نویسنده : امیر انصاری

در ترازنامه واحد بازرگانی حساب موجودی کالا که یک دارایی می باشد وجود دارد و در واحد خدماتی این حساب نیست.

در صورت سود و زیان واحد بازرگانی، حساب درآمد فروش (یا فروش) و حساب بهای تمام شده کالاهای فروش رفته که یک هزینه می باشد وجود دارند که در واحد خدماتی خبری از این دو حساب نیست.

در ادامه این فصل این آیتم های جدید را تعریف خواهیم کرد. توجه کنید که در هزینه های عنوانی با نام هزینه های عملیاتی اضافه شده است. اینها همان هزینه هایی هستند که در فصلهای قبل در مورد آنها آموختید. عنوان هزینه های عملیاتی یک دسته بندی جدید می باشد. حالا بیایید چرخه عملیات یک واحد بازرگانی را بررسی کنیم.

چرخه عملیات یک واحد بازرگانی

چرخه عملیاتی یک واحد بازرگانی به شرح زیر می باشد (شکل 5-2 را نیز ببینید) :

1. شروع چرخه با خرید موجودی کالا از فروشندگان می باشد.
   
2. سپس واحد بازرگانی این موجودی کالا را به مشتریانش می فروشد.
   
3. در پایان واحد بازرگانی وجه نقد را از مشتریانش دریافت می کند.
   

حالا بیایید ببینیم، شرکتها چگونه به حسابداری موجودی کالا می پردازند. ما با ثبتهای دفتر روزنامه آغاز می کنیم. سپس اطلاعات دفتر روزنامه را به دفاتر کل منتقل می کنیم، در پایان، صورتهای مالی را تهیه می کنیم.

سیستم های نگهداری موجودی کالا : دائمی و ادواری

دو نوع اصلی سیستم حسابداری موجودی کالا وجود دارد:

• سیستم ادواری
  
• سیستم دائمی
  

سیستم موجودی کالای ادواری، معمولآ برای کالاهای نسبتآ ارزان استفاده می شود. یک فروشگاه کوچک محلی، بدون دستگاههای بارکد خوان، نمی تواند سابقه تک تک اقلامی را که می فروشد نگهداری کند. در عوض، بصورت دوره ای اقدام به شمارش فیزیکی موجودی کالایش می کند تا میزان اقلام موجود را محاسبه کند.

رستوران ها و فروشگاههای خرده فروشی کوچک، معمولآ از سیستم موجودی کالای ادواری استفاده می کنند. البته با کامپیوتری شدن سیستمهای حسابداری استفاده از سیستم ادواری کمتر و کمتر می شود.

در سیستم موجودی کالای دائمی – که معمولآ بصورت کامپیوتری مدیریت می شود – سابقه مقداری و مبلغی موجودی کالاها بطور مداوم بروز رسانی می شود. این سیستم کنترل بهتر و دقیق تری بر روی موجودی کالا دارد. یک سیستم موجودی کالای دائمی مدرن، اطلاعات زیر را ثبت می کند:

• تک تک اقلام خریداری شده و مبلغ آنها
  
• تک تک اقلام فروخته شده و مبلغ آنها
  
• موجودی کالای باقیمانده و بهای آن
  

در این سیستم، موجودی کالا و سیستم خرید، با حسابهای دریافتنی و فروش یکپارچه شده اند. برای مثال، کامپیوترها به دستگاههای بارکد خوان مجهز شده اند تا دقیقه به دقیقه بتوانند موجودی کالا را بروز رسانی کنند و سیستم قادر می باشد در هر لحظه ای موجودی کالا را نشان بدهد.

در یک سیستم دائمی ، در فروشگاه ها معمولآ دستگاههای پوز فروش قرار داده می شودکه به یک شبکه کامپیوتری متصل هستند. که همزمان با ثبت فروش کالاها، موجودی کالاها را نیز بروز رسانی می کنند. بارکد ها توسط لیزر دستگاههای بارکد خوان، اسکن می شوند. بارکد اسکن شده، برای رد گیری هر قلم از کالای فروش رفته کاربرد دارد. اگرچه، توجه داشته باشید، حتی در یک سیستم دائمی، شرکت باید حداقل یکبار در سال اقدام به شمارش فیزیکی موجودی کالایش بکند. شمارش فیزیکی باعث می شود تا آن بخش از موجودی کالا که توسط سیستم ثبت نشده اند (مانند اقلام جابجا شده، دزدیده شده، یا خراب شده) بررسی شوند. این شمارش باعث می شود تا میزان صحیح موجودی کالای پایان دوره بدست آید، که در صورتهای مالی از آن استفاده می شود، و همچنین به عنوان کنترلی بر روی سیستم دائمی ثبت موجودی کالا عمل می نماید. دلیل اینکه سیستم دائمی موجودی کالا را تشریح می کنیم اینست که امروزه اکثر شرکتها از سیستمهای کامپیوتری و تجهیزات الکترونیکی مثل دستگاه بارکد خوان، برخوردارند.