در این آموزش به نحوه کار با قسمت سیستم های کدینگ در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار می پردازیم. البته قبل از آن به شما توضیح خواهیم داد که سیستم های کدینگ چیست؟ و اساسا کاربرد سیستم های کدینگ چه می باشد؟ در ادامه این آموزش همراه ما باشید ...

سیستم های کدینگ چیست؟

در جهان کالاهای بسیار زیادی وجود دارد و برای اینکه کالاها از یکدیگر تفکیک شوند و هر کدام یک مشخصه منحصر به فرد و قابل شناسایی داشته باشد یک زبان مشترک برای معرفی کالاها عملیات کد گذاری آنها می باشد و شرکتهای مختلفی در جهان به کد گذاری کالاها پرداخته اند. بعنوان مثال شرکت GS1 یکی از بزرگترین این شرکتهاست که تا حالا میلیون ها کالا را کد گذاری کرده است. در ایران هم مجموعه ایران کد به کدگذاری کالاها پرداخته است. هر شرکت کدگذاری برای این عملیات از روش خاص خودش استفاده می کند و کدهایش با سایر شرکتها متفاوت است. بعنوان مثال کالای زیر را در نظر بگیرید :

نام کالا : دوغ پاستوريزه بسته نايلوني سه لايه 1 Lit پگاه
بارکد کالا در سیستم کدینگ ایران کد : 0133000000740001
بارکد کالا در سیستم کدینگ GS1 : 6260007434084
بارکد کالا در سیستم کدینگ فروشگاه خودم : 120
و ...

شما نیز می توانید برای خودتان یک سیستم کدینگ داشته باشید. مثلا نام سیستم کدینگ شما می شود : سیستم کدینگ داخلی من

برنامه راهکار به شما اجازه می دهد که بی نهایت سیستم کدینگ معرفی کنید و در اطلاعات کالا برای هر کالا مشخص کنید که بارکد این کالا در هر سیستم کدینگ چیست. استفاده از این روش علمی در نرم افزار فروشگاهی راهکار باعث شده است تا عملا در معرفی تعداد مختلف بارکد برای یک کالا هیچ محدودیتی نداشته باشید.

کاربرد سیستم های کدینگ چیست؟

سیستم های کدینگ برای ایجاد کدهای یکتا در سراسر جهان ایجاد شده اند. بعنوان مثال کد فرضی 6260007434084 در همه جای جهان اشاره به یک کالای مشخص دارد و وجود این کد بر روی این کالا باعث می شود تا به راحتی کالای مربوطه شناسایی گردد.

مزیت دیگر سیستم های کدینگ اینست که، از آنجا که عملیات کد گذاری کالا یک کار تخصصی می باشد و در مجموعه های خاصی و تحت استاندارد خاصی صورت می پذیرد، این کد اطلاعات مختلفی از کالا را نیز به همراه دارد که با مراجعه به پایگاه داده سازمانی که آن کالا را کد گذاری کرده است می توانید به اطلاعات مربوطه دسترسی داشته باشید. به عنوان نمونه ای از این اطلاعات می توان به اطلاعات دسته بندی کالا و تولید کنند کالا اشاره کرد.

کاربرد سیستم های کدینگ در فروشگاه من چیست؟

شاید از خود بپرسید وجود یک کد جهانی برای یک کالا به چه درد من می خورد. من می خواهم خودم کالاهای خودم را کد گذاری کنم. هر چند شما می توانید کد گذاری اختصاصی خودتان را داشته باشید و به عنوان مثال به کالایی که کد جهانی آن 6260007434084 می باشد، بر فرض کد 120 را اختصاص بدهید. اما استفاده از کد جهانی کالا ضمن اینکه کار ثبت اطلاعات کالا در نرم افزارها را برای شما راحتتر می کند، مدیریت خریدهای آینده شما را نیز راحتتر می کند.

ضمن اینکه وقتی شما از یک کد جهانی استفاده می کنید، قادر خواهید بود تا با استفاده از اسکنرهای بارکد خوان، کار ثبت فاکتورهای خود را به شکل قابل توجهی سرعت ببخشید و همینطور دیگر نیاز نخواهید داشت تا بر روی کالاها برچسب بارکد بچسبانید.

در ادامه این آموزش به نحوه ثبت و مدیریت سیستم های کدینگ در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار می پردازیم.

افزودن سیستم کدینگ جدید

به صورت پیش فرض یک سیستم کدینگ با نام "بارکد پیش فرض" در نرم افزار فروشگاهی راهکار موجود می باشد. شما هر بارکدی که برای کالاهای خود معرفی کنید در واقع کد کالا در این سیستم کدینگ می باشد. شما این امکان را دارید تا به دلخواه خود و بر اساس نیاز خود سیستم های کدینگ دیگری را نیز معرفی کنید تا اگر یک کالایی دارای دو یا سه بارکد بود، محلی برای درج سایر بارکدهای آن کالا داشته باشید و از معرفی چند باره این نوع کالاها جلوگیری شود. برای معرفی سیستم کدینگ جدید در نرم افزار فروشگاهی راهکار به شکل زیر عمل کنید :

➊ در منوهای برنامه وارد مسیر "تعاریف - کالاها و خدمات - سیستمهای کدینگ کالا" شوید.


➋ فرم "سیستمهای کدینگ" نمایان می شود. در این فرم، بر روی دستور "افزودن" کلیک کنید.


➌ فرم "افزودن سیستم کدینگ کالا" نمایان می شود. فیلدهای اطلاعاتی موجود در این فرم را پر کنید و در پایان بر روی دکمه "ثبت و خروج" کلیک کنید.


فیلدهای اطلاعاتی موجود در فرم "افزودن سیستم کدینگ کالا" به شرح زیر می باشند :

• نام سیستم کدینگ : در این قسمت نامی را به سیستم کدینگ اختصاص بدهید.
  
• توضیحات : اگر نیاز به توضیحاتی داشته باشید می توانید از این فیلد برای این منظور استفاده نمایید.
  
• بارکد توسط سیستم پیشنهاد شود : اگر این گزینه را تیک بزنید، برای این سیستم کدینگ، بارکدها بصورت اتوماتیک توسط نرم افزار پیشنهاد می گردند. مکانیزم پیشنهاد به این شکل می باشد که از عدد 1 کد گذاری کالاها شروع می شود و به ترتیب اعداد 2، 3، 4، 5 و ... برای کد کالاها تخصیص داده می شوند.
  

ویرایش سیستم کدینگ

اگر به هر دلیل - مثلا به دلیل اشتباه املائی - نیاز داشتید تا مشخصات سیستم کدینگ را ویرایش نمایید به شکل زیر عمل کنید :

➊ ابتدا در فرم "سیستمهای کدینگ"، ردیفی را که قصد ویرایش اطلاعاتش را دارید، انتخاب کنید. برای انتخاب ردیف مربوطه کافیست تا بر روی آن کلیک کنید تا در حالت انتخاب قرار گیرد. رنگ ردیف انتخاب شده از سایر ردیف ها متمایز می گردد. سپس بر روی دستور "ویرایش" کلیک کنید.


➋ فرم "ویرایش سیستم کدینگ" ظاهر می شود. اطلاعاتی را که قصد ویرایش آن را دارید تغییر بدهید و سپس بر روی دکمه "ثبت و خروج" کلیک کنید.

حذف سیستم کدینگ

➊ ابتدا در فرم "سیستمهای کدینگ"، ردیفی را که قصد حذف آن را دارید، انتخاب کنید. برای انتخاب ردیف مربوطه کافیست تا بر روی آن کلیک کنید تا در حالت انتخاب قرار گیرد. رنگ ردیف انتخاب شده از سایر ردیف ها متمایز می گردد. سپس بر روی دستور "حذف" کلیک کنید.


➋ یک کادر محاوره ای باز می شود و از شما جهت عملیات حذف تایید می خواهد. بر روی Yes کلیک کنید.



➌ کادر محاوره ای دیگری نمایان می شود و نتیجه عملیات را به شما نشان می دهد. بر روی OK کلیک کنید.

نکات مهمی در ارتباط با حذف سیستم های کدینگ

شما تا زمانیکه یک سیستم کدینگ در نرم افزار دارای سوابقی نباشد می توانید آن را حذف نمایید، اما به محض اینکه برای آن سیستم کدینگ سوابقی ایجاد گردید، به عنوان مثال آن سیستم کدینگ را بر روی کالاهایی اعمال کردید، دیگر قادر به حذف آن سیستم کدینگ نخواهید بود. در این وضعیت تنها در صورتی می توانید سیستم کدینگ مربوطه را حذف نمایید که ابتدا کلیه سوابق مرتبط با آن را از نرم افزار حذف کرده باشید.

در صورتی که سیستم کدینگی، که قصد حذف کردنش را دارید دارای سوابقی باشد، نرم افزار پیغام زیر را به شما نشان می دهد و حذف اطلاعات صورت نمی پذیرد.

جستجوی سیستمهای کدینگ

به مرور زمان که سیستمهای کدینگ معرفی شده در نرم افزار شما افزایش می یابند، طبیعتا یافتن آنها مشکل تر خواهد شد، خوشبختانه نرم افزار فروشگاهی راهکار امکانات کامل و متنوعی را برای جستجوی اطلاعات در اختیار شما قرار می دهد. در این زمینه لینک آموزشی زیر شما را با ابزارهای قدرتمند جستجوی اطلاعات در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار آشنا می سازد.

روش های جستجوی اطلاعات

نوار ابزار عمومی راهکار

اگر در این آموزش دقت کرده باشید یکسری ابزارها در نوار بالایی فرم "سیستمهای کدینگ" وجود داشتند که به توضیح آنها نپرداختیم. این امکانات به صورت عمومی و مشترک در کلیه فرمهای گزارشی نرم افزار موجود می باشند و امکانات و ابزارهای خیلی قدرتمندی را در اختیار شما قرار می دهند. برای آشنایی با امکانات "نوار ابزار عمومی راهکار" آموزش زیر را بخوانید.

آشنایی با نوار ابزار عمومی راهکار