خوش آموز درخت تو گر بار دانش بگیرد، به زیر آوری چرخ نیلوفری را


گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟

گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟
برای اینکه بخواهیم برای محل کار خود، شرکت ها و سازمان های مختلف گزارش مناسب و کاملی ارایه کنیم نیاز به ابزارهای مناسب اینکار داریم. گزارش گیری یکی از کارهای روزمره و فصلی در هر مجموعه ای است که با آن نتیجه کارهای انجام شده را به همکاران ارشد خود تحویل می دهیم. گزارش گیری در msp از طریق یک نرم افزار حرفه ای و کاربردی از مجموعه برنامه های آفیس است که افراد می توانند با استفاده از نرم افزار Microsoft Project به صورت گرافیکی و جزییات کامل گزارش های پویا و جذابی را ارایه دهند. هر کارمندی که بتواند شیوه نمایش گزارش خود را به صورت یکپارچه و همراه با اشیاء گرافیکی و آمار و نمودارها ارایه کند ارزش گزارش خود را ارتقا خواهد داد. در ادامه می خواهیم شما را با آموزش گزارش گیری در نرم افزار Microsoft Project آشنا کنیم و شیوه گزارش گرفتن در این برنامه را به شما بیاموزیم.

ویژگی های مهم یک گزارش جامع چیست؟

قبل از هر چیز ابتدا باید بدانیم که چه نوع گزارش و با چه ویژگی هایی برای ما مناسب است و اساسا ویژگی های یک گزارش کامل چیست؟
گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟

در ادامه به شرح برخی از این ویژگی ها می پردازیم :

کنترل کردن پروژه : ابتدا اینکه در هر پروژه ای بسته به نوع آن هر کسی با وظیفه های مشخصی که دارد نیازهای متفاوتی هم خواهد داشت، کلیه افراد از مدیران بالا رده تا کسانی که در یک شرکت سرمایه گذاری کرده اند به تمامی فاکتورهای اطلاعاتی نیاز دارند.

یک گزارش کاملی گزارشی است که بتواند به مدیران ارشد نمای کلی خوبی بدهد تا نظارت های بالادستی به خوبی تمام جوانب را در نظر بگیرند و هم اینکه تمام کسانی که بر روی پروژه های یک شرکت و مجموعه آن سرمایه گذاری کرده اند بدانند سرمایه خود را در چه راهی هزینه کرده اند.

بررسی کردن عملکرد ‌: با داشتن مجموعه گزارش های کامل از یک فرآیند می توانیم در انجام بهتر فعالیت های یک تیم نظارت داشته باشیم که این امر می تواند برای هر سطحی که تصمیم گیری در آن انجام می شود یک قابلیت مهم برشمرده می شود.

داشتن ارتباط موثر : وقتی یک گزارش را ارایه می کنیم می توانیم شیوه مدیریت یک پروژه را راهبری کنیم و وسیله ای جهت ارایه اطلاعات مابین کارمندان و مدیران خواهیم داشت که البته مدیران می توانند از گزارش های بدست آمده ارتباط خوبی جهت جذب سرمایه گذاری ایجاد کنند.

بررسی نرم افزار ساخت گزارش با Microsoft Project

نرم افزار msp به کسانی که با آن کار می کنند اجازه خواهد داد تا تمامی مراحل فرآیند پروژه را با استفاده از یک تصویر ذهنی از پروژه مورد نظر خود در آینده مرور کرده و شیوه انجام آن را مشاهده کنند. همانطور که گفته شد گزارش گیری در msp از جمله کاربردهای مهم این نرم افزار است که می تواند به افرادی که استفاده اصلی از این برنامه برای ایجاد گزارش دارند کمک شایانی کند. یکی از نرم افزارهایی که به طور خاص در مورد یک موضوع مشخص کار می کند نرم افزار MS Project‌ هست. این برنامه از سری محصولات غول نرم افزاری مایکروسافت است و از مجموعه ی برنامه های اداری آفیس می باشد.

از جمله ویژگی های مهم دیگر در نرم افزار msp که می توانیم به آن اشاره کنیم مربوط به قابلیت بروز شدن اطلاعات، گزارش گیری دوره ای و چاپ آنها می باشد که با کسب آموزش های فرادرس می توانید به خوبی به تمامی تنظیمات و بخش های مهم این نرم افزار آشنایی کامل پیدا کنید. کسانی که می خواهند مدیریت پروژه و فرآیندهای کاری خود را جهت تولید محصول نهایی به خوبی برنامه ریزی کنند می توانند از این نرم افزار استفاده کنند.

مشخصا از مزیت های اصلی نرم افزار msp این است که می توانیم از ویژگی های جالب گرافیکی در آن استفاده کنیم، این ابزارها به ما کمک خواهد کرد تا نگاه دقیق و موشکافانه ای به شروع و پایان پروژه، زمان انجام فرآیندها، شیوه اجرا، تحویل آن به مشتری و پایان بردن تمامی مراحل پروژه داشته باشیم و تمامی این موارد را به خوبی پیش بینی کنیم.

روش گزارش گیری در MSP

در ادامه این مطلب می خواهیم به صورت تصویری شیوه گزارش گیری در msp را به شما آموزش دهیم. کارمندان و کاربران می توانند با بهره بردن از نرم افزار MS Project گزارش های گرافیکی و جذابی از هر نوع اطلاعات که به عنوان ورودی به این نرم افزار داده می شود تهیه کنند و با ابزارهای موجود در آن براحتی آنها را سفارشی سازی کرده و منتشر کنند. همچنین نرم افزار گزارش گیری Project بدون نیاز به هیچ برنامه ی کمکی می تواند تمامی قابلیت های خود را به علاقمندان عرضه کند.

نکته : ذکر این نکته مهم هست که وقتی گزارشی را بسازیم و بعد از آن بخواهیم تغییرات کوچکی در آن بدهیم، اطلاعات موجود در گزارش به صورت خودکار تغییر خواهند کرد و بروز می شوند. در ادامه به صورت آموزش تصویری روش تهیه یک گزارش در نرم افزار MS Project را مشاهده می کنیم. برای شروع ایجاد گزارش، ابتدا باید به سراغ سربرگ Report در این برنامه می رویم و سپس در بخش Viewreports بر روی گزینه ی New Report‌ کلیک کرده تا کادر مشخص شده در تصویر زیر نمایش داده شود.
گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟

توضیحات مربوط به گزینه ی New Report شامل موارد زیر است :

Blank : جهت ایجاد یک گزارش ساده و بدون هیچ ابزاری می توانیم این گزینه را انتخاب کنیم.

Chart : جهت تهیه گزارش های آماری و همراه با نمودار که با چارت باشد این گزینه را انتخاب می کنیم.

Table : جهت ساخت گزارشی که نیاز به یک محتوای دارای جدول باشد باید این گزینه را انتخاب کنیم.

Comparison : آخرین گزینه را می توان تجمیع 2 گزینه ی قبلی دانست که گزارشی همراه با جدول و نمودار خواهد بود.

در صورتی که بر روی گزینه ی اول یعنی Blank کلیک کنید مطابق تصویر زیر یک کادر جهت وارد کردن نام گزارش باز خواهد شد که در این قسمت نام را درج می کنیم، مثلا عبارت Report.
گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟
سپس بعد از وارد کردن نام گزارش با تصویر زیر مواجه می شویم که یک فضای خالی در اختیارمان قرار داده می شود که می توانیم تمامی ابزارهای مورد نیاز برای ایجاد گزارش را در سربرگ Report Tools انتخاب کنیم و سپس در محیط طراحی Design می توانیم به طراحی فضای گرافیکی گزارش اقدام کنیم.
گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟

نکته : همانطور که در تصویر فوق مشخص است می توان عنوان گزارشی که در ابتدا وارد کرده ایم را مجددا تغییر دهیم.

جهت درج هر ابزاری در محیط گزارش کافی است که در سربرگ Design هر کدام از گزینه ها را کلیک کنیم تا تنظیمات مربوط به آن فعال شوند. اگر بخواهیم برای گزارش گیری در msp یک نمودار را انتخاب کنیم که یکی از مهمتری ابزارهای مورد نیاز در یک گزارش است، باید بر روی گزینه ی Chart کلیک کنیم. سپس جهت تغییر نوع نمایش نمودار و تغییر محتوای متنی بر روی نمودار باید در بخش فعال شده با نام Table Tools بر روی سربرگ های با نام Design جهت تغییرات ظاهری و سربرگ Layout جهت تغییرات محتوایی مراجعه کنیم. در سربرگ Design مربوط به یک Chart گزینه هایی مانند تنظیمات فونت، رنگ بندی، تغییر نوع نمودار، تنظیم صفحه و ... قابل مشاهده است.
گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟
برای اینکه بتوانید هر کدام از ابزارهای موجود در نرم افزار MS Project را فعال کنید براحتی می توانید با انتخاب آن ابزار و تغییرات ظاهری و محتوایی آن، نمای جذاب و جدیدی به گزارش خود داده و شیوه نمایش آن را تغییر دهید.

روش تغییر در نمای گزارش گیری در MSP

پس از اینکه ابزارهای مورد نظر را برای گزارش خود در محیط آن اضافه کردیم نوبت به تغییرات ظاهری در نمای گزارش رسیده است که می توان به طور مثال تصاویر خود را مطابق با نوع گزارش اضافه کنیم. جهت وارد کردن عکس در این محیط کافی است تا بر روی گزینه ی Reports Tools Design‌ کلیک کنیم و سپس در سربرگ فعال شده ی Design و در بخش Insert گزینه ی Images را انتخاب کنیم.
گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟

توجه داشته باشید که هرگاه یکی از گزینه های موجود در بخش Insert‌ را به گزارش خود اضافه کنیم، سربرگ Design متفاوتی فعال خواهد شد تا بتوانیم تمامی تغییرات مربوط به آن گزینه را ویرایش کنیم.


معرفی بخش های سربرگ Design

در سربرگ Design که یکی از اصلی ترین بخش های نرم افزار MS Project برای گزارش گیری در msp‌ است، زیر مجموعه های مختلفی قرار دارد که بنا به استفاده مان می توانیم آن را به پروژه خود اضافه کنیم.

  • بخش Insert
مهمترین بخش در این سربرگ Insert‌ است که شامل 5 گزینه ی مهم است. این بخش برای افزودن عناصر اصلی و مهم به گزارش مورد استفاده قرار می گیرد، این عناصر شامل :

Image : جهت اضافه کردن تمامی تصاویر و عکس های مورد نیاز به گزارش خود می توانیم از این گزینه استفاده کنیم.

Shape : جهت افزودن انواع اشکال مرسوم و شکل های هندسی می توانیم بر روی این گزینه کلیک کنیم و از بین شکل های مورد مشاهده هر کدام را انتخاب کنیم.

Chart : همانطور که از اسم این گزینه مشخص است برای درج نمودار و انواع چارت به گزارش می توان بر روی این گزینه کلیک کنید و از بین نمودارهای نمایش داده بنا به سلیقه یکی را انتخاب کنید.

Table : اگر بخواهیم در محیط گزارش مان جدول هایی را ایجاد کنیم و محتوای خود را به صورت یک جدول عمودی و افقی اضافه کنیم می بایست بر روی این گزینه کلیک کنیم و سپس مقدار سطر و ستون را انتخاب کرده تا جدول در گزارش درج شود.

Text Box : جهت درج کادر نوشته های آماده و افزودن آنها به گزارش کافیست بر روی این گزینه کلیک کنیم و نوع کادر مورد نیاز را انتخاب و در محل مناسبی از فضای گزارش آن را بچسبانیم که اینکار با Drag&Drop به سادگی قابل انجام است.

حال که با گزینه های موجود در سربرگ Desgin آشنا شدیم باید به بخش جدیدی اشاره کنیم که بعد از انتخاب هر کدام از 5 گزینه ی فوق و موجود در بخش Insert‌، بخش جدیدی فعال می شود با نام Table Tools‌ که دارای 2 زیر مجموعه با نام های Desgin و Layout است.
گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟

این 2 زیر مجموعه برای طراحی و محتوای هر ابزاری کاربرد دارند و می توان عناصر را از طریق همین 2 بخش تغییر داد.

چطور گزارش های داخلی در MSP بسازیم؟

اگر بخواهیم مشخصات مربوط به یک پروژه را فقط در داخل برنامه مشاهده کنیم باید به سراغ ایجاد گزارش های داخلی برویم که در نرم افزار MS Project دارای چند حالت است. اول برای اینکه بتونیم گزارش های داخلی خود را در گزارش اصلی خود بسازیم باید در سربرگ Report و در بخش View Report بر روی گزینه های کشویی موجود در تصویر زیر کلیک کنیم :
گزارش گیری در msp — چطور با Microsoft Project گزارش بسازیم؟

  • Dashboards
  • Resources
  • Costs
  • In Progress
هر مورد از این 4 گزینه دارای لیست کشویی مخصوص به خود است که می توانیم بنا به سلیقه و نیاز خود یکی از آنها را انتخاب کنیم که در این مطلب به معرفی بخش های دسته ی اول یعنی Dashboards می پردازیم.

گزینه های بخش Dashboards

گزینه ی Burn down : با انتخاب اولین گزینه می توانیم دو نمودار به صورت خطی در دو سمت چپ و راست اضافه کنیم که یک نمودار شامل مقدار حقیقی و مقدار باقیمانده برحسب تعداد هر فعالیت در سمت راست و نمودار دیگر شامل مقدار حقیقی، مقدار باقیمانده برحسب مقدار کار در سمت چپ نمایش داده می شوند.

گزینه ی Cost overview : گزینه ی دوم در این بخش مربوط به موارد بانکی و مالی است که هزینه ی پروژه را نمایش می دهد، با استفاده از این گزینه و نمودارهای موجود در آن می توانیم تمامی هزینه های هر بخش از یک پروژه را به کارفرما و مدیران ارشد گزارش دهیم.

گزینه ی Project overview : سومین گزینه هم مربوط به زمان انجام یک پروژه است که در این بخش هم می توان با 2 نمودار جدولی و 2 نمودار میله ای، زمان انجام کار و پیشرفت آن را نمایش دهیم.

گزینه ی Upcoming Task : با انتخاب این گزینه می توان کار مربوط به برنامه ریزی و ساماندهی پروژه برای آینده را انجام داد.

گزینه ی Work overview : در این بخش می توانیم زمان کار باقیمانده و پیشرفت انجام پروژه را گزارش دهیم که در این گزینه نمودارهای خطی و میله ای مخصوص به اینکار قرار داده شده است.

گزینه ی More Views : در این گزینه می توانیم تمامی بخش های قابل مشاهده در بخش View Reports را مشاهده کنیم.

جمع بندی درباره گزارش گیری در MSP

در این مقاله سعی کردیم شما را با خصوصیات گزارش نویسی و نرم افزار منحصر بفرد مایکروسافت جهت ایجاد گزارش های با امکانات و گرافیکی آشنا کنیم. برحسب نوع پروژه و کار خود می توانید به هر شکلی گزارش گیری در msp را انجام دهید. شما میتوانید جهت دریافت آموزش های مورد نیاز و تسلط کافی برای کار با نرم افزار MS Project با آموزش های فرادرس به عنوان بزرگترین دانشگاه مجازی کشور شروع به یادگیری پروژه محور و گام به گام نمایید. تمامی آموزش های منتشر شده در فرادرس توسط متخصصین با تجربه فعال در آن زمینه تهیه و منتشر شده است.



نمایش دیدگاه ها (0 دیدگاه)

دیدگاه خود را ثبت کنید:

انتخاب تصویر ویرایش حذف
توجه! حداکثر حجم مجاز برای تصویر 500 کیلوبایت می باشد.


دسته بندی مطالب خوش آموز