اسناد Word امروزه تقریباً در همه جا مورد استفاده قرار می گیرند و بنابراین مهم است که مطمئن شویم در همه زمان ها قابل اجرا هستند. یکی از مشکلاتی که ممکن است کاربران با اسناد Word روبرو شوند، حجم فایل آنها است. ممکن است گاهی خیلی رشد کنند و حجمشان زیاد شود اگرچه این موضوعی نیست که کاربران اغلب با آن مواجه شوند، اما به شما کمک می کند بدانید اگر می خواهید سایز سند word خود را کاهش دهید باید چه کار کنید. بنابراین، در این مقاله، ما در مورد تمام اقداماتی که می توانید برای کاهش حجم فایل word خود انجام دهید، بحث خواهیم کرد.

فشرده سازی تصاویر موجود در فایل Word

وجود تصاویر در اسناد شما منجر به اشغال بیشتر فضا و همین طور افزایش حجم فایل Word می شود. یکی از اقداماتی که در جهت اهش فایل های ورد می توانید انجام دهید این است که تصاویر را در فایل فشرده کنید.
سند ورد مورد نظرتان را باز کرده و سپس تصویر را کلیک کنید. پس از انتخاب عکس، تب جدیدی با نام Picture Format ظاهر می شود که کافیست به این تب وارد شده و سپس گزینه compress Pictures را کلیک کنید. سپس پنجره شکل زیر باز می شود در این پنجره تیک گزینه Apply only to this picture را غیرفعال کنید. چون ما می خواهیم این تاثیر روی تمامی تصاویر موجود در فایل ورد اعمال شود.
ضمنا در قسمت Resolution پیشنهاد می شود که همین گزینه Use default resolution فعال باشد و سپس فایل را OK کنید.


یک راه حل دیگر برای اضافه کردن تصاویر در فایل ورد این است که تصاویر را به جای Copy و Paste کردن در سند ورد، از Insert استفاده کنید.

مورد بعدی غیرفعال کردن embed fonts یا فونت های همراه و جاساز شده در سند ورد است. این فونت ها در افزایش فایل ورد موثر هستند. از این رو، این گزینه را غیرفعال می کنیم.
برای این منظور در فایل ورد مورد نظرتان، به منوی file رفته گزینه Options را کلیک کنید تا فرم Word Options باز شود. از پنل سمت چپ گزینه Save را انتخاب کرده و در قسمت مقابل تیک گزینه Embed fonts in the file را غیرفعال کنید.


فرمت docx در Word 2007 از سوی مایکروسافت معرفی شد. اگر هنوز از فرمت قدیمی doc استفاده می کنید، فایل های خود را با فرمت docx ذخیره کنید. کافیست فایل ها را باز کرده و از فایل ها یک save as بگیرید و سپس آنها با فرمت docx آن را ذخیره کنید. فایل docx اساساً به عنوان یک فولدر ZIP عمل می کند که قادر است حجم قابل توجهی از داده ها را در یک فایل با سایز نسبتا کوچک فشرده کند.
برای این منظور به منوی File رفته و گزینه Info را کلیک کنید. سپس مطابق تصویر زیر از لیست Properties گزینه Advanced Properties را انتخاب کنید.


در فرم باز شده به تب Summary رفته و سپس تیک گزینه Save thumbnails for all Word documents را برداشته و OK کنید.


این احتمال بسیار اندک است که این گزینه در سیستم شما فعال باشد. ولی در زمانی که از فایل ها خود save as می گیرید هم مطمئن شوید تیک گزینه Save thumbnail غیرفعال باشد.


اگر هیچ یک از روش های ذکر شده کمکی نکرد و شما باید حجم فایل Word خود را کمی بیشتر کاهش دهید، می توانید آن را فشرده کنید.