در این آموزش به موضوع کالاها در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار می پردازیم. ضمن اینکه نحوه معرفی یک کالای جدید در نرم افزار را فرا خواهید گرفت با کلیه فیلدهای اطلاعاتی موجود در فرم معرفی کالا و همینطور کاربرد هر کدام از آنها نیز آشنا خواهید شد.

معرفی کالای جدید

➊ ابتدا در منوهای برنامه وارد مسیر "تعاریف - کالاها و خدمات - کالاها" شوید.


➋ فرم "کالاها" نمایان می شود. بر روی دستور "افزودن" کلیک کنید.


➌ فرم "افزودن کالا" نمایان می شود. فیلدهای اطلاعاتی کالا را پر کرده و بر روی دکمه "ثبت و خروج" کلیک کنید. فیلدهایی که ستاره دار هستند، الزاما باید پر شوند و سایر فیلدها هر چند الزامی نمی باشند اما بهتر است تا حد امکان اطلاعات کالا را تکمیل نمایید. در ادامه این آموزش به تشریح فیلدهای اطلاعاتی موجود در فرم معرفی کالا می پردازیم.

بارکد کالا

هر کالا الزاما باید دارای کدی باشد که انحصارا مربوط به آن کالا می باشد. شما می توانید این کد را از روی بارکد موجود در بسته بندی کالا وارد کنید (که بهترین روش نیز همین می باشد) و یا کدی را خودتان به کالا اختصاص بدهید. همچنین این امکان را نیز دارید تا پیشنهاد کد را بر عهده نرم افزار بگذارید، چگونگی انجام این کار در آموزش مربوط به سیستم های کدینگ، آمده است.

اگر کالای شما دارای بیش از یک بارکد باشد، امکان معرفی سایر بارکدهای کالا نیز وجود دارد. وقتی برای یک کالا چندین بارکد مختلف معرفی می کنید، در عملیات خرید و فروش کالا، هر کدام از این بارکدها را که وارد نمایید، تفاوتی نمی کند و نرم افزار کالای مربوطه را شناسایی خواهد کرد.


در مورد مقدمات مربوط به نحوه معرفی چند بارکد برای یک کالا و همینطور روش پیشنهاد اتوماتیک کد کالا توسط نرم افزار، آموزش زیر را مطالعه نمایید :

سیستم های کدینگ کالا

نام کالا

هر کالا الزاما باید دارای یک نام انحصاری باشد که فقط برای آن کالا مورد استفاده قرار بگیرد. نرم افزار فروشگاهی راهکار به شما امکان ثبت کد و یا نام تکراری برای کالاها را نخواهد داد.

علاوه بر نام کالا که الزامی می باشد، شما این امکان را نیز دارید تا برای هر کالا یک نام اختصاری و یک نام لاتین نیز تعیین نمایید. نام اختصاری و نام لاتین ضروری نمی باشند، اما اگر آنها را مقدار دهی کنید، هنگام ثبت عملیات خرید و فروش می توانید با نام اختصاری کالا و یا نام لاتین کالا، عملیات جستجو برای یافتن کالاها را انجام بدهید.

طبقه بندی کالا

در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار، شما این امکان را دارید تا کالاهای خود را در یک ساختار درختی طبقه بندی نمایید. ساختار درختی به این شکل می باشد که هر طبقه بندی شما می تواند دارای زیر طبقه بندی هایی باشد و خود آن زیر طبقه بندی ها نیز به همین شکل می توانند دارای زیر طبقه بندی های دیگری باشند و تعداد این سطوح طبقه بندی تا جایی که نیاز داشته باشید می تواند ادامه پیدا کند.

در لینک آموزشی زیر به نحوه معرفی طبقه بندی های کالاها در نرم افزار فروشگاهی راهکار، پرداخته شده است.

طبقه بندی کالاها

واحد اندازه گیری کالا

قطعا هر جایی که با کالا سر و کار داشته باشند، با واحدهای اندازه گیری کالا نیز سر و کار خواهند داشت. واحدهای اندازه گیری انواع مختلفی دارند. به عنوان مثال با واحدهای اندازه گیری طولی مثل متر و سانتیمتر می توان طول کالاها را اندازه گیری کرد. با واحدهای اندازه گیری وزنی مثل کیلوگرم و گرم می توان وزن کالاها را اندازه گیری کرد. اساسا هر کالایی واحد اندازه گیری خاص خودش را دارد.

در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار شما می توانید واحدهای اندازه گیری مرتبط با کسب و کارتان را در یک محل مشخص معرفی نمایید و سپس هنگام معرفی کالاها از این واحد های اندازه گیری استفاده نمایید. در لینک آموزشی زیر به نحوه معرفی واحدهای اندازه گیری در نرم افزار فروشگاهی راهکار پرداخته شده است.

واحدهای اندازه گیری

چرا کوچکترین واحد اندازه گیری؟

واحد اندازه گیری مورد نظرتان را باید در فیلد "کوچکترین واحد اندازه گیری" انتخاب نمایید. اما چرا کوچکترین واحد اندازه گیری؟

فرض کنیم شما یک کالایی دارید با نام "کالباس"، که آن را هم به صورت گرمی و هم به صورت کیلوگرمی به فروش می رسانید. در این صورت باید شما واحد "گرم" را در فیلد کوچکترین واحد اندازه گیری انتخاب نمایید. تا محاسبات مربوط به موجودی کالا دقیقتر صورت پذیرد. این در حالی است که اگر شما این کالا را با واحد کیلوگرم معرفی می کردید، آنوقت مجبور می شدید تا در عملیات خرید و فروش به جای اعداد صحیح از اعداد اعشاری برای تعیین مقدار خریداری شده یا فروخته شده، استفاده نمایید. البته امکان ثبت اعداد اعشاری نیز در نرم افزار فروشگاهی راهکار، میسر می باشد و گزینش بین این دو روش با خود شما می باشد.

واحد اندازه گیری پیش فرض چیست؟

فرض کنیم کالایی با نام "برنج" در فروشگاه شما موجود می باشد که آن را هم به صورت "کیلو گرمی" و هم به صورت "تنی" به فروش می رسانید. اما عمدتا این کالا را به صورت "تنی" معامله می کنید. در این وضعیت، شما در فیلد "کوچکترین واحد اندازه گیری" باید مقدار کیلوگرم را وارد نمایید. و در فیلد "واحد اندازه گیری پیش فرض" واحد تن را انتخاب نمایید تا هنگام ثبت عملیات خرید و فروش، به صورت پیش فرض این واحد انتخاب گردد و کار ثبت اطلاعات ساده تر گردد. در واقع اگر کالایی دارای چندین واحد اندازه گیری باشد، آن واحدی که بیشتر از بقیه مورد استفاده قرار می گیرد را در فیلد "واحد اندازه گیری پیش فرض" مشخص می کنند.

فی خرید و فی فروش کالا

در مورد نحوه ثبت اطلاعات مربوط به بهای واحد خرید (فی خرید) و همینطور بهای واحد فروش (فی فروش) کالا شما چند روش برای تعیین آنها دارید :

• در روش اول می توانید به صورت دستی در فیلدهای "فی خرید" و "فی فروش" مقادیر را وارد نمایید. مثلا قیمت خرید را دو هزار تومان و قیمت فروش را دو هزار و پانصد تومان وارد کنید.
  
• همچنین شما می توانید ابتدا "فی خرید" را وارد نمایید و سپس در فیلد "درصد سود"، درصدی را مشخص نمایید. آن وقت سیستم به صورت اتوماتیک به فی خرید درصد سود را اضافه می کند و فی فروش را پر می کند.
  

قیمت مصرف کننده

معمولا روی خیلی از کالاها قیمتی را به عنوان قیمت مصرف کننده درج می کنند. به عنوان مثال در یک قوطی کنسرو ممکن است قیمت مصرف کننده هشت هزار تومان درج شده باشد. اما الزاما فروشگاه ها با این قیمت جنس را به مشتری ارائه نمی کنند. مثلا ممکن است فروشگاهی کالایی را که قیمت مصرف کننده اش هشت هزار تومان می باشد را به قیمت هفت هزار تومان به مشتریانش بفروشد. در این گونه مواقع از فیلد قیمت مصرف کننده برای نگهداری قیمت درج شده بر روی کالا استفاده می شود.

تعیین سایر قیمتهای فروش کالا

ممکن است بخواهید برای کالاهایتان چندین نوع قیمت فروش تعیین کنید، بعنوان مثال "قیمت خرده فروشی"، "قیمت عمده فروشی"، "قیمت مخصوص همکار" و ... . اگر چنین صورت مساله ای دارید، خوشبختانه در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار، راه حل مناسبی برای آن وجود دارد. شما می توانید انواع قیمتهای فروش خود را در نرم افزار معرفی کنید و سپس هنگام تعیین قیمت فروش هر کالا به ازاء هر کدام از این انواع، یک قیمت فروش به کالای مربوطه اختصاص بدهید. در لینک آموزشی زیر به نحوه معرفی انواع قیمت های فروش پرداخته شده است.

انواع قیمت های فروش

برای اینکه سایر قیمتهای فروش یک کالا را تعیین نمایید به شیوه زیر عمل کنید :

➊ ابتدا بر روی دکمه "سایر قیمتهای فروش این کالا" کلیک کنید.


➋ فرم "ویرایش قیمتهای فروش کالا" نمایان می شود. در ستون "قیمت فروش" برای هر نوع قیمت فروش، مبلغ مورد نظر را وارد نمایید. و در پایان بر روی دکمه "خروج" کلیک کنید.

گروه تخفیف کالا

با استفاده از ویژگی گروه تخفیف کالاها در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار، شما این امکان را خواهید داشت تا بر روی کالاهای خاصی درصد خاصی از تخفیف را اعمال نمایید. همچنین این ویژگی به شما این امکان را می دهد تا تخفیف ها را به صورت زمانبندی شده و در بازه تاریخی خاصی اعمال نمایید. در لینک آموزشی زیر به نحوه معرفی گروه تخفیف کالا و چگونگی اعمال زمانبندی بر روی آن پرداخته شده است.

گروه تخفیف کالاها

گروه مالیات کالا

اگر کالاهایی داشته باشید که مشمول مالیات خاصی باشند، می توانید از طریق ویژگی گروه مالیات کالاها در نرم افزار حسابداری فروشگاهی راهکار، آنها را به سادگی مدیریت کنید. این ویژگی به شما این امکان را می دهد تا یک گروه مالیاتی برای کالاها ایجاد کنید و درصد خاصی از مالیات را به آنها اختصاص بدهید. بعد از این هر بار که آن کالا را به فاکتور فروشی اضافه نمایید، مالیات مربوطه بر روی کالا اعمال می شود. در لینک آموزشی زیر به نحوه معرفی گروه مالیات کالاها پرداخته شده است.

گروه مالیات کالاها

نقطه سفارش خرید

تعیین نقطه سفارش خرید به این معنا می باشد که حداقل مقدار مورد نیاز انبار شما در مورد کالای خاصی که مشغول معرفی آن می باشید چه قدر می باشد. به عنوان مثال اگر شما یک فروشنده لوازم الکتریکی هستید و نیاز دارید تا از کالای کابل تلفن حداقل 50 متر در انبار شما موجود باشد، نقطه سفارش خرید این کالا 50 می باشد.


وقتی موجودی انبار هر کدام از کالاهای شما از نقطه سفارش خرید کمتر بشود، سیستم در یک گزارش جداگانه این موضوع را به اطلاع شما می رساند و در واقع در خرید اجناس، اولویت های اصلی را به شما پیشنهاد می کند. وجود این گزینه در مدیریت نقدینگی و تامین کالاهای ضروری تر بسیار حیاتی و کاردبردی می باشد. تصویر زیر فرم کالاهای به نقطه سفارش خرید رسیده را به شما نشان می دهد.

موجودی اولیه کالا

فیلد موجودی اولیه کالا، در زمانی کاربرد دارد که شما به تازگی شروع به کار با نرم افزار فروشگاهی راهکار کرده اید و از قبل یکسری کالاها را در انبار خود دارید. در این وضعیت می توانید موجودی اولیه کالاهای خود را در این فیلد وارد نمایید.

هنگامی که برای کالایی موجودی اولیه تعیین می کنید در فیلد "انبار موجودی اولیه" باید انبار مربوطه را نیز انتخاب کنید. البته اگر تنها یک انبار داشته باشید نرم افزار به صورت اتوماتیک آن یک انبار را انتخاب می کند.

کالاهای دارای سایز بندی

بعضی کالاها مثل پوشاک و کفش دارای سایز بندی می باشند. بعنوان مثال یک کفش از یک مدل خاص می تواند در سایزهای 38، 39، 40، 42، 43، 44 و ... عرضه شود. در مورد کالاهای اینچنینی که دارای سایز بندی می باشند گزینه "این کالا دارای سایز بندی می باشد" را تیک بزنید.

تیک زدن گزینه "این کالا دارای سایز بندی می باشد" منجر می شود تا کالای شما در هنگام عملیات خرید و فروش امکان درج سایز نیز داشته باشد. همچنین در گزارش موجودی انبار امکان ارائه گزارش تفکیکی بر اساس سایز کالا نیز وجود خواهد داشت.

نام کالا، نام اختصاری کالا و یا نام لاتین کالا در چاپ فاکتور

هنگامی که از یک فاکتور چاپ می گیرید، این امکان را دارید تا به دلخواه خود یکی از گزینه های نام کالا، نام اختصاری کالا و یا نام لاتین کالا در چاپ فاکتور لحاظ گردند. البته اگر تنظیمی برای آن انجام ندهید، به صورت پیش فرض "نام کالا" در چاپ فاکتور ظاهر خواهد شد.

انتخاب تصویر برای کالا

نرم افزار فروشگاهی راهکار، به شما این امکان را می دهد تا تصاویر کالاها را هم از روی فایلهای موجود در کامپیوترتان و هم مستقیما از طریق دوربین (وب کم) متصل شده به کامپیوتر دریافت نمایید.


اگر بر روی دکمه "انتقال تصویر از وب کم" کلیک کنید، فرم "انتقال تصویر از وب کم" مشابه تصویر زیر ظاهر خواهد شد.



اگر دوربینی به کامپیوتر شما متصل باشد، بلافاصله پیش نمایش دوربین در کادر سمت چپ ظاهر خواهد شد. بعد از تنظیم زاویه دوربین بر روی کالای مورد نظر، بر روی دکمه "گرفتن تصویر" کلیک کنید. با این کار، تصویر گرفته شده در سمت راست نمایان می شود. برای تایید نهایی تصویر، بر روی دکمه "ذخیره تصویر" کلیک کنید.

افزودن کالا با استفاده از ابزار "کالایاب" راهکار

ابزار "کالایاب" یک ویژگی یافتن مشخصات کالا از روی بارکد آن می باشد که برای استفاده از آن باید اتصال اینترنت خود را برقرار کنید. مکانیزم کار این ابزار به این شکل می باشد که یک دیتابیس از کالاهای مختلف که بیش از دو میلیون کالا را شامل می شود در سرور راهکار موجود می باشد و شما با استفاده از آن می توانید در تعیین نام کالاها از آن استفاده نمایید. علاوه بر مشخصات نام کالا، مشخصات دیگری همچون تولید کننده کالا، و دسته بندی کالا نیز در اختیار شما می باشد.

➊ ابتدا در فیلد "بارکد" با استفاده از اسکنر بارکد خوان، بارکد کالای مربوطه را درج کنید.


➋ سپس بر روی دکمه "دستیار راهکار : کالایاب" کلیک کنید.


➌ نرم افزار به سرور راهکار متصل می شود و بارکد وارد شده توسط شما را مورد جستجو قرار می دهد. نتایج جستجو در فرم "دستیار راهکار (کالایاب)" نمایان می شود. اگر کالای مورد نظر شما در سرور راهکار یافت گردد، کافیست آن را در لیست انتخاب کرده و بر روی دکمه "انتخاب" کلیک کنید.


➍ همانطور که در تصویر زیر نیز خودتان می توانید مشاهده کنید، مشخصات نام و نام لاتین کالا به صورت اتوماتیک توسط ابزار کالایاب پر می گردد.


➎ نام پیشنهادی توسط کالایاب معمولا یک نام کامل و کاملا گویا می باشد. معمولا هم این اسامی به دلیل کامل بودن طولانی می باشند. شما می توانید خودتان در صورت تمایل آن را بصورت مختصرتر در بیاورید.

بعنوان مثال اگر بارکد "2511100132590002" را توسط ابزار کالایاب مورد جستجو قرار دهد مشخصات کالا به شرح زیر می باشد :

• بارکد کالا : 2511100132590002
  
• نام کالا : آچار تخت فلزی سایز 16X18 نام تجارتی SHANDONG FOTON LOVOL مرجع عرضه کننده بین المللی نصر ماشین
  
• نام لاتین کالا : Open end wrench, metal, size 16X18, brand SHANDONG FOTON LOVOL, distributor NASR MACHINE INT Co.
  

انتخاب اینکه این نام را به صورت کامل بپذیرید و یا بخشهایی از آن را حذف نمایید و آن را به صورت خلاصه تر در بیاورید، در اختیار شما می باشد.