن در زمینۀ ردیابی پروژه دارد. پلتفرم اکسل بسیار از آنچه که مردم دربارۀ آن می اندیشند قوی تر است. اینکه شما واقعاً نیاز به یک نرم افزار مدیریت پروژۀ حرفه ای دارید یا اینکه امکانات موجود در اکسل برای شما کفایت می کند تصمیم شماست، البته در این نوشتار ما داده هایی را در اختیار شما می گذاریم تا در این تصمیم گیری به شما کمک کنیم. قطعاً قبل از مدیریت پروژه با اکسل، پیش نیازش اینست که تسلط خوبی بر روی امکانات موجود در این نرم افزار داشته باشید، از این رو ما به شما مجموعه آموزش های اکسل را به عنوان پیش نیاز توصیه می کنیم.

چه زمانی اکسل بهترین انتخاب برای مدیریت پروژه است؟

آیا باید به اکسل بچسبید یا اینکه از یک نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید. این سوال سختی است، از یک طرف این ریسک وجود دارد که وسط پروژه نیاز به امکانات پیشرفته ای پیدا کنید که اکسل فاقد آن باشد، از سوی دیگر مجبور خواهید بود هزینۀ گزافی بابت نرم افزارهای مدیریت پروژه بپردازید که شاید بسیاری از امکانات موجود در آن فراتر از نیازهای شما باشد.

تنها به این دلیل که شما استطاعت مالی خرید یک نرم افزار مدیریت پروژۀ گرانقیمت را دارید، نمی توانید سر کیسه را شُل کنید و هزینۀ گزافی را بر مجموعۀ تان تحمیل کنید. توصیه ما اینست که اگر در هر کدام از شرایط زیر هستید اکسل را به عنوان نرم افزار مدیریت پروژۀ تان برگزینید:

اگر شرکت کوچکی متشکل از خودتان و چند نفر محدود دیگر دارید، قطعاً نیاز به پلتفرم مدیریت پروژۀ بزرگ و وسیع نخواهید داشت و اکسل گزینۀ انتخابی شما باید باشد.
اگر تنها دلیل شما از خرید نرم افزار مدیریت پروژه اینست که چیز آسانتری می خواهید، شک نکنید که اکسل گزینۀ بهتری است. حتی کوچکترین نرم افزارهای مدیریت پروژه، پیچیدگی های بیشتری نسبت به محیط اکسل دارند. با اکسل شما فقط کافیست که لیست وظایفتان را وارد کنید، سفارشات مواد، ساعات کاری، یا هر چیز مورد نیاز دیگر را نیز به سادگی هر چه تمامتر در سلولهای اکسل وارد کنید.
اگر می خواهید پول قابل توجهی پس انداز کنید، قطعاً اکسل را انتخاب کنید. نرم افزارهای مدیریت پروژه بسیار گران هستند و قطعاً اکسل از آنها ارزانتر است و علاوه بر آن نرم افزاری چندمنظوره است و نیازهای مختلفی در مجموعۀ شما را پوشش می دهد.

اگر انتخاب شما اینست که از اکسل برای مدیریت پروژه هایتان استفاده کنید آموزش کاربرد اکسل در مدیریت پروژه (برنامه ریزی، کنترل و اجرا) در فرادرس می تواند محل خوبی برای شروع کار باشد.

چه زمانی انتخاب شما باید نرم افزارهای مدیریت پروژه باشد؟

در بخش پیشین دلایلی را ذکر کردیم که شما را قانع سازیم، از نرم افزار اکسل برای مدیریت پروژه استفاده کنید. در اینجا می خواهیم عکس آن دلایل را بیاوریم تا دید دیگری را نیز به شما بدهیم. همینطور که کسب و کار شما رشد می کند و بزرگتر می شود، در خواهید یافت که استفاده از اکسل برای شما چالش هایی را به همراه دارد. در اینجا نشانه هایی وجود دارند که اگر آن نشانه ها را دیدید، یعنی به نقطه ای رسیده اید که به نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه نیاز پیدا کرده اید:

تعداد کارمندان شما زیاد شده اند و مجموعۀ شما و کسب و کارتان رشد قابل توجهی کرده است. در این وضعیت پروژه های شما از قابلیت های اکسل پیشی گرفته اند.
محاسبات پیچیده شده اند. یک مشکل بزرگ در کار با اکسل اینست که حتی یک خطای کوچک در وارد کردن داده ها می تواند نتایج نادرستی را ایجاد کنند که پروژۀ شما را به مخاطره بیندازد. با پیچیده تر شدن محاسبات نیاز شما به نرم افزار مدیریت پروژه برای خودکار کردن امور افزایش می یابد.
شما از محدودیت های اکسل نا امید شده اید. جذابیت اصلی اکسل در سادگی آن است. اگر به نقطه ای رسیده اید که مواردی اضافی مانند نظارت بر مشاغل، مدیریت مناقصه ها، و سایر جنبه های پروژها ها برای شما حائز اهمیت شده اند، وقتش رسیده از اکسل عبور کنید.
اگر اشتباهاتی مرتکب می شوید که برای شما هزینۀ زیادی بر می دارند وقتش رسیده سراغ یک نرم افزار قویتر بروید تا ضریب خطاهای شما را کاهش دهد و هوشمندانه تر از اکسل عمل کند.

اگر انتخاب شما اینست که به نقطه ای رسیده اید که باید نرم افزار مدیریت پروژه را بر اکسل ترجیح بدهید، آموزش نرم افزار Microsoft Project 2019 نقطۀ خوبی برای آغاز است.

نتیجه گیری بخش اول مقاله دربارۀ استفاده از اکسل به عنوان ابزار مدیریت پروژه

مدیران پروژه ای که بر روی پروژه های سایز کوچک یا سایز متوسط کار می کنند می توانند از اکسل برای مدیریت پروژه بهره بگیرند. این بهره گیری شامل بصری ساختن پروژه با ابزارهای موجود در اکسل، برنامه ریزی پروژه و ردیابی پروژه ها می باشد. این بهره برداری بسته به نیازتان می تواند شامل یک صفحه گستردۀ ساده با چند ابزار ردیابی ساده یا یک صفحۀ بسیار پیچیدۀ مدیریتی و داشبوردی کامل باشد. همچنین به کمک سایر نرم افزارهای موجود در مجموعۀ آفیس می توانید کار خودتان را گسترش دهید، به عنوان مثال می توانید با پاورپوینت اسلایدهایی از داده های اکسل تهیه کنید و به مدیران مربوطه یا سایر دست اندرکاران گزارش دهید.

بهترین کاربردهای اکسل در مدیریت پروژه

طبیعی است که ابزارهای اکسل به طور خاص برای مدیریت پروژه طراحی نشده اند اما بسیاری از وظایق مرتبط با مدیریت پروژه را می توانید با ابزارهای اکسل مدیریت کنید. در اینجا به این نوع امکانات اکسل می پردازیم.

1. جدول زمانی

اکسل می تواند یک جدول زمانی بصری ایجاد کند و بدین وسیله در مدیریت پروژه به شما یاری رساند. به عنوان مثال، مشخصاً می توانید یک نمودار گانت (Gantt chart) ایجاد کنید که ابزار محبوبی برای مدیریت پروژه و وظایف است. در نمودار گانت شما می توانید وظایق را بر اساس مدت زمان انجام آنها و تاریخ شروع و پایان آنها ترسیم کنید.

ویژگی های ردیاب جدول زمانی (timeline tracker features) شما را قادر می سازند تا با نوارهایی افقی هر وظیفه را به شکل تصویری نشان دهید تا در مجموع تصویر کاملی از برنامه ها و زمان های تحویل پروژه هایتان داشته باشید.

استفاده از قالب های جدول زمانی در اکسل (Excel schedule template) و سایر ابزارهای برنامه ریزی پروژه، شاید در ابتدا کمی وقت از شما بگیرد تا به آنها عادت کنید اما در نهایت شما را قادر می سازند تا خیلی فراتر از صرفاً یک لیست ساده از مهلت قرارهایتان بروید.

2. مدیریت بودجه

هنگامی که صحبت از محاسبات اعداد می شود، ویژگی های اکسل همانند یک درخت بامبو دفعتاً قد علم می کند. بنابراین اکسل برای مدیریت بودجه و در کل ایجاد بودجه عالی عمل می کند. مخصوصاً در پروژه های کوچک و متوسط اکسل بسیار موفق عمل می کند.

اگر تنها نیاز شما اینست که لیستی از هزینه ها را در کنار لیستی از درآمدهای پروژه بیاورید، ایجاد بودجه در اکسل بسیار آسان است. اما اگر می خواهید فراتر از این بروید و بودجۀ دقیق تری را ایجاد کنید، خوشبختانه بازهم اکسل می تواند از عهدۀ آن بربیاید.

3. فهرست وظایف

شما می توانید به کمک اکسل لیستی از کارهایی را که می خواهید انجام دهید بسازید. این کارها می توانند شامل وظایف شما یا فعالیت های روزانۀ تان باشند. می توانید هر روز یکی از این لیست ها را برای خودتان یا اعضای تیمتان ایجاد کنید تا مطمئن شوید که پروژه بدرستی در مسیر خودش در حال پیشرفتن است.

روش صحیح و شفاف انجام این کار اینست که هر وظیفه را لیست کنید، توضیحی برای اینکه چه چیزی طی آن باید انجام شود بیاورید، منابع ضروری را ذکر کنید. کارمندان مسئول انجام آن وظیفه را بیاورید. و به همین ترتیب اطلاعات آن را در حد نیاز کاریتان افزایش دهید.

4. ردیابی پروژه

هنگامی که پروژۀ شما در حال انجام است، می توانید از اکسل به عنوان یک ریاب برای ردیابی پروژه استفاده کنید و مشکلات احتمالی را که سر راه پروژه قرار دارند مدیریت کنید. می توانید ستون هایی برای نشان دادن نام پروژه، وظایف آن، مدیر مسئول پروژه، دورۀ آن، پیشرفت آن، بودجۀ آن و ... ایجاد کنید.

به کمک این داده ها می توانید متوجه شوید که کدام کارها رو به اتمام است، کدام کارها از بودجۀ پیش بینی شدۀ شان بالاتر زده اند، و هر چیز دیگری را که نیاز به مانیتور کردنش داشته باشید می توانید مدیریت کنید.

در ادامه می توانید به کمک نمودارها و ابزارهای بصری در اکسل، به میزان پیشرفت کارها جلوه ای بصری و زیبا و البته خواناتر بدهید.

5. نمای کلی پروژه

اکنون از روی داده هایی که در سلول های اکسل جمع آوری کرده اید می توانید گزارشات سفارشی شده بسازید، به کمک ابزارهای مختلف اکسل داده هایتان را تجزیه و تحلیل کنید. همچنین می توانید پروژه های خاتمه یافته را نیز مورد موشکافی و آنالیز بیشتر قرار دهید. از روی این داده ها و البته داده های تجمیعی که به کمک فرمول ها و توابع اکسل می توانید بسازید، می توانید تصمیمات بهتر و هوشمندانه تری نیز بگیرید.

خودتان امتحانش کنید

بهترین راه برای اینکه بفهمید اکسل پاسخگوی نیازهای شما در زمینۀ مدیریت پروژه می باشد یا نه اینست که همین الان دست به کار شوید. یک فایل اکسل بسازید. جدول زمانی کارها، لیست وظایف، بودجه، و هر چیز ضروری دیگر را در آن بگنجانید. بعد خودتان بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا اکسل می تواند آنها را برایتان مدیریت کند یا خیر؟

قطعاً ممکن است در آغاز کار برخی از موارد برای شما زمان ببرد، پیش بینی من اینست که عمدۀ این زمان صرف آموزش های کار با ابزارها بشود. اما در بلند مدت و با آشنایی هر چه بیشتر شما با امکانات مدیریت پروژه در اکسل می توانید به شدت در وقت و هزینه هایتان صرفه جویی کنید.

برای اینکه بهتر بتوانید از اکسل نتیجه بگیرید، توصیۀ ما اینست که تا حد امکان بر روی مجموعۀ آفیس مایکروسافت تسلط داشته باشید. در واقع از آنجا که اکسل یکی از این محصولات است و سایر این نرم افزارها مکمل آن می باشند، تسلط هر چه بیشتر شما روی آفیس کلید موفقیت در این امر است. خوشبختانه مجموعه آموزش های نرم افزارهای آفیس کار را برای شما ساده تر کرده است.

دانلود قالب های آمادۀ اکسل برای مدیریت پروژه

در ادامۀ این مقاله برای اینکه بتوانید تجربه ای عملی از چگونگی مدیریت پروژه در نرم افزار اکسل پیدا کنید یکسری قالب های از پیش آماده شده را جهت دانلود و استفاده در اختیار شما عزیزان قرار می دهیم.

آشنایی با داشبورد در اکسل

یکی از مباحثی که لازم است در اینجا مطرح شود داشبورد اکسل می باشد. در ابتدا بیایید ببینیم که داشبورد در اکسل چیست و چه تفاوتی با یک گزارش دارد؟

برای پاسخ به این سوال، لازم است که بدانیم داشبورد در اکسل چیست. داشبورد در اکسل معمولاً یک صفحه از آن است که به مدیران و هدایت کنندگان کسب و کار کمک می کند تا شاخص مهم KPI را اندازه گیری و ردیابی کنند و در ارتباط با آن تصمیماتی بگیرند. داشبورد می تواند شامل جداول، نمودارها، نماهایی باشد که توسط داده های آن کسب و کار پشتیبانی می شوند.

هر چند گاهی اوقات به داشبورد ها، عنوان گزارش نیز خطاب می شود اما تفاوت هایی دارند و تمامی داشبوردها گزارش (report) نیستند. در اینجا به تفاوت این دو اشاره می کنیم:

یک گزارش داده ها را در یک مکان واحد جمع آوری می کند و نمایش می دهد. به عنوان مثال اگر مدیری بخواهد بداند در دورۀ گذشته فروشش چقدر رشد داشته و کدام مناطق سودآورتر بوده اند، گزارش توان پاسخگویی به این سوالات را نخواهد داشت و وجود داشبورد ضرورت پیدا می کند.
داشبورد به سوالات مهمی مانند اینکه کدام مناطق عملکرد بهتری داشته اند و مدیریت باید روی چه محصولاتی تمرکز کند، فوراً پاسخ می دهد.

البته ایجاد داشبورد کار ساده ای نیست و نیازمند تجربه و تخصص است. در این نوشتار قصد نداریم تا به جزییات بیشتری از داشبوردها بپردازیم و فقط در حد آشنایی به آنها اشاره داشتیم. شما با تسلط بر طراحی داشبوردها در اکسل می توانید مدیریت پروژه هایتان را به نحو بهتری صورت دهید. البته بد نیست بدانید کارکردهای داشبورد بسیار فراتر از اینست که صرفاً پروژه ها را با آنها مدیریت کنید.

جهت مشاهده آموزش های بیشتر در این زمینه و البته آموزش های بیشتر در سایر حوزه های فنی می توانید از سایت فرادرس بازدید نمایید. در این سایت می توانید موضوعات فراوانی در حوزه های برنامه نویسی، مهندسی نرم افزار، هوش مصنوعی، رباتیک، و ... را بیابید.