اکسل یکی از برنامه‌های کاربردی مایکروسافت است که در زمینه‌های مختلف کاربرد دارد. یکی از کاربردهای بسیار مهم این نرم‌افزار مدیریت پروژه است. در صورت شناختی جزئی از اکسل به خوبی می‌توان دریافت که این نرم‌افزار تا چه اندازه مدیریت و انجام پروژه‌های مختلف را ساده‌تر می‌کند. قابلیت‌های اکسل سبب شده که استفاده از آن در زمینه برنامه‌نویسی و کنترل پروژه هر روز عمیق‌تر از دیروز باشد. اگر چه برای مدیریت پروژه می‌توان از برنامه‌های مختلفی استفاده کرد اما بی شک بهترین گزینه برای این کار اکسل خواهد بود. اگر شما نیز دوست دارید بیشتر در مورد مدیریت پروژه در اکسل بدانید قطعاً این مطلب می‌توان برای شما بسیار مفید باشد.

مدیریت پروژه در اکسل

منظور از مدیریت پروژه استفاده از یکسری از دانش‌ها، مهارت‌ها، تجربه‌ها و تکنیک‌های مدیریتی برای رسیدن به اهدافی از پیش تعیین شده در یک پروژه است. مدیران پروژه و نیز دیگر اعضا بایستی از طریق برنامه‌ریزی، هدف‌گذاری، تعریف فعالیت‌ها، تهیه برنامه زمان‌بندی، اولویت‌بندی، ارزیابی عملکردها، ارائه گزارش‌های وضعیت پروژه و نظارت بر روی روند پیشرفت پروژه بتوانند به بهترین نحو پروژه را کنترل کرده و پیش ببرند. در پروژه‌هایی که در سطح وسیع کار می‌کنند، تیمی متشکل از چند کارشناس وظیفه فعالیت‌های مرتبط با مدیریت و کنترل پروژه را بر عهده خواهند گرفت.

شغل مدیریت پروژه

مدیریت پروژه را می‌توان علمی همراه با مهارت و دقت بالا دانست. در این زمینه هنوز تعداد افراد متخصص زیاد نیست و به همین دلیل افرادی که در این زمینه مهارت بالایی داشته باشند به شانس بیشتری برای دستیابی به موقعیت شغلی بهتر و پردرآمدتر پیدا خواهند نمود. البته مهارت در مدیریت پروژه به افرادی که صاحب شرکتی کوچک هستند این امکان را خواهد داد تا خود مدیریت پروژه را به دست گرفته و در هزینه‌ها و نیز حقوق‌های قابل پرداخت صرفه‌جویی کنند.

افرادی که دارای شغل مدیریت پروژه هستند بایستی از منابع مختلف داده‌ها را استخراج کرده و در جایی کنار هم آورند. بعد از آن داده‌های مهم از داده‌های غیرضروری جدا شده و به یک داده باارزش تبدیل خواهد شد. در نهایت به کمک این داده‌های مفید استخراجی می‌توان به یک نتیجه مشخص رسید و از آنها به عنوان منابع پروژه بهره می‌برند. یکی از راه‌هایی که به افراد در زمینه مدیریت پروژه کمک می‌کند تا شانس بیشتری برای موفقیت داشته و پروژه خود را به بهترین شکل سامان دهند استفاده از ابزارهای مناسب است.

بهترین ابزارهای مدیریت پروژه

در یک پروژه سعی خواهد شد تا برای دستیابی به بهترین دستاوردها و نیز خروجی ممکن، از تکنیک‌های مدیریت و کنترل پروژه بهره گرفته شود. به‌کارگیری این تکنیک‌ها باعث شده کنترل فعالیت‌ها با دقت و سرعت بیشتری انجام شود. از مهم‌ترین و آشناترین تکنیک‌های مدیریت پروژه می‌توان به مسیر بحرانی، نمودار گانت، ساختار شکست کار، نمودار شبکه‌ای و مستندسازی اشاره نمود. در این بین برای تکمیل این تکنیک‌ها از برخی نرم‌افزارهای کامپیوتری و تحت وب بهره گرفته می‌شود. از بهترین ابزارهای مکمل در زمینه مدیریت و کنترل پروژه می‌توان موارد زیر را نام برد:

• پریماورا
  
• مایکروسافت پراجکت
  
• جیرا
  
• ترلو
  
• مایکروسافت اکسل
  

در بین این نرم‌افزارها، اکسل به دلیل برخورداری از ابزارهای متعدد و کاربردی و نیز در دسترس بودن این نرم‌افزار، می‌تواند بهترین گزینه برای مدیریت پروژه به شمار آید. این موضوع سبب شده بسیاری از مدیران اقدام به مدیریت پروژه در اکسل نمایند.

اکسل

در بین نرم‌افزارهای صفحه گسترده اکسل محبوب­ترین و معروف‌ترین گزینه به شمار می‌رود. این نرم‌افزار جهت انجام محاسبات ریاضی، رسم نمودار، تهیه جدول، و برنامه‌نویسی ماکرو قابل استفاده است. اکسل دارای چندین سلول است که می‌توان به هر سلول عدد، حرف، فرمول و ترکیبی از این موارد افزود. اغلب داده‌های ذخیره شده در فایل‌های اکسل، برای تحلیل یا مستندسازی اطلاعات استفاده می‌شوند. این نرم‌افزار که اغلب در زمینه حسابداری مورداستفاده قرار می‌گیرد یک انتخاب عالی برای کنترل و مدیریت پروژه محسوب می‌شود. نزدیک به 40 سال است که این نرم‌افزار در برنامه‌های تجاری و حسابداری جزو محبوب‌ترین گزینه‌هاست. برای همین به خوبی توانسته برتری خود را بر بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری و نیز مدیریت پروژه اثبات کند.

در صورتی که آشنایی کافی با نرم افزار اکسل ندارید پیشنهاد میکنم با مراجعه به لینک زیر مجموعه آموزش اکسل فرادرس را دریافت کنید. در این مجموعه آموزشی میتوانید هرآنچه در مورد کار با اکسل نیاز است بدانید را بیاموزید و به یک متخصص حرفه ای در زمینه کار با اکسل تبدیل شوید؛ برای دریافت این مجموعه آموزشی همین حالا روی لینک زیر کلیک کنید:

• مجموعه آموزش اکسل — کلیک کنید

قابلیت ­های نرم ­افزار اکسل

در زمینه جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها، اکسل دارای بیشترین ابزارها و قابلیت‌هاست. تعداد بالای قابلیت‌های این برنامه باعث شده که معرفی تک به تک آنها بسیار زمان‌بر باشد. اما به طور کلی می‌توان قابلیت‌های اکسل را به صورت زیر دسته‌بندی کرد:

• رسم نمودار
  
• تحلیل مالی
  
• مدیریت داده
  
• ورود داده
  
• مدل‌سازی مالی
  
• مدیریت وظایف
  
• مدیریت زمان
  
• حسابداری
  
• مدیریت ارتباط با مشتری
  
• مدیریت برخی فعالیت‌های مرتبط با سازمان‌دهی و مرتب‌سازی
  

مزایای انتخاب اکسل برای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در اکسل دارای مزایای بسیاری است که در ادامه به برخی از آنها اشاره خواهیم نمود:

• اکسل این امکان را به افراد خواهد داد تا یک شرکت کوچک تا متوسط را بدون صرف هزینه اضافی برای تهیه پلتفرم‌های مدیریت پروژه بزرگ، مدیریت کنند.
  
• اکسل دارای کاربری ساده‌ای است و کار کردن با آن در مقایسه با دیگر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بسیار آسان‌تر است. این نرم‌افزار به دور از پیچیدگی‌های دیگر نرم‌افزارهاست و امکان افزودن اطلاعات و نیز نظارت بر آنها در اکسل بسیار ساده می‌باشد.
  
• اکسل یک گزینه مقرون به صرفه برای افرادی است که قصد داشته هزینه‌های شرکت را به حداقل رسانده و به سود بیشتری دست پیدا کنند. این نرم‌افزار در مقایسه با دیگر نمونه‌ها، بسیار ارزان است و همچنین چندمنظوره بودن آن سبب شده نیازهای مختلف مجموعه را پوشش دهد.
  

5 کاربرد مهم اکسل در مدیریت پروژه

برنامه‌ریزی و ترسیم نمودار خط زمانی، تهیه فهرست فعالیت‌ها، کنترل و تهیه گزارش‌های مدیریت پروژه، محاسبات مالی و بودجه‌بندی از فعالیت‌هایی هستند که به کمک اکسل می‌توان در مدیریت یک پروژه انجام داد. اکسل به واسطه برخورداری از قابلیت‌هایی کارآمد در زمینه مدیریت پروژه (خواه یک پروژه کوچک باشد و خواه پروژه‌های بزرگ‌تر) بسیار کاربردی است. در ادامه بیشتر با کاربردهای اکسل در مدیریت پروژه آشنا خواهیم شد.

• مجموعه آموزش مدیریت و کنترل پروژه — کلیک کنید

برنامه ­ریزی پروژه در اکسل

در مدیریت پروژه در اکسل می‌توان برنامه‌ریزی را مهم‌ترین بخش به شمار آورد. در این مرحله می‌توان به خوبی اهداف پروژه را تعیین کرد. اکسل این امکان را به مدیران پروژه خواهد داد تا با استفاده از ابزار مناسب، برای پروژه برنامه‌ریزی نموده، برای نمایش خط زمانی فعالیت‌ها نمودارهای بصری رسم کنند و همچنین فازهای پروژه را تعیین کرده و برنامه زمان‌بندی تهیه نمایند. در رابطه با روش‌های مدیریت پروژه در اکسل، برنامه‌ریزی توسط نمودار گانت بسیار رایج است. این نمودار به خوبی نشان‌دهنده بازه زمانی انجام فعالیت‌ها، نقطه شروع و نقطه پایان است. اگر چه ممکن است نمودارهای خط زمانی و برنامه زمان‌بندی ایجاد شده توسط اکسل، ظاهر ساده‌ای داشته باشند اما به خوبی می‌توان به کمک آنها از نمایش نقطه شروع و پایان فعالیت فرا رفت و به عنوان مثال درصد پیشرفت واقعی هر فعالیت را نشان داد.

بودجه­ بندی پروژه در اکسل

از دیگر موارد مهم در مدیریت پروژه در اکسل، تعیین بودجه برای فعالیت‌هایی است که در راستای تحقق هدف باید انجام شوند. در زمینه انجام محاسبات عددی، اکسل یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهاست. به کمک ابزارهای محاسباتی این نرم‌افزار می‌توان هزینه‌های مصرفی را کنترل نمود و به خوبی بودجه‌بندی پروژه را انجام داد.

فهرست­ بندی فعالیت ­ها و مدیریت وظایف در اکسل

در یک پروژه نیاز است که فهرستی دقیق از تمامی فعالیت‌ها و وظایف تهیه شود. با مدیریت پروژه در اکسل به راحتی می‌توان این کار را انجام داد. تهیه فهرست کمک می‌کند تا افراد به خوبی از روند پیشرفت پروژه آگاهی داشته و فعالیت‌های روزانه پروژه را به بهترین شکل مدیریت نمود.

کنترل و پیگیری پروژه

پیگیری پروژه در واقع از روش‌های مدیریتی موثری است که برای کنترل روند اجرای فعالیت‌ها کاربرد دارد. وقتی که یک پروژه وارد فاز اجرایی خود می‌شود بایستی به شکلی مؤثر و صحیح، روند پیشرفت فعالیت‌ها پیگیری شده و همچنین با ابزاری مناسب پیشرفت واقعی با برنامه و مدیریت موانع احتمالی مقایسه شود. اکسل در این رابطه نیز بهترین امکانات را در اختیار عوامل مدیریت پروژه قرار خواهد داد. با استفاده از ابزارهای اکسل به خوبی می‌توان درصد پیشرفت پروژه را محاسبه کرد و همچنین هزینه‌ها، منابع و دیگر داده‌های مهم بررسی نمود. به کمک نمودارهای اکسل، می‌توان داده‌ها را تصویری و کاملاً ملموس مشاهده کرد.

گزارش­ گیری از مدیریت پروژه در اکسل

با استفاده از اکسل می‌توان به آسانی از مدیریت و روند اجرای پروژه، گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و... تهیه کرد. از آن جایی که در اکسل می‌توان داده‌های بسیاری را ذخیره کرد، شما این امکان را داشته تا با گزارش‌هایی که در بازه‌های زمانی مشخص تهیه می‌کنید در نهایت یک پایگاه داده جامع داشته باشید. از این پایگاه داده می‌توان گزارش‌های وضعیت و عملکرد ایجاد نمود. از طرفی اکسل این امکان را خواهد داد تا از طریق فرمول نویسی، به طور خودکار اطلاعات موردنیاز برای هر گزارش را به دست آورید. تهیه گزارش کمک می‌کند تا به یک نمای کلی از پروژه دست پیدا کرده و کنترل بیشتری بر روی آن داشته باشید.

• آموزش ترفندهای کاربردی در اکسل Excel

قالب­ های آماده برای مدیریت پروژه در اکسل

یکی دیگر از ویژگی‌های اکسل که باعث شده به گزینه‌های بسیار عالی برای مدیریت پروژه محسوب شود وجود قالب‌های آماده در این نرم‌افزار است. اکسل برای کاربری‌های مختلف دارای قالب‌های آماده متعددی می‌باشد. به کمک این قالب‌ها می‌توان سریع‌تر و ساده‌تر ساختار داده‌ها را طراحی و ایجاد نمود. در زمینه مدیریت و کنترل پروژه نیز اکسل به واسطه قالب‌های متنوعی که داشته کمک می‌کند تا کارها بسیار آسان‌تر انجام شوند. البته به منظور دسترسی به بیشتر قالب‌های آماده اکسل نیاز به اتصال به اینترنت می‌باشد. اما حجم پایین این قالب‌ها در استفاده‌های بعدی شما را از اتصال به اینترنت بی‌نیاز خواهد ساخت.

اهمیت آموزش مدیریت پروژه در اکسل

اگر شما نیز دوست دارید مدیریت پروژه خود را به دست گرفته و برای شرکت خود بهترین برنامه‌ریزی را داشته باشید اکسل قطعاً می‌تواند در این راه برای شما بهترین یار باشد. ولی برای آن که در سریعی‌ترین زمان ممکن به خوبی بتوانید به نحوه کنترل پروژه در اکسل مسلط شوید نیاز است که آموزش ببینید. احتمالاً شما نیز دوست ندارید با روش آزمون و خطا پیش رفته و بر سر پروژه خود ریسک کنید. برای همین بهترین گزینه استفاده از یک آموزش کامل و جامع در زمینه مدیریت پروژه در اکسل است. این کار به شما کمک می‌کند تا در کمترین زمان ممکن به همه نکات ریز و درشت مدیریت پروژه در اکسل آگاه شوید. یادگیری مدیریت پروژه در اکسل همچنین می‌تواند فرصت‌های شغلی خوبی را برای شما فراهم کند.

دوره آموزشی مدیریت پروژه در اکسل

یک دوره آموزشی خوب می‌تواند بهترین گزینه برای یادگیری قلق‌های نحوه کنترل و مدیریت یک پروژه در محیط اکسل باشد. پیش از این نیز گفتیم یک آموزش جامع می‌تواند شما را در این مسیر خیلی سریع به جلو حرکت دهد. چرا که شما بدون فاصله گرفتن از مسیر می­توانید در سریع‌ترین زمان ممکن یاد بگیرید که چگونه به خوبی برای پروژه خود بهترین نظارت و مدیریت را داشته باشید. البته در این زمینه بایستی از یک دوره حرف‌های و مطمئن استفاده نمود. دوره‌ای که صرفاً وقت و هزینه شما را اتلاف نکند و تمامی آن چه که از یک دوره حرفه‌ای در زمینه مدیریت و کنترل پروژه در اکسل انتظار دارید را در اختیار شما قرار دهد.

این روزها دوره‌های مجازی می‌توانند بهترین گزینه برای یادگیری هر چه سریع‌تر یک مهارت به شمار آیند. چرا که شما می‌توانید بدون محدودیت زمانی و مکانی آموزش ببینید و این کیفیت آموزش را بسیار بالا خواهد برد. از طرفی دوره‌های مجازی دارای مناسب‌ترین قیمت هستند. از این رو شما با صرف کمترین هزینه می‌توانید از بهترین آموزش‌ها بهره ببرید. البته نیاز است که در این زمینه دقت نموده و به هر مجموعه‌ای اعتماد نکنید. دوره موردنظر بایستی دارای بهترین مدرسین و نیز بهترین شیوه آموزشی باشد.

حرف آخر در مورد مدیریت پروژه در اکسل

در این مطلب به توضیح در مورد اهمیت مدیریت پروژه در اکسل و نیز مزایای اکسل در این زمینه پرداختیم. اکسل بی شک یکی از بهترین و مقرون به صرفه‌ترین نرم‌افزارهایی است که می‌توانید برای مدیریت پروژه‌های خود روی آن حساب باز کنید. اما یادگیری مدیریت پروژه در اکسل نیازمند آموزش است. شما بایستی به خوبی در این زمینه آموزش ببینید تا بهترین شیوه مدیریتی را برای پروژه خود در محیط اکسل پیاده‌سازی کنید. فرادرس یکی از بهترین تیم‌هایی است که شما می‌توانید برای آموزش این مهارت، از دوره‌های حرفه­ ای و مقرون به صرفه آن استفاده کنید.

• آموزش اکسل - ابزارهای کاربردی Excel — کلیک کنید