37. آموزش کاربردی حسابداری با نرم افزار. اسناد دریافتنی (چکهای دریافتی)

در این آموزش به اسناد دریافتنی و مشخصا موضوع چکهای دریافتی می پردازیم. چک های بانکی بخش جدایی ناپذیری از کسب و کارها در سراسر جهان می باشند. معمولا در هر کسب و کاری بخش زیادی از معاملات بصورت چک صورت می پذیرد. برای همین، هر نرم افزار حسابداری باید بخشی را برای ورود چکهای دریافتی از طرف حسابها (که معمولا مشتری می باشند) دارا باشد. در این آموزش نگاه دقیقتری به چکهای دریافتی می اندازیم و به نحوه ثبت و مدیریت چکهای دریافتی در نرم افزار حسابداری خواهیم پرداخت.

در مثالهای این دوره آموزشی از یک برنامه حسابداری رایگان استفاده شده است که از لینک زیر می توانید وارد صفحه دانلود آن شوید :

دانلود برنامه حسابداری و آموزش نصب آن

چک دریافتی چیست؟

چک دریافتی همان چک بانکی است، اگر چک را از طرف حسابهایمان دریافت کنیم، در حسابداری به آن چک دریافتی می گویند و اگر چک را به طرف حسابهایمان پرداخت کنیم به آن چک پرداختی می گویند. پس، اساسا چک دریافتی و چک پرداختی هر دو چک بانکی می باشند و تفاوت آنها در وضعیت دریافت و پرداختشان هست و بر این اساس آنها را تفکیک نموده اند.

دلیل اینکه چکهای دریافتی و چکهای پرداختی را از هم تفکیک نموده اند، اینست که از نظر حسابداری هر کدام شیوه ثبت متفاوتی دارد و طبیعتا تاثیر آن نیز متفاوت خواهد بود.

روش ثبت چک دریافتی در نرم افزار حسابداری راهکار

➊ در درختواره منوهای برنامه حسابداری راهکار مسیر "مالی - خزانه داری و کنترل نقدینگی - عملیات برنامه - چکهای دریافتی - افزودن چک دریافتی" را انتخاب کنید. تصویر زیر راهنمای شما می باشد.

➋ بر روی گزینه "افزودن چک دریافتی" دوبار کلیک کنید تا فرم "افزودن چک دریافتی" مشابه تصویر زیر نمایان شود.

➌ در قسمت نوع چک، گزینه پیش فرض که "چک عادی" می باشد را تغییر ندهید، نوع دیگری از چکها هم هستند که چکهای تضمینی می باشند که موضوع این آموزش ما نمی باشد. وقتی نوع چک را تضمینی انتخاب کنید، گزینه های نوع تضمین و نوع طرف تضمین که در حال حاضر غیر فعال می باشند کاربرد خواهند داشت، پس فعلا نوع چک را عادی انتخاب کنید تا این گزینه ها نیز همچنان غیر فعال و بدون کاربرد باقی بمانند.

➍ در قسمت محل دریافت (صندوق) باید صندوقی را که چک دریافتی در آنجا قرار خواهد گرفت انتخاب کنید، ما "صندوق 1" را انتخاب می کنیم.

➎ در قسمت "نوع دریافت" دو گزینه وجود دارد :

دریافت از حساب : برای موارد خاص کاربرد دارد، این گزینه الزاما باید توسط افراد آشنا به دانش حسابداری انتخاب شود، چون با انتخاب این گزینه شما می توانید حساب دریافت کننده چک را مستقیما از بین سرفصلهای حسابداری انتخاب نمایید.
دریافت از شخص : این وضعیت روش متداول و معمول ثبت چک می باشد که چکی را از یکی از طرف حسابهای معرفی شده در نرم افزار که می تواند شخص و یا شرکت باشد دریافت می کنیم، ما این گزینه را انتخاب خواهیم کرد.

➏ وقتی نوع دریافت در حالت "دریافت از شخص" باشد، قسمت "شخص پرداخت کننده" قابل انتخاب می شود و باید شخص یا شرکتی را که چک را از او دریافت کرده اید در این قسمت انتخاب نمایید.

➐ در ادامه سایر اطلاعات چک شامل : نام بانک، نام شعبه، شماره حساب، شماره چک، مبلغ چک،و سررسید چک را وارد می کنیم. همچنین در قسمتهای بابت و توضیحات می توانید در صورت وجود اطلاعات تکمیلی، آنها را نیز وارد نمایید. بعد از تکمیل اطلاعات چک بر روی دکمه "ثبت و خروج" کلیک کنید.

مشاهده سند حسابداری اتوماتیک تولید شده برای چک دریافتی

وقتی شما چک دریافتی را ثبت کردید، علاوه بر اینکه چک در قسمت خزانه داری ثبت می گردد، بصورت اتوماتیک یک سند حسابداری هم برای چک مربوطه تولید می گردد.

طی این سند ثبتهای زیر انجام می شود:

سرفصل "اسناد دریافتنی-اسناد دریافتنی نزد صندوق-صندوق 1" به مبلغ 1 میلیون تومان بدهکار شده است.
سرفصل "حسابهای دریافتنی تجاری-اشخاص (حسابهای دریافتنی)" همراه با حساب تفصیلی شناور شخص مربوطه "غلام حق دوست"، به مبلغ 1 میلیون تومان بستانکار شده است.

در ادامه تصویر این سند حسابداری را می بینید:

عملیات مرتبط با چک دریافتی

وقتیکه چکی را از طرف حسابی دریافت کردید، حالتهای زیر در مورد آن چک ممکن است پیش بیاید :

ممکن است چک را در صندوق نگهداری کنید و در تاریخ سررسیدش آن را به بانک برده و وصول کنید.
ممکن است چک را به بانک ببرید و در حساب بانکی خودتان بخوابانید تا توسط عملیات کلرینگ بانک وصول شود.
ممکن است در هنگام وصول چک موجودی حساب شخص مربوطه کافی نباشد و مجبور شوید چک را برگشت بزنید.
ممکن است این چک را به شخص دیگری در قبال یک حساب و کتابی واگذار کنید، اصطلاحا به این کار خرج کردن چک می گویند. یعنی با چک مثل پول نقد عمل کنید.
ممکن است چک را به شخصی که چک را به شما داده است برگردانید، اصطلاحا به این کار عودت دادن چک می گویند.
حالتهای دیگری هم محتمل می باشد، بعنوان مثال وقتی چکی را به شخصی واگذار کردید، ممکن است چک را به شما بنا به هر دلیلی برگرداند که اصطلاحا به این کار استرداد چک واگذار شده می گویند.

در هر کدام از این حالتها، از دیدگاه حسابداری ثبتهای متفاوتی صورت می پذیرد. یک نرم افزار حسابداری خوب، نرم افزاری است که تمامی این حالتها را پیش بینی کرده باشد و امکان انجام عملیات مرتبط با چک دریافتی را دارا باشد و همینطور به ازاء هر عملیات سند حسابداری اتوماتیک و مناسب برای آن عملیات را تولید نماید.

خوشبختانه در نرم افزار حسابداری راهکار، تمامی این حالتها دیده شده است و شما قادر خواهید بود تا عملیات مرتبط با چک را به شرح زیر انجام بدهید.

عملیات چک دریافتی در نرم افزار حسابداری راهکار

وصول کردن چکهای دریافتی : طی این عملیات شما باید مشخص کنید کدام چکها وصول شده اند و همینطور مشخص کنید وجه نقد حاصل از وصول شدن چک به کدام صندوق واریز شده است. بعد از ثبت این عملیات برای کلیه چکهای وصول شده سند حسابداری بصورت اتوماتیک تولید خواهد شد.
برگشت زدن چکهای دریافتی : این عملیات در مواقعی کاربرد دارد که موجودی حساب یک چک کافی نباشد و اصطلاحا چک را بدلیل کسر موجودی برگشت می زنید. البته مواقع خاصی هم وجود دارد که موجودی حساب کافی می باشد اما ممکن است بنا به دلایل دیگری مثلا همخوان نبودن امضاء روی چک با امضاء موجود در بانک، مجبور به برگشت زدن یک چک دریافتی شوید.
واگذار کردن چکهای دریافتی (خرج کردن) : در این وضعیت می توانید یک چک و یا چندین چک را طی یک عملیات، به یک حساب (سرفصل حسابداری) و یا یک شخص یا شرکت واگذار کنید.
به حساب خواباندن چکهای دریافتی : این عملیات برای مواقعی است که چکها را بواسطه کلرینگ نقد می کنید. در این وضعیت در صورت نقد شدن چک مربوطه، به موجودی حساب بانکی شما اضافه می شود.

نکته :
وقتی چکی را در حساب بانکی می خوابانید این چک ممکن است وصول شود و یا ممکن است برگشت بخورد. برای وضعیت وصول از عملیات "اعلام وصول چکهای دریافتی به حساب خوابانده شده" استفاده نمایید و برای وضعیت برگشت خوردن، از عملیات "برگشت زدن چکهای دریافتی به حساب خوابانده شده" استفاده نمایید.
عودت دادن چکهای دریافتی : اگر به هر دلیل چکی را به شخصی که چک را از او دریافت کرده بودید، برگردانید، این گزینه برای شما کاربرد خواهد داشت.
استرداد چکهای دریافتی واگذار شده : اگر به هر دلیل شخصی که چکی را به او واگذار کرده اید، چک مربوطه را به شما برگرداند، این گزینه برای شما کاربرد خواهد داشت.