آموزش حسابداری از مبتدی تا پیشرفته: حسابداری کالا در سیستم ادواری

بعضی کسب و کارهای کوچک دریافته اند که نگهداری اطلاعات کالاها در سیستمهای دائمی برایشان بسیار هزینه بر می باشد. برای همین از سیستم ثبت موجودی کالای ادواری استفاده می کنند.

ثبت خرید در سیستم ادواری

تمامی سیستم های ثبت موجودی کالا از حساب موجودی کالا استفاده می کنند. اما در یک سیستم ادواری، خریدها، تخفیفات خرید، برگشتیها و کمک هزینه های خرید، و هزینه های حمل و نقل، در حسابهای جداگانه ای ثبت می گردند. بیایید به حسابداری شرکت اسمارت تاچ در سیستم ادواری بپردازیم. شکل 5-1 A را نگاه کنید:

ثبت خرید و تخفیفات خرید در سیستم ادواری

شکل زیر، نحوه ثبت خرید نسیه و پرداخت وجه آن در دوره تخفیف را نشان می دهد. شرکت اسمارت تاچ در تاریخ 3 ژوئن کالاها را دریافت می کند و در طول دوره تخفیف اقدام به پرداخت وجه فاکتور می کند.

تاریخ	حساب	شرح	بدهکار	بستانکار
3 ژوئن	خرید	خرید نسیه کالا	700
3 ژوئن	حسابهای پرداختنی	خرید نسیه کالا		700
15 ژوئن	حسابهای پرداختنی	پرداخت وجه فاکتور طی دوره تخفیف	700
15 ژوئن	موجودی نقد	پرداخت وجه فاکتور طی دوره تخفیف		679
15 ژوئن	تخفیفات خرید	پرداخت وجه فاکتور طی دوره تخفیف		21

ثبت برگشتیها و تخفیفات (کمک هزینه ها) خرید در سیستم ادواری

فرض کنید، قبل از پرداخت وجه فاکتور خرید، شرکت اسمارت تاچ به فروشنده (در اینجا شرکت RCA) کالاهایی را به ارزش 100$ پس می فرستد و همچنین مبلغ 10$ را بعنوان تخفیف خرید(کمک هزینه خرید) دریافت می کند. شرکت اسمارت تاچ این تراکنش مالی را به شکل زیر ثبت می کند:

تاریخ	حساب	شرح	بدهکار	بستانکار
4 ژوئن	حسابهای پرداختنی	برگشت کالا به فروشنده	100
4 ژوئن	برگشت از خرید و تخفیفات	برگشت کالا به فروشنده		100
4 ژوئن	حسابهای پرداختنی	برخورداری از کمک هزینه خرید	10
4 ژوئن	برگشت از خرید و تخفیفات	برخورداری از کمک هزینه خرید		10

در سیستم ادواری، در طول دوره مالی، شرکتها بهای تمام شده کالاهایی را که خریداری می کنند در حسابی با نام حساب خرید ثبت می کنند. مانده حساب خرید یک مبلغ ناخالص می باشد زیرا مبالغ مربوط به تخفیفات، برگشتیها، یا کمک هزینه های خرید از آن کسر نشده اند. خرید خالص تا زمانی که حسابهای متقابل خرید از آن کسر نگردند مشخص نمی شود :

ثبت هزینه های حمل و نقل در سیستم ادواری

طبق سیستم ادواری، هزینه های حمل و نقل کالاهای خریداری شده از فروشنده به خریدار، در ستون بدهکار حساب جداگانه ای بنام حساب هزینه های حمل و نقل کالاهای خریداری شده ثبت می گردد. این مطلب را در مورد هزینه 60$ حمل و نقل کالاهای خریداری شده در شکل زیر می توانید ببینید:

	تاریخ	حساب	شرح	بدهکار	بستانکار
	3 ژوئن	هزینه های حمل کالاهای خریداری شده	پرداخت هزینه حمل کالاهای خریداری شده	60
	3 ژوئن	موجودی نقد	پرداخت هزینه حمل کالاهای خریداری شده		60

ثبت فروش کالاها در سیستم ادواری

ثبت فروش در سیستم ادواری ساده می باشد. بدون ثبتهای مربوط به موجودی کالای در جریان، ما می توانیم ثبت مربوط به 3.000$ فروش را به شکل زیر انجام بدهیم:

	تاریخ	حساب	شرح	بدهکار	بستانکار
	9 ژوئن	حسابهای دریافتنی	فروش نسیه	3.000
	9 ژوئن	درآمد فروش	فروش نسیه		3.000

در سیستم ادواری نیازی به ثبتهای مربوط به بهنگام سازی موجودی کالا در زمان فروش نمی باشد. حسابداری مربوط به نخفیفات فروش، برگشتیهای فروش، و کمک هزینه های فروش، مشابه ثبتهای سیستم دائمی می باشد، به استثنا این مطلب که، نیازی به ثبتهای مربوط به بروز رسانی موجودی کالا و بهای تمام شده کالاهای فروخته شده نمی باشد.

بهای تمام شده کالاهای فروخته شده (که بهای تمام شده فروش نیز نامیده می شود) مهمترین هزینه در کسب و کارهایی است که همانند شرکت اسمارت تاچ، به خرید و فروش کالاها می پردازند. این هزینه نمایانگر بهای تمام شده کالاهایی می باشد که به مشتریان فروخته می شود. در یک سیستم ادواری، بهای تمام شده کالاهای فروخته شده طبق فرمولی که در شکل 5-2 A نشان داده شده است، محاسبه می گردد.

بهای تمام شده کالاهای فروش رفته در سیستم ادواری

بهای تمام شده کالاهای فروش رفته، صرفنظراز سیستم ثبت موجودی کالا(دائمی یا ادواری)، باید یکسان باشد. همانطور که در سیستم دائمی دیدیم، بهای تمام شده کالاهای فروخته شده، به سادگی مجموع مبالغی می باشد که در حساب بهای تمام شده کالاهای فروش رفته موجود می باشند.

در سیستم ادواری بهای تمام شده کالاهای فروش رفته به روش متفاوتی محاسبه می گردد. در پایان هر دوره مالی، برای محاسبه بهای تمام شده کالاهای طی دوره مالی، از ترکیب چندین حساب استفاده می کند. شکل 5-2 A نحوه انجام این محاسبات را نشان می دهد:

شکل زیر نحوه محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروش رفته شرکت موزیک گرک در سال 2014 را نشان می دهد:

بهای تمام شده کالاهای فروش رفته :
موجودی اول دوره		38.600
خرید	91.400
کسر می شود: تخفیفات خرید	3.000
کسر می شود: برگشتیها و کمک هزینه های خرید	1.200
فروش خالص		87.200
هزینه های حمل کالاهای خریداری شده		5.200
بهای تمام شده کالاهای موجود		131.000
کسر می شود: موجودی پایان دوره		40.200
بهای تمام شده کالاهای فروش رفته		90.800

بهای تمام شده کالاهای فروش رفته به عنوان اولین هزینه در صورت حساب سود و زیان واحد های بازرگانی گزارش می شود. و بلافاصله بعد از آن فروش خالص (در یک صورت سود و زیان چند مرحله ای) گزارش می شود.

شکل 5-3 A صورت حساب سود و زیان شرکت موزیک گرک را نشان می دهد.

شکل 5-3 A : بخشی از صورت سود و زیان در سیستم ادواری

شرکت موزیک گرک

صورت سود و زیان

سال منتهی به 31 دسامبر 2014

درآمد فروش			169.300
کسر می شود: برگشتیها و کمک هزینه های فروش			2.000
تخفیفات فروش			1.400
خالص درآمد فروش			165.900
بهای تمام شده کالاهای فروش رفته:
موجودی کالای اول دوره		38.600
خریدها	91.400
کسر می شود: تخفیفات خرید	3.000
کسر می شود: برگشتیها و کمک هزینه های خرید	1.200
خرید خالص		87.200
هزینه حمل کالاهای خریداری شده		5.200
بهای تمام شده کالاهای موجود		131.000
کسر می شود: موجودی پایان دوره		40.200
بهای تمام شده کالاهای فروخته شده			90.800
سود ناخالص			75.100

شکل 5-4 A صورت سود و زیان در سیستم دائمی و ادواری را با هم مقایسه می کند:

شکل 5-4 A : مقایسه سیستم دائمی و ادواری

سیستم دائمی			سیستم ادواری
تاریخ 1 ژانویه : خرید 500$ کالا با شرط اعتباری 1/10 ، 15/n
حساب	بدهکار	بستانکار	حساب	بدهکار	بستانکار
موجودی کالا	500		خرید	500
حسابهای پرداختنی		500	حسابهای پرداختنی		500
تاریخ 4 ژانویه : خریدار 100$ از کالاها را برمیگرداند، زیرا در اندازه ای که سفارش داده بود، نیستند
حساب	بدهکار	بستانکار	حساب	بدهکار	بستانکار
حسابهای پرداختنی	100		حسابهای پرداختنی	100
موجودی کالا		100	برگشتیها و کمک هزینه های خرید		100
تاریخ 10 ژانویه : خریدار فاکتور خرید را در دوره تخفیف تسویه می کند و ضمن برخورداری از تخفیف وجه آن را پرداخت میکند
حسابهای پرداختنی	400		حسابهای پرداختنی	400
موجودی کالا		4	تخفیفات خرید		4
موجودی نقد		396	موجودی نقد		396
تاریخ 12 ژانویه : خریدار مبلغ 15$ بابت هزینه های حمل فاکتور مربوط به تاریخ 1 ژانویه می پردازد
موجودی کالا	15		هزینه های حمل کالاهای خریداری شده	15
موجودی نقد		15	موجودی نقد		15
توجه کنید که بهای تمام شده کالاها شده یکسان می باشند