هر چه شرکت یا سازمانی که متعلق به شماست و یا به عنوان ادمین در این سازمان ها و شرکت ها مشغول به کار هستید، به لحاظ به تعداد نفرات و کارمندان بیشتر باشد، بالطبع شما نیاز به پلتفرم هایی برای مدیریت و ارتباط دهی کارمندان با یکدگیر و همچنین مشتریان با سازمان دارید. هر چند در اینجا فقط به درون سازمان پرداخته می شود و به هر حال ارتباط بین کارمندان و کارکنان با یکدیگر هم حائز اهمیت است. در بین گزینه هایی که پیش روی شماست، می توانید از چت درون سازمانی استفاده کنید.


برای افزودن چت به سازمان باید موارد بسیاری را از قبل در نظر داشته باشید و انتخاب درستی را انجام دهید. برخی از آنها غیر اقتصادی ، غیر کاربردی یا فاقد ویژگی های خاصی هستند و اتفاقا برخی از آنها علیرغم اینکه ویژگی های بسیار جالب و پیشرفته ای را دارند(مانند skype for business)، ولی برای شرکت های کوچک مقرون به صرفه نیست چرا که هزینه های آن بالاست.


پس شما باید ابزاری برای اینکار استفاده کنید که علاوه بر پوشش دادن به نیازها و انتظاراتتان، هزینه معقولی هم برای شرکت داشته باشد.
خب، در ادامه کار به شما دوستان خواهیم گفت که چرا در سازمان خود نیاز به چت دارید. اگر این قضیه برای شما جالب و مهم است، با ما همراه باشید.

بهبود ارتباطات
اولین و مهمترین دلیل استفاده از چت در یک شرکت یا سازمان، بهبود ارتباطات است. ارتباط مانند موتور اصلی یک پروژه یا یک کار است. ارتباط چیزی است که منجر به شروع کار یا پروژه، ادامه کار و اتمام کار می شود. پس بهبود ارتباطات منجر به این می شود که چرخه عمر پروژه یا پروژه ها بهینه تر و حتی شاید سریع تر هم شود.
امروزه شبکه های اجتماعی مانند تلگرام و واتس اپ به خوبی این امر را پوشش می دهند ولی شما به نرم افزاری نیاز دارید که مختص سازمان خودتان باشد و مدیریت آن در اختیار خودتان باشد. تصور کنید شرکت شما دارای شعبات مختلفی چه درون کشور و حتی در کشورهای دیگر باشد. برای برقراری ارتباط بین کارمندان شعبات با هم، گزینه های مختلفی پیش روی شماست که یکی از سریع ترین آنها، چت می باشد. ضمن اینکه همین چت منجر به صرفه جویی در هزینه های تماس موبایل و تلفن می شود.

همکاری بهتر
هنگامی که یک شرکت ارتباطات محکم و یکپارچه ای داشته باشد، همکاری با آن راحت تر است. ارتباطات موثر، محکم و یکپارچه قطعا سودآوری بسیاری برای سازمان و شرکت خواهد داشت.



اثربخشی
هنگامی که ارتباطات با همکاری همراه باشد، فرایندهایی که در شرکت شما رخ می دهد و خواهد داد، مؤثرتر بوده و نتایج مورد انتظار را به همراه خواهد داشت.
در مقاله پژوهشی که در کتابخانه ویلی آنلاین منتشر شده است، نویسندگان اظهار داشتند که: یک طرح ارزیابی نمی تواند بدون همکاری و ارتباط متفکرانه برای تقویت و پشتیبانی از اهداف ارزیابی در یک موسسه موفقیت واقعی باشد.
در اینجا از واژه ارزیابی استفاده شده است که شما می توانید به جای ارزیابی از پروژه استفاده کنید. زیرا این عبارت برای هر نوع فرآیند یا عملی صادق است و بنابراین، طرح پروژه بدون همکاری و ارتباط متفکرانه برای تقویت و پشتیبانی از اهداف پروژه در یک موسسه، سازمان یا شرکت نمی تواند یک موفقیت واقعی باشد. پس این را به خاطر بسپاریم.

ایمیل کمتر، تماس کمتر
چک کردن نامه های الکترونیکی شما به صورت روزانه و مکاتبات با مشتری یا ذینفعان به قدر کافی خسته کننده است.حال اگر مکاتیات داخلی را هم بدان ها اضافه کنید، شلوغی بیشتری به آن اضافه می شود. بهتر است به جای جابجایی و پرش بین موضوعات مختلف، یک چت و گروه چت ایجاد کنید و نفرات مورد نظرتان را در آن اضافه کنید و موضوعات را در چت بررسی کنید و ضمن اینکه از ایمیل برای ارتباط با مشتریانی که بیرون سازمان هستند می توانید استفاده کنید و در نتیجه ایمیل هایی که به دست کارمندان می رسند به هم ریختگی کمتری دارند به دلیل اینکه دیگر کارکنان برای هم ایمیل ارسال نمی کنند و ضمنا تماس های داخلی هم کمتر می شود و در تیجه خطوط داخلی آزادتر می شود و مشتریانی که از بیروت تماس می گیرند، شانس بیشتری برای صحبت کردن با فرد مورد نظر در سازمان یا شرکت شما دارند.



اشتراک گذاری ساده تر
در موارد بسیاری شما نیاز به ارسال فایل یا سندی برای رئیس، مدیر، معاونت، همکار.. دارید. می توانید به راحتی از طریق چت این کار را انجام دهید. به جای استفاده از اتوماسیون اداری و یا فایل سرور، به راحتی می توانید از طریق چت فایل مورد نظرتان را ارسال کنید.

پاسخگویی سریعتر
وقتی ایمیلی ارسال می کنیدف هرگز وقت خود را صرف منتظر ماندن و نگاه کردن به مانیتور برای دریافت جوب نمی مانید ولی در چت این اطمینان را دارید که ارتباط به صورت موثرتر، سریعتر(ضمن اینکه این ارتباط مکتوب و ذخیره می شود) صورت می گیرد.

شما می توانید از هر نقطه به تیم خود کمک کنید
این روزها همه برنامه ها در نسخه موبایل هم موجود و ارائه می شود، این برنماه ها روی گوشی شما نصب بوده و هر جا که بروید این برنامه ها همراه شما هستند. وقتی شخصی مشکلی داشته باشد یا به پاسخی نیاز داشته باشد، شما می توانید بدون توجه به جایی که هستید سریع پاسخ دهید!

راهی برای نظم بیشتر و بهتر
وجود چت باعث می شود که ارتباط با کارمندان موثرتر شود. شما می توانید گروه های چت مورد نظر خود را ساخته و افراد مورد نظر را در آن عضو کنید. پس به این ترتیب با یکبار تایپ کردن موضوعی و وارد کردن آن به گروه، تمامی افراد آن گروه از آن موضوع مطلع خواهند شد. حفظ نظم در پیام های شما یک ترفند ساده است.


اما استفاده از چت در یک شرکت راهی عالی برای گرد هم آوردن افراد است. شما می توانید کانالی ایجاد کنید که افراد بتوانند آزادانه در مورد هر موضوعی صحبت کنند ، اطلاعات جالب یا مطالب مضحک را تبادل کنند.
اگر در سازمان یا شرکتی مشغول باشید و یا کار کرده باشید، بسیاری از موارد ارتباطی بینکارکنان را به صورت محسوس دیده و لمس کرده اید. مثلا اگر کارمندی با شخص دیگری کار داشته باشد، اول با وی تماس داخلی می گیرد و اگر در دسترس و یا مشغول باشد، به اتاق شخص مورد نظر می رود و همین امر باعث می شود که میز او خالی باشد و تماس هایی که از سوی مشتریان گرفته می شود بی پاسخ بماند.
وقتی با تلفن های داخلی کارمندان با هم ارتباط می گیرند، در نتیجه خط دو طرف مشغول است و اگر تماسی از بیرون برای این افراد باشد، به دلیل اشغال بودن خطوط، برقرار نخواهد شد و اگر این تماس داخلی به درازا بکشد، قطعا نارضایتی مشتری را به دنبال خواهد داشت.
برخی دیگر از ارتباطات بوسیله ایمیل بوده که عمدتا موارد کاری با ایمیل انجام می شود وقتی چت وجود داشته باشد، ایمیل های درون سازمانی بسیار کمتر خواهد شد و در نتیجه مدیریت ایمیل های دریافتی و ارسالی مشتریان برای کارکنان ساده تر هم می شود.
برخی دیگر از اطلاعات به وسیله اتوماسیون اداری انجام می شود که اتفاقا وجود اتوماسیون اداری برای نامه نگاری در درون سازمان ها خیلی مهم است. ولی با وجود چت، بسیاری از این نامه نگاری های بین کارمندان می تواند حذف شود و در چت به صورت خلاصه تر و سریع تر انجام شود و فقط نامه نگاری های مهم در اتوماسیون اداری انجام می شود. خب، همین امر باعث می شود مدیریت نامه ها در کارتابل برای کارمندان سبک تر و ساده تر باشد و دلیل مهم دیگر از افزایش بی رویه حجم دیتابیس اتوماسیون اداری جلوگیری به عمل خواهد آمد. پس بک آپ گیری و Maintenance دیتابیس ساده تر و سریع تر خواهد بود.

دلایل بیش از این چیزی است که در این مقاله عنوان شد، خوشحال خواهیم شد که شما دوستان عزیز هم نظرات خود را در این خصوص بیان کنید و دلایل دیگری که برای داشتن برنامه چت در درون سازمان برای ارتباط کارمندان و کارکنان با هم، دارید را با ما و سایر دوستان به اشتراک قرار دهید.