30. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. آشنایی با نرم افزارهای خزانه داری

در این آموزش قصد داریم تا شما را با نرم افزارهای خزانه داری آشنا کنیم، اما قبل از اینکه با نرم افزارهای خزانه داری و کاربرد آنها آشنا شویم، اول بیایید ببینیم خود خزانه داری چیست و اساسا چه کاربردی دارد.

در مثالهای این دوره آموزشی از یک برنامه حسابداری رایگان استفاده شده است که از لینک زیر می توانید وارد صفحه دانلود آن شوید :

دانلود برنامه حسابداری و آموزش نصب آن

خزانه چیست؟

خزانه در مفهوم سازمانی و حسابداری آن، محلی است که وجوه نقد، چکهای دریافتی از مشتریان، دسته چکها، اوراق بهادار، شمش طلا، و کلا اشیاء با ارزش این چنینی را در آن نگهداری می کنند. هر سازمانی بسته به وسعت آن ممکن است بین یک تا حتی چندین خزانه داشته باشد.

خزانه دار کیست؟ کار خزانه دار چیست؟

خزانه دار کسی است که مسئولیت یک یا چندین خزانه بر عهده وی می باشد. در سازمانها معمولا خزانه دارها را از بین حسابدارها انتخاب می کنند. یکی از حسابدارهایی را که امین مدیر مجموعه می باشد، در این سمت مهم و کلیدی در سازمان قرار می دهند و سپس مسئولیت دریافتها و پرداختهای نقدی، دریافتها و پرداختهای چکی، دریافتها و پرداختهای مربوط به اسناد تضمینی و ... را بر عهده وی می گذارند.

ارتباط بین خزانه داری و حسابداری چیست؟

کار خزانه داری در واقع مدیریت دریافتها و پرداختهای سازمان است. از طرفی در حسابداری هم به ازاء هر رویداد مالی اسناد حسابداری ثبت می کنند. از اینرو است که ارتباط تنگاتنگ و نزدیکی بین حسابدارها و خزانه دارها برقرار است. یعنی خزانه دار علاوه بر اینکه اطلاعات دریافتها و پرداختها را مدیریت می کند، باید یک کپی از این اسناد را نیز در اختیار حسابدارها قرار بدهد تا آنها از روی آن سند، اقدام به ثبتهای حسابداری مربوطه کنند.

نکته :
این حسابدار و خزانه داری که آنها را در اینجا از هم تفکیک کردیم، صرفا به دلیل مشخص شدن نقش های متفاوت آنها می باشد. در واقعیت معمولا خود خزانه دار کارهای ثبت اسناد حسابداری را نیز بر عهده دارد و معمولا هر دوی این نقش ها به یک شخص واحد که طبیعتا با دانش حسابداری هم آشنا هست، واگذار می شود.

نرم افزار خزانه داری چیست و چه کاربردی دارد؟

با تعاریفی که از خزانه، خزانه دار، و همینطور کار خزانه داری ارائه دادیم، تا حدودی وظایف نرم افزار خزانه داری نیز مشخص می شود. از یک نرم افزار خزانه داری انتظار می رود که کارهای زیر را انجام بدهد :

خزانه دار قادر باشد کلیه دریافتها و پرداختهای نقدی اش را در آنجا ثبت و مدیریت کند.
خزانه دار قادر باشد اسناد دریافتنی و اسناد پرداختنی (چکها و سفته ها و ...) را در آنجا ثبت و مدیریت کند.

بهتر آنست که نرم افزار خزانه داری، خودش امکان تولید اتوماتیک اسناد حسابداری دو طرفه (دوبل) را داشته باشد، در اینصورت کار خزانه دار به مراتب کاهش پیدا خواهد کرد و در ضمن دقتش نیز افزایش پیدا خواهد کرد. اگر نرم افزار خزانه داری، خودش اسناد حسابداری دوبل را تولید کند، احتمال خطای خزانه دار طبیعتا بصورت چشم گیری کاهش پیدا خواهد کرد.