خوش آموز درخت تو گر بار دانش بگیرد، به زیر آوری چرخ نیلوفری را


آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل — همراه با نکات کاربردی + مثال

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل — همراه با نکات کاربردی + مثال
امروز قصد داریم به آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل بپردازیم. اما قبل از آن می خواهم یک ذهنیتی نسبت به کل قضیه به شما بدهم. برخی مهارت هایی که ما یاد می گیریم به صورت موردی قابل استفاده اند و متعاقب آن به سادگی قابل آموزش به سایرین نیز می باشند. برخی مهارت های دیگر هم هستند که موردی نیستند و به صورت ترکیبی می باشند. به عنوان مثال اگر بنا باشد در مورد چگونگی جمع زدن مقادیر بازه ای از سلول ها در اکسل آموزشی را به شما ارائه کنم به سادگی می توانم شما را با تابع SUM و پارامترها و کارکرد آن آشنا سازم. اما در مورد داشبورد مدیریتی، قضیه به طور کل متفاوت است و در واقع داشبورد مدیریتی ترکیبی از مهارت های مختلف اکسلی و علاوه بر آن مهارت های خارج از اکسل است که بسته به نوع کسب و کار نیز متفاوت می باشند. به عنوان مثال اگر بنا باشد داشبورد مدیریتی شما برای تجزیۀ کلی فروش یک مجموعۀ خاص مورد استفاده قرار گیرد، بسته به اینکه آن مجموعه بازرگانی است یا خدماتی، ممکن است داشبورد شما متفاوت باشد، همچنین بسته به نوع محصول، بزرگی یا کوچکی آن مجموعه، موارد حائز اهمیت از دید آن مجموعه و موارد دیگری از این قبیل که در حیطۀ آن کسب و کار خاص کاربرد و معنا دارد، داشبورد شما متفاوت خواهد بود. حتی گاهی اوقات مجبور می شوید یک سری دانش های کلی دیگر را نیز بیاموزید. به عنوان مثال اگر از شما بخواهند که یک داشبورد مدیریتی برای ردیابی KPI یک عملکرد خاص در یک سازمان بسازید، علاوه بر مهارت های اکسلی، و علاوه بر دانستن دست کم، کمینه چیزهای ضروری در مورد آن کسب و کار، ابتدا باید بدانید KPI چیست، تا سپس بتوانید یک داشبورد مدیریتی برای این مورد خاص بسازید. با این مقدمه به ادامۀ آموزش می پردازیم.

همانطور که اشاره کردیم، بخشی از مهارت های ایجاد داشبورد مدیریتی در اکسل، به توانایی های شما در اکسل باز می گردد. در همین راستا به شما پیشنهاد می کنم به کمک آموزش اکسل Microsoft Office Excel 2016 سطح دانشتان در ارتباط با اکسل را ارتقاء بخشید.


مقدمات ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل


ابتدا بیاییم ببینیم داشبورد مدیریتی در اکسل چیست؟ البته بهتر بود به جای اینکه می پرسیدیم، داشبورد مدیریتی در اکسل چیست، به طور کل مطرح می ساختیم که داشبورد مدیریتی چیست. چرا که اکسل تنها نرم افزاری نیست که به کمک آن می توان داشبوردهای مدیریتی ساخت. شما می توانید به کمک ابزارهایی که به BI شهرت دارند، همچون Microsoft Power BI و ClicData و ... داشبوردهای مدیریتی بسازید. با این حال چون در آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل به صورت خاص به اکسل می پردازیم، فعلاً با سایر نرم افزارهای مشابه کاری نداریم. تصویر زیر یک داشبورد مدیریتی در اکسل را به شما نشان می دهد. ساده ترین تعریفی که می توانیم از داشبورد مدیریتی در اکسل ارائه دهیم این تصویر است.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

در نگاه اول، در تصویر بالا چیزی جز مقداری داده و نمودار جلب توجه نمی کند. بله درست حدس زده اید، اساساً داشبورد مدیریتی خارج از این هم نیست. هدف از داشبورد مدیریتی اینست که تصویری کلی از یک موضوع خاص و مهم در کسب و کار را نمایان کند و دیدی کلی برای تصمیم گیری های کلان به مدیریت آن کسب و کار بدهد. البته می توان داشبوردهای مدیریتی مختلف با اهداف متفاوتی برای بخش های مختلف سازمان و برای مدیران مختلف ارائه کرد. اما ویژگی مشترک تمامی آنها اینست که تصویری کلی از داده ها را به شما ارائه می دهند. برای درک اهمیت داشبورد، بیاییم نگاهی به داده هایی که داشبورد مدیریتی بالا از روی آن ایجاد شده اند بیندازیم.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

در تصویر بالا بخشی از داده هایی را می بینید که تعداد رکوردهایشان از یکصد هزار رکورد بیشتر است. با بالا و پایین کردن این رکوردها در اکسل متوجه می شوید که فقط پیمایش آنها به صورت سریع و مرور کلی آن ها ممکن است، چندین دقیقه طول بکشد. اما این تمام ماجرا نیست. همین داده هایی که برای شما گنگ و نامفهوم و بی معنا هستند، در بسیاری از مواقع در همین قالب اکسلی هم در اختیار شما قرار داده نمی شوند. معمولاً این داده ها در دیتابیس های مختلف و با فرمت های مختلف وجود دارند که قبل از شروع ساخت داشبورد مدیریتی ابتدا باید آن داده ها را با مهارت هایی که دارید از فرمت های مختلف به فرمت اکسل در بیاورید. سپس آن ها را پالایش کنید و داده های زائدشان را حذف کنید و حتی گاهی اوقات مجبور می شوید روی برخی از داده های موجود پردازش های اولیه ای را هم صورت دهید تا برای ایجاد داشبورد مدیریتی مناسب گردند.

در تکمیل آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل می توانید از آموزش زیر که در فرادرس انتشار یافته است، نیز استفاده کنید.


مراحل مهم ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل


در بخش پیشین آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل، تصویر یک داشبورد مدیریتی را به شما نشان دادیم. همچنین تصویری از داده هایی که منبع دادۀ آن داشبورد مدیریتی بودند را نیز دیدید. حالا سؤال اساسی اینست که کار اصلی ما چیست و چگونه باید در اکسل داشبورد مدیریتی بسازیم. در قدم اول باید کاملاً متوجه شوید که مدیریت شما به چه اطلاعاتی برای تصمیم گیری اش نیاز دارد. فرض می کنیم که با بررسی متوجه شده ایم که داده هایی که در تصویر بالا دیده ایم، داده های خام مورد نیاز مدیریت می باشند و به کمک آن ها می توانیم پاسخ هایی به مدیریت دهیم که تصویر کلی کار را و البته جزییات مهم را ببیند. در قدم بعدی این داده ها را به فرمت اکسل در می آوریم. به عنوان مثال اگر داده های ما در فرمت csv یا txt یا هر فرمت دیگری باشند، به کمک ابزارهای ورود داده به اکسل، یا سایر ابزارهای احتمالی، داده ها را به فرمت اکسل در می آوریم. در ادامه این داده ها را پالایش می کنیم تا به اطلاعات یک دستی برسیم که در شکل tabular (سازمان دهی شده در سطرها و ستون ها) در اکسل نمایش دهیم.

در ادامه اولین کاری که می کنیم باید این باشد که این داده های tabular را به یک table (جدول) در اکسل تبدیل کنیم. دلیل این مسئله اینست که جدول های اکسل ویژگی های بسیار مهمی دارند که کار را برای ما ساده تر می کنند. به عنوان مثال وقتی که داده های tabular در اکسل را به جدول تبدیل می کنید، با اضافه شدن رکورد یا رکوردهایی به انتهای داده ها، به صورت اتوماتیک کلیۀ آیتم های دیگری که از روی آن جدول ساخته اید نیز بروز رسانی می شوند. یا فرمول هایی که بر روی آن جدول نوشته اید نیز بروز رسانی می گردند. البته مهم تر از همه اینست که در جدول ها اشاره به داده ها به جای اشاره به بازه های سلولی همچون \(\text{A1:D6200}\) به صورت اشاره با نام ستون می باشد و کار بسیار راحت تر و مدیریتش بسیار ساده تر می شود. بعد از تبدیل داده ها به جدول، چیزی شبیه تصویر زیر را در اختیار خواهید داشت.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

یکی از مهم ترین اجزاء تشکیل دهندۀ داشبوردهای مدیریتی در اکسل، نمودارها می باشند، در همین راستا آموزش نمودارها و تکنیک های رسم آن در داشبوردهای مدیریتی اکسل می توان به شما کمک فراوانی کند.


ساخت اجزاء داشبورد مدیریتی در اکسل


تا این جای آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل، نکات مهمی را آموخته اید و دست کم می دانید باید کار را از کجا شروع کنید و در ادامه چگونه پیش ببرید. در این مرحله به اجزاء داشبوردهای مدیریتی می پردازم. این که دقیقاً از چه اجزائی باید در داشبورد استفاده کنید یا از کدام توابع خاص اکسل بهره بگیرید، هیچ تعریف خاصی ندارد. همه چیز بسته به خودتان و میزان تسلط تان بر اکسل، متغیر است. اما از روی تجربه می گویم که معمولاً از pivot table و chart و conditional formatting در طراحی داشبوردها زیاد استفاده می گردد. البته از توابع مختلف اکسل، بسته به نیاز کاری نیز فراوان استفاده می شود. من خودم در بسیاری از مواقع از توابع SUMPRODUCT یا ترکیب توابع index و match یا در مواقعی از تابع IFERROR در طراحی داشبوردهایم استفاده می کنم. البته برای ساخت عناوین داینامیک از تابع TEXT نیز زیاد بهره می برم. البته این ها هم هیچ تعریف ثابتی ندارند و بسته به نیاز کار، متفاوت می باشند. در داشبوردی که پیشتر در همین مقاله تصویرش را دیدید، چندین نمودار مختلف وجود داشت. برای اینکه درکی از چگونگی پیاده سازی پیدا کنید، مراحل یکی از آن ها را با هم مرور می کنیم. برای این منظور ابتدا یک پیووت تیبل از روی داده های اصلی می سازم و آن را در یک تب جدید در اکسل قرار می دهم.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

سپس بسته به نیاز من در این داشبورد خاص، داده هایم را بر اساس تاریخ سال و ماه در پیووت تیبل دسته بندی می کنم و ستون هایی از مقادیر فروش را در قسمت Values از پیووت تیبل اضافه می کنم تا جمع مقادیر آنها به تفکیک آن دسته بندی های تاریخ را ببینم. صد البته که شما هم بسته به نیاز خودتان در این مرحله داده هایتان را به شکل متفاوتی دسته بندی خواهید کرد.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

در ادامه به کمک دستور pivotChart در اکسل، از روی این پیووت تیبل ساخته شده، نموداری را می سازم. اینکه اجزاء این نمودار را چگونه قالب بندی می کنید و اینکه آیا عنوان داشته باشید یا خیر، Legend داشته باشد یا خیر، رنگ بندی آن، نوع نمودار مورد استفاده، و ... همه چیز بستگی به شما و کارتان دارد. در این جا ترجیح من بر این بوده است که با یک Line Chart داده های پیووت تیبل را به تصویر بکشم. در این جا داده های من به زبان انگلیسی است و در مورد فرمت دهی به مقادیر، کار کمتری را انجام دادم. اگر داده های شما به زبان فارسی باشد، ممکن است در هر مرحله بر روی Format مقادیر مجبور به صرف وقت کافی شوید تا خروجی داشبورد در شکیل ترین حالت ممکن باشد.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

بدون شک، یکی از امکانات قدرتمند اکسل، قدرت مانور آن در توابع و فرمول نویسی می باشد. از آنجا که میزان تسلط شما بر این بخش از اکسل، بسیار حائز اهمیت می باشد، توصیه می کنم آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل Excel را از دست ندهید.


بعد از این که این بخش از داشبورد شما، البته در برگه ای جداگانه در اکسل، آماده شد، می توانید آن را به برگه ای که قصد داریم داشبورد در آن جا قرار گیرد منتقل کنید. از cut و paste برای این منظور استفاده کنید.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

با ادامۀ این فرآیند و ایجاد پیووت تیبل های مختلف که هر کدام نمای متفاوتی از داده های شما را نمایش می دهند، و بصری ساختن آن ها می توانید اجزاء داشبوردتان را در برگه های جداگانه ای طراحی کنید و تک تک به برگۀ داشبورد منتقل کنید. در پایان هم آن ها را با سلیقۀ خودتان بچینید. طبیعتاً چینش و سازمان دهی عناصر داشبورد به سلیقۀ شما بستگی دارد.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

البته فراموش نکنید که همۀ اجزاء داشبورد، متشکل از پیووت تیبل و چارت نیستند. گاهی در داشبورد نیاز می شود که داده هایی به صورت خطی و توصیفی باشند. به عنوان مثال در این داشبورد، ما داده های مربوط به فروش هر استان را به صورت خطی نشان داده ایم و از نمودار استفاده نکرده ایم. البته در این مورد هم از یک پیووت تیبل واسط استفاده کرده ایم، اما خروجی آن را با کمک توابع در نمای جدول نشان داده ایم و از گراف استفاده نکرده ایم. در این قسمت از تابع if یا سایر توابع نیز استفاده کرده ایم. البته این توابع بخشی از آموزش کلی داشبورد مدیریتی نیستند و صرفاً به این دلیل اشاره کردم که شما محدود به موارد خاصی برای ایجاد داشبورد نیستید و دست شما کاملاً باز است تا هر آن چه را که در اکسل وجود دارد، بکار گیرید. به عنوان مثال ما داده های فروش تفکیکی استان ها را به کمک conditional formatting در اکسل، زیباتر ساخته ایم، تا در یک نگاه نیز پر فروش ترین و کم فروش ترین قابل شناسایی باشند و نیازی به دقیق شدن در مبالغ نباشد. ضمن این که چون مبالغ هم آمده اند، مدیریت در صورت تمایل با دقت بیشتر می تواند، رقم های دقیق فروش هر استان را نیز دریابد.

آموزش داشبورد مدیریتی در اکسل

در پایان این مقاله، مایلم منابع آموزشی زیر را با شما به اشتراک بگذارم.



دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید:

انتخاب تصویر ویرایش حذف
توجه! حداکثر حجم مجاز برای تصویر 500 کیلوبایت می باشد.

لطفا پیش از ارسال دیدگاه ، به نکات زیر توجه فرمایید :

- از نوشتن دیدگاه های غیر مرتبط با پست جدا خودداری کنید. دیدگاه ها و سوالات متفرقۀ خود را می توانید در تالارهای گفتمان خوش آموز مطرح نمایید.
- لطفاً دیدگاه های خود را با حروف فارسی تایپ کنید، دیدگاه های فینگیلیش تایید نمی شوند.
- قبل از ارسال دیدگاه حتما متن پست و نظرات سایر دوستان را بخوانید . نظرات اسپم و تکراری تایید نخواهند شد.
- نظر شما ممکن است بدون پاسخ تایید شوند که در این صورت باید منتظر پاسخ از سوی دیگر کاربران باشید .
- لطفا انتقادات و پیشنهادات و همچنین درخواست های خود را از طریق ایمیل khoshamoz[at].hotmail.com ارسال نمایید
- چرا آموزش های سایت خوش آموز در قالب فایل pdf به صورت یکجا ارائه نمی شوند؟
- چرا برخی پرسش های کاربران پاسخ داده نمی شوند؟

آموزش های رایگان خوش آموز