خوش آموز درخت تو گر بار دانش بگیرد، به زیر آوری چرخ نیلوفری را
چگونگی انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب + یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی دارد؟
در این آموزش می خواهیم به مبحث نرم افزارهای حسابداری و چگونگی گزینش بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب بپردازیم. بدین منظور، بهتر آنست که ابتدا دانش مان در ارتباط با نرم افزارهای حسابداری تحت وب را بیشتر کنیم تا با اشراف اطلاعاتی بیشتری، بتوانیم گزینش مناسب تری داشته باشیم. قطع به یقین پیش نیاز هر تصمیم گیری خوبی، داشتن دانش کافی راجع به آن موضوع می باشد. برای همین در طول این مقاله تمرکز ما بیشتر بر روی این موضوع خواهد بود که در ویژگی های یک نرم افزار حسابداری تحت وب خوب، کنکاش کنیم. پیش نیاز درک این آموزش اینست که با حسابداری و اصول آن آشنا باشید، لذا اگر در این زمینه نیاز به تقویت دانش تان یا نیاز به تازه سازی اطلاعات و مرور دانش قبلی تان دارید، توصیه من به شما اینست که ابتدا از مجموعه آموزش دروس حسابداری در فرادرس یاری بگیرید.
در ادامۀ این مقاله به ویژگی هایی که منجر می شود یک نرم افزار حسابداری تحت وب مطلوب ما باشد می پردازیم. اگر نرم افزار مد نظر شما این شاخص ها را داشته باشد، مطمئن باشید که یکی از بهترین گزینه های ممکن را برگزیده اید.
ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب چیست؟ مسلماً برای اینکه بتوانیم انتخاب خوبی داشته باشیم، باید اول بدانیم که دنبال چه چیزی هستیم، یا بهتر است بگویم دنبال چه چیزی باید باشیم؟ انتظاری که از یک نرم افزار حسابداری تحت وب خوب می رود اینست که به ما امکان بدهد به سادگی سرفصل هالی مالی مان را در ساختار درختی معرفی کنیم. بسته به نیاز مجموعۀ ما و بزرگی یا کوچکی آن مطلوب اینست که سرفصل های مالی دست کم تا 7 سطح قابل تعریف باشند. البته اگر n سطحی باشند که دیگر در بهترین حالت ممکن قرار خواهند داشت، چرا که می توانیم از یک شرکت کوچک تا یک سازمان بزرگ را با آن مدیریت کنیم. نکتۀ مهم دیگری که باید در آن نرم افزار حسابداری تحت وب لحاظ شده باشد، سادگی و سرعت عمل در ثبت اسناد حسابداری می باشد. معمولاً کار ثبت اسناد حسابداری به این شکل می باشد که شما ابتدا اطلاعات هدر سند را مشخص می سازید. اطلاعاتی همچون تاریخ، شرح، نوع سند، عطف، شمارۀ رفرنس و ... را در هدر سند مشخص می کنید و سپس به افزودن آرتیکل های مالی می پردازید. مرحلۀ اول یعنی اطلاعات هدر صرفاً یک بار صورت می پذیرد و اگر در این قسمت داده ها به سهولت وارد نشوند، زیاد حائز اهمیت نیست اما در قسمت افزودن آرتیکل ها، بسیار مهم است که تسهیلاتی که در ادامه در موردشان صبحت خواهیم کرد در نرم افزار حسابداری تحت وب شما موجود باشند.
هر حسابدار مجربی می داند که آرتیکل های یک سند حسابداری بسته به نوع سند ممکن است از دست کم دو آرتیکل (به دلیل تراز بودن ستون های بدهکار و بستانکار) شروع شود و تا چندین هزار آرتیکل مالی برسد. وقتی که تعداد آرتیکل های یک سند مالی کم است، بحث تسهیلات ثبت آرتیکل ها زیاد مطرح نمی شود، اما در حالتی که تعداد این آیتم ها از چند ده تا فزونی می یابد، آن گاه این موضوعی که مشغول تجزیه و تحلیلش هستیم، اهمیت می یابد. انتخاب سرفصل ها برای ثبت آرتیکل باید به ساده ترین شکل ممکن صورت پذیرد، شما باید هم این امکان را داشته باشید که سرفصل های مالی را با کد حسابداری آن ها انتخاب کنید و هم اینکه بتوانید با نام یا بخشی از نام آنها جستجو را انجام دهید. در قسمت شرح آرتیکل باید امکان اینکه به سرعت و سهولت شرح های تکراری را لحاظ کنید، گنجانده شود، چرا که بسته به سرفصل انتخابی، هر کدام از این آرتیکل ها بعدها در دفاتر حساب جداگانه ای گزارش می شوند و مهمترین رفرنس ما برای بررسی سریع دلیل سند، شرح آرتیکل و شرح کلی سند می باشد. نکتۀ بعدی مدیریت تراز بودن اسناد است.
یکی از امکانات بسیار مهمی که باید در یک نرم افزار حسابداری تحت وب خوب حتماً وجود داشته باشد، اینست که در همۀ گزارشات آن امکان صادر کردن داده ها در قالب اکسل موجود باشد. برای شما به عنوان یک حسابدار نیز از واجبات است که بر کار با اکسل مسلط باشید. البته اگر خدای ناکرده در این زمینه ضعف داشته باشید، اندوهی به دل راه ندهید، چرا که مجموعه آموزش های نرم افزار اکسل (Excel) می تواند شما را مدد دهد.
بسیار مهم است که کنترل هوشمندی در قسمت ثبت سند موجود باشد که در ثبت سند حسابداری، تراز بودن ستون بدهکار و بستانکار را بررسی کند و در صورت ناتراز بودن آنها امکان ثبت سند را ندهد. در اینجا می خواهم یک نکته ای را باز کنم که حسابدارهای کم تجربه تر زیاد به آن واقف نیستند و آن اینکه الزاماً باید در نرم افزار شما امکانی باشد که امکان ثبت اسناد ناتراز را بتوان با گزینه ای فعال یا غیرفعال کرد. البته مطلوب آنست که این موضوع به صورت یک دسترسی امنیتی در برنامه باشد تا بتوان به اشخاص خاصی، مثلاً مدیر مالی آن را اعطا کرد. دلیل این مسئله اینست که در اسناد مرکب و طولانی، گاهاً مجبور می شویم برای انجام بررسی و رصد بیشتر، اسناد را ناتراز ثبت کنیم و سپس بعد از انجام کنترل های مالی که معمولاً زمان بر هم می باشند، آرتیکل ها را تکمیل کنیم. در این حالت اگر برنامه اجازۀ ثبت اسناد ناتراز را به ما ندهد مجبور خواهیم شد با یک آرتیکل سوری و غیر واقعی موقتاً آن را تراز کنیم که به کرّات مشاهده شده است که این داده های موقتی و غیر واقعی، می توانند به شدت مشکل ساز شوند.
یکی دیگر از ویژگی های مهم در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب وجود گزارشات خوب و غنی است. در حالت کلی دست کم باید گزارشی برای دفتر روزنامه، دفتر معین، تراز حساب ها، تراز آزمایشی چهار و هشت ستونی، بیلان، صورت سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد، دفاتر حساب در برنامه وجود داشته باشند. همچنین گزارشات تجمیعی دفتر روزنامه بسیار مهم هستند، چون ثبت های مربوط به دفاتر از روی آن ها انجام می شوند. همچنین مطلوب اینست که در قسمت تعاریف نرم افزار حسابداری تحت وب مد نظر شما امکان معرفی مراکز هزینه نیز فراهم باشد و در گزارشاتی که در اینجا به آن ها اشاره کردیم، هر کدام از این گردش های مالی را به تفکیک مراکز هزینه نیز در اختیار شما بگذارد. اگر به صورت پیمانکاری کار می کنید، ضرورت پیدا می شود که در نرم افزار حسابداری تحت وب مربوطه امکان ثبت پروژه ها در ساختار درختی و مشابه با ساختار سرفصل ها فراهم باشد. همچنین مسلم است که هم در هنگام ثبت آرتیکل های مالی و هم در هنگام گزارش گیری، پروژه ها را بتوانید دخیل کنید.
توانایی کار با اکسل, جزء مهارت های مهمی است که حسابدارها مسلماً ارزش آن را درک می کنند. در همین راستا آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل Excel که در فرادرس انتشار یافته است، می تواند به شما کمک شایانی کند.
در ادامۀ مقالۀ بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب می خواهم در این قسمت به موضوع اتوماسیون بپردازم. مراد من از اتوماسیون اشاره به ماژول هایی همچون خزانه داری و کنترل نقدینگی، تدارکات و خرید، فروش، حقوق و دستمزد، اموال و دارایی های ثابت، و ماژول های دیگری از این دست می باشد که در حالت عادی جزء تعریف نرم افزار حسابداری نیستند و بیشتر در دستۀ سیستم های مدیریت اطلاعات همچون MIS و ERP به شمار می روند. اما از آنجا که امروزه شرکت ها به صورت رقابتی فعالیت می کنند، برای جلب رضایت مشتریانشان از این نوع ماژول ها را در برنامه هایشان می گنجانند و حتی برخی از مشتریان هم به این باور رسیده اند که الزاماً باید این نوع ماژول ها در برنامه های حسابداری باشند. اگر اتوماسیونی در نرم افزار حسابداری تحت وب شما وجود دارد، حال بابت آن پول جداگانه ای داده باشید و یا اینکه در بستۀ اصلی موجود باشد، مهم است که از فروشندۀ محصول بپرسید که آیا این ماژول به صورت کامل با نرم افزار حسابداری منطبق است یا نه؟
برای درک بهتر موضوع مثالی می آورم. فرض کنید ماژول خرید و فروش در نرم افزار حسابداری شما موجود باشد. در این حالت بسیار مهم است که با ثبت هر فاکتور خرید، به صورت اتوماتیک سند مالی حسابداری آن به شکل دوبل در اسنادتان اضافه گردد. همچنین از آن مهمتر اینست که در صورت ویرایش یا حذف فاکتور خرید و فروش مربوطه، سند حسابداری دوبل آن نیز ویرایش یا حذف گردد. عدم توجه به این نکتۀ مهم می توانید بعدها ساعت وقت برای ردیابی تناقض های مالی بر شما تحمیل کند. یکی از نکات مهم دیگر اینست که الگوهای تولید سند حسابداری به نحوی باز باشند و شما بتوانید سرفصل ها خاص خودتان را در آنها بگنجانید. اگر این بخش از نرم افزار حسابداری تحت وب شما، زیاد انعطاف پذیر نباشد، عملاً بخش تولید اسناد اتوماتیک آن، تعارفی بیش نخواهد بود و در عمل گرهی از کار شما باز نخواهد کرد.
اگر یک حسابدار ارشد یا مدیر مالی مجموعه هستید، مسلماً با اهمیت داشبوردهای مدیریتی آشنا هستید. در همین راستا می توانید به کمک آموزش داشبوردهای مدیریتی اکسل (Excel) ، داشبوردهای مورد نیازتان را خودتان طراحی کنید.
یکی دیگر از ویژگی های مهم در گزینش بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب اینست که عملیات اول دوره و همین طور عملیات پایان دورۀ آن به سادگی و به صورت اتوماتیک قابل انجام باشد. مطلوب اینست که در پایان دوره نرم افزار در تولید سند مربوط به بستن حساب های موقت (حساب های سود و زیانی) به شما کمک کند و در واقع تمامی این نوع حساب ها را به صورت اتوماتیک شناسایی کرده و خودش سند بستن را برای آنها بزند. همچنین برنامه باید بتواند سند اختتامیه را به صورت کاملاً اتوماتیک تولید کند و تمامی حساب های دائمی شما، شامل دارایی ها و بدهی ها و همچنین حساب های انتظامی، را به صورت اتوماتیک ببندد و ماندۀ آن ها را صفر کرده و آمادۀ انتقال به دورۀ مالی بعد کند. یک نکتۀ ظریف و بسیار مهم در این جا وجود دارد و آن اینکه نرم افزار حسابداری تحت وب شما باید بتواند این ثبت های اتوماتیک را تا آخرین نود حساب پیش ببرد. اگر دقیق تر بخواهم بگویم باید بتواند حساب ها را تا آخرین سطح ببندد. اگر برنامۀ شما از مکانیزم حساب های تفصیلی شناور استفاده می کند، بسیار مهم است که در ثبت های اتوماتیک پایان دوره، حساب های شناور نیز گنجانده شوند، و در غیر این صورت ماندۀ آنها به درستی به دورۀ مالی بعد منتقل نخواهد شد و مجبور خواهید بود، کلی عملیات دستی انجام دهید که به هیچ وجه مطلوب نیست.
تا این جای کار در مورد ثبت های پایان دوره و عملیات اختتامیه به صورت اتوماتیک سخن راندیم. توجه داشته باشید که همان طور که عملیات اتوماتیک در پایان دوره حائز اهمیت است، در ابتدای دوره نیز این عملیات بسیار مهم است. نرم افزار حسابداری تحت وب شما باید قادر باشد تا کلیۀ سرفصل های مالی، مراکز هزینه، پروژه ها، حساب های تفصیلی شناور (در صورت وجود در برنامه) را به دورۀ مالی بعد منتقل کند. همچنین باید قادر باشد سند افتتاحیۀ هر دوره را به صورت اتوماتیک از روی سند اختتامیۀ دورۀ مالی قبل ثبت کند. در اینجا می خواهم تأکید کنم به هیچ وجه عملیات اتوماتیک ابتدای دوره و انتهای دوره را دست کم نگیرید. معمولاً در شرکت های کوچک و متوسط تعداد آرتیکل های یک سند افتتاحیه و همچنین اختتامیه، دست کم به چند هزار آرتیکل می رسد. اگر بنا باشد این کار را دستی انجام دهید، صرفنظر از اینکه مجبور خواهید بود ساعت ها روی آن وقت بگزارید، امکان خطا و اشتباهات سهوی در آن نیز فراوان خواهد بود. مخصوصاً این که از روی تجربه می دانم که حسابدارها عمدتاً مرد دقیقۀ نود هستند و همه چیز را به تأخیر می اندازند. در حالی که یک نرم افزار حسابداری تحت وب خوب می تواند کل این عملیات ها را نهایتاً ظرف چند دقیقه، آن هم با دقت بالا برای شما انجام دهد.
در پایان این مقاله مایلم لینک های آموزشی زیر از فرادرس را با شما به اشتراک بگذارم.
ویژگی های یک نرم افزار حسابداری تحت وب خوب
در ادامۀ این مقاله به ویژگی هایی که منجر می شود یک نرم افزار حسابداری تحت وب مطلوب ما باشد می پردازیم. اگر نرم افزار مد نظر شما این شاخص ها را داشته باشد، مطمئن باشید که یکی از بهترین گزینه های ممکن را برگزیده اید.
سرفصل های حسابداری و سطوح آن، ثبت اسناد
ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب چیست؟ مسلماً برای اینکه بتوانیم انتخاب خوبی داشته باشیم، باید اول بدانیم که دنبال چه چیزی هستیم، یا بهتر است بگویم دنبال چه چیزی باید باشیم؟ انتظاری که از یک نرم افزار حسابداری تحت وب خوب می رود اینست که به ما امکان بدهد به سادگی سرفصل هالی مالی مان را در ساختار درختی معرفی کنیم. بسته به نیاز مجموعۀ ما و بزرگی یا کوچکی آن مطلوب اینست که سرفصل های مالی دست کم تا 7 سطح قابل تعریف باشند. البته اگر n سطحی باشند که دیگر در بهترین حالت ممکن قرار خواهند داشت، چرا که می توانیم از یک شرکت کوچک تا یک سازمان بزرگ را با آن مدیریت کنیم. نکتۀ مهم دیگری که باید در آن نرم افزار حسابداری تحت وب لحاظ شده باشد، سادگی و سرعت عمل در ثبت اسناد حسابداری می باشد. معمولاً کار ثبت اسناد حسابداری به این شکل می باشد که شما ابتدا اطلاعات هدر سند را مشخص می سازید. اطلاعاتی همچون تاریخ، شرح، نوع سند، عطف، شمارۀ رفرنس و ... را در هدر سند مشخص می کنید و سپس به افزودن آرتیکل های مالی می پردازید. مرحلۀ اول یعنی اطلاعات هدر صرفاً یک بار صورت می پذیرد و اگر در این قسمت داده ها به سهولت وارد نشوند، زیاد حائز اهمیت نیست اما در قسمت افزودن آرتیکل ها، بسیار مهم است که تسهیلاتی که در ادامه در موردشان صبحت خواهیم کرد در نرم افزار حسابداری تحت وب شما موجود باشند.
هر حسابدار مجربی می داند که آرتیکل های یک سند حسابداری بسته به نوع سند ممکن است از دست کم دو آرتیکل (به دلیل تراز بودن ستون های بدهکار و بستانکار) شروع شود و تا چندین هزار آرتیکل مالی برسد. وقتی که تعداد آرتیکل های یک سند مالی کم است، بحث تسهیلات ثبت آرتیکل ها زیاد مطرح نمی شود، اما در حالتی که تعداد این آیتم ها از چند ده تا فزونی می یابد، آن گاه این موضوعی که مشغول تجزیه و تحلیلش هستیم، اهمیت می یابد. انتخاب سرفصل ها برای ثبت آرتیکل باید به ساده ترین شکل ممکن صورت پذیرد، شما باید هم این امکان را داشته باشید که سرفصل های مالی را با کد حسابداری آن ها انتخاب کنید و هم اینکه بتوانید با نام یا بخشی از نام آنها جستجو را انجام دهید. در قسمت شرح آرتیکل باید امکان اینکه به سرعت و سهولت شرح های تکراری را لحاظ کنید، گنجانده شود، چرا که بسته به سرفصل انتخابی، هر کدام از این آرتیکل ها بعدها در دفاتر حساب جداگانه ای گزارش می شوند و مهمترین رفرنس ما برای بررسی سریع دلیل سند، شرح آرتیکل و شرح کلی سند می باشد. نکتۀ بعدی مدیریت تراز بودن اسناد است.
یکی از امکانات بسیار مهمی که باید در یک نرم افزار حسابداری تحت وب خوب حتماً وجود داشته باشد، اینست که در همۀ گزارشات آن امکان صادر کردن داده ها در قالب اکسل موجود باشد. برای شما به عنوان یک حسابدار نیز از واجبات است که بر کار با اکسل مسلط باشید. البته اگر خدای ناکرده در این زمینه ضعف داشته باشید، اندوهی به دل راه ندهید، چرا که مجموعه آموزش های نرم افزار اکسل (Excel) می تواند شما را مدد دهد.
کنترل های هوشمند در ثبت اسناد
بسیار مهم است که کنترل هوشمندی در قسمت ثبت سند موجود باشد که در ثبت سند حسابداری، تراز بودن ستون بدهکار و بستانکار را بررسی کند و در صورت ناتراز بودن آنها امکان ثبت سند را ندهد. در اینجا می خواهم یک نکته ای را باز کنم که حسابدارهای کم تجربه تر زیاد به آن واقف نیستند و آن اینکه الزاماً باید در نرم افزار شما امکانی باشد که امکان ثبت اسناد ناتراز را بتوان با گزینه ای فعال یا غیرفعال کرد. البته مطلوب آنست که این موضوع به صورت یک دسترسی امنیتی در برنامه باشد تا بتوان به اشخاص خاصی، مثلاً مدیر مالی آن را اعطا کرد. دلیل این مسئله اینست که در اسناد مرکب و طولانی، گاهاً مجبور می شویم برای انجام بررسی و رصد بیشتر، اسناد را ناتراز ثبت کنیم و سپس بعد از انجام کنترل های مالی که معمولاً زمان بر هم می باشند، آرتیکل ها را تکمیل کنیم. در این حالت اگر برنامه اجازۀ ثبت اسناد ناتراز را به ما ندهد مجبور خواهیم شد با یک آرتیکل سوری و غیر واقعی موقتاً آن را تراز کنیم که به کرّات مشاهده شده است که این داده های موقتی و غیر واقعی، می توانند به شدت مشکل ساز شوند.
صورت های مالی، مرکز هزینه و پروژه
یکی دیگر از ویژگی های مهم در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب وجود گزارشات خوب و غنی است. در حالت کلی دست کم باید گزارشی برای دفتر روزنامه، دفتر معین، تراز حساب ها، تراز آزمایشی چهار و هشت ستونی، بیلان، صورت سود و زیان، صورت گردش وجوه نقد، دفاتر حساب در برنامه وجود داشته باشند. همچنین گزارشات تجمیعی دفتر روزنامه بسیار مهم هستند، چون ثبت های مربوط به دفاتر از روی آن ها انجام می شوند. همچنین مطلوب اینست که در قسمت تعاریف نرم افزار حسابداری تحت وب مد نظر شما امکان معرفی مراکز هزینه نیز فراهم باشد و در گزارشاتی که در اینجا به آن ها اشاره کردیم، هر کدام از این گردش های مالی را به تفکیک مراکز هزینه نیز در اختیار شما بگذارد. اگر به صورت پیمانکاری کار می کنید، ضرورت پیدا می شود که در نرم افزار حسابداری تحت وب مربوطه امکان ثبت پروژه ها در ساختار درختی و مشابه با ساختار سرفصل ها فراهم باشد. همچنین مسلم است که هم در هنگام ثبت آرتیکل های مالی و هم در هنگام گزارش گیری، پروژه ها را بتوانید دخیل کنید.
توانایی کار با اکسل, جزء مهارت های مهمی است که حسابدارها مسلماً ارزش آن را درک می کنند. در همین راستا آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل Excel که در فرادرس انتشار یافته است، می تواند به شما کمک شایانی کند.
ثبت های اتوماتیک و اتوماسیون
در ادامۀ مقالۀ بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب می خواهم در این قسمت به موضوع اتوماسیون بپردازم. مراد من از اتوماسیون اشاره به ماژول هایی همچون خزانه داری و کنترل نقدینگی، تدارکات و خرید، فروش، حقوق و دستمزد، اموال و دارایی های ثابت، و ماژول های دیگری از این دست می باشد که در حالت عادی جزء تعریف نرم افزار حسابداری نیستند و بیشتر در دستۀ سیستم های مدیریت اطلاعات همچون MIS و ERP به شمار می روند. اما از آنجا که امروزه شرکت ها به صورت رقابتی فعالیت می کنند، برای جلب رضایت مشتریانشان از این نوع ماژول ها را در برنامه هایشان می گنجانند و حتی برخی از مشتریان هم به این باور رسیده اند که الزاماً باید این نوع ماژول ها در برنامه های حسابداری باشند. اگر اتوماسیونی در نرم افزار حسابداری تحت وب شما وجود دارد، حال بابت آن پول جداگانه ای داده باشید و یا اینکه در بستۀ اصلی موجود باشد، مهم است که از فروشندۀ محصول بپرسید که آیا این ماژول به صورت کامل با نرم افزار حسابداری منطبق است یا نه؟
برای درک بهتر موضوع مثالی می آورم. فرض کنید ماژول خرید و فروش در نرم افزار حسابداری شما موجود باشد. در این حالت بسیار مهم است که با ثبت هر فاکتور خرید، به صورت اتوماتیک سند مالی حسابداری آن به شکل دوبل در اسنادتان اضافه گردد. همچنین از آن مهمتر اینست که در صورت ویرایش یا حذف فاکتور خرید و فروش مربوطه، سند حسابداری دوبل آن نیز ویرایش یا حذف گردد. عدم توجه به این نکتۀ مهم می توانید بعدها ساعت وقت برای ردیابی تناقض های مالی بر شما تحمیل کند. یکی از نکات مهم دیگر اینست که الگوهای تولید سند حسابداری به نحوی باز باشند و شما بتوانید سرفصل ها خاص خودتان را در آنها بگنجانید. اگر این بخش از نرم افزار حسابداری تحت وب شما، زیاد انعطاف پذیر نباشد، عملاً بخش تولید اسناد اتوماتیک آن، تعارفی بیش نخواهد بود و در عمل گرهی از کار شما باز نخواهد کرد.
اگر یک حسابدار ارشد یا مدیر مالی مجموعه هستید، مسلماً با اهمیت داشبوردهای مدیریتی آشنا هستید. در همین راستا می توانید به کمک آموزش داشبوردهای مدیریتی اکسل (Excel) ، داشبوردهای مورد نیازتان را خودتان طراحی کنید.
عملیات افتتاحیه و اختتامیه به صورت اتوماتیک
یکی دیگر از ویژگی های مهم در گزینش بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب اینست که عملیات اول دوره و همین طور عملیات پایان دورۀ آن به سادگی و به صورت اتوماتیک قابل انجام باشد. مطلوب اینست که در پایان دوره نرم افزار در تولید سند مربوط به بستن حساب های موقت (حساب های سود و زیانی) به شما کمک کند و در واقع تمامی این نوع حساب ها را به صورت اتوماتیک شناسایی کرده و خودش سند بستن را برای آنها بزند. همچنین برنامه باید بتواند سند اختتامیه را به صورت کاملاً اتوماتیک تولید کند و تمامی حساب های دائمی شما، شامل دارایی ها و بدهی ها و همچنین حساب های انتظامی، را به صورت اتوماتیک ببندد و ماندۀ آن ها را صفر کرده و آمادۀ انتقال به دورۀ مالی بعد کند. یک نکتۀ ظریف و بسیار مهم در این جا وجود دارد و آن اینکه نرم افزار حسابداری تحت وب شما باید بتواند این ثبت های اتوماتیک را تا آخرین نود حساب پیش ببرد. اگر دقیق تر بخواهم بگویم باید بتواند حساب ها را تا آخرین سطح ببندد. اگر برنامۀ شما از مکانیزم حساب های تفصیلی شناور استفاده می کند، بسیار مهم است که در ثبت های اتوماتیک پایان دوره، حساب های شناور نیز گنجانده شوند، و در غیر این صورت ماندۀ آنها به درستی به دورۀ مالی بعد منتقل نخواهد شد و مجبور خواهید بود، کلی عملیات دستی انجام دهید که به هیچ وجه مطلوب نیست.
تا این جای کار در مورد ثبت های پایان دوره و عملیات اختتامیه به صورت اتوماتیک سخن راندیم. توجه داشته باشید که همان طور که عملیات اتوماتیک در پایان دوره حائز اهمیت است، در ابتدای دوره نیز این عملیات بسیار مهم است. نرم افزار حسابداری تحت وب شما باید قادر باشد تا کلیۀ سرفصل های مالی، مراکز هزینه، پروژه ها، حساب های تفصیلی شناور (در صورت وجود در برنامه) را به دورۀ مالی بعد منتقل کند. همچنین باید قادر باشد سند افتتاحیۀ هر دوره را به صورت اتوماتیک از روی سند اختتامیۀ دورۀ مالی قبل ثبت کند. در اینجا می خواهم تأکید کنم به هیچ وجه عملیات اتوماتیک ابتدای دوره و انتهای دوره را دست کم نگیرید. معمولاً در شرکت های کوچک و متوسط تعداد آرتیکل های یک سند افتتاحیه و همچنین اختتامیه، دست کم به چند هزار آرتیکل می رسد. اگر بنا باشد این کار را دستی انجام دهید، صرفنظر از اینکه مجبور خواهید بود ساعت ها روی آن وقت بگزارید، امکان خطا و اشتباهات سهوی در آن نیز فراوان خواهد بود. مخصوصاً این که از روی تجربه می دانم که حسابدارها عمدتاً مرد دقیقۀ نود هستند و همه چیز را به تأخیر می اندازند. در حالی که یک نرم افزار حسابداری تحت وب خوب می تواند کل این عملیات ها را نهایتاً ظرف چند دقیقه، آن هم با دقت بالا برای شما انجام دهد.
در پایان این مقاله مایلم لینک های آموزشی زیر از فرادرس را با شما به اشتراک بگذارم.
دسته بندی مطالب خوش آموز
نمایش دیدگاه ها (0 دیدگاه)
دیدگاه خود را ثبت کنید: