خوش آموز اولین و تنها سایت آموزشی %100 رایگان ایران با 4141 آموزش متنی، تصویری و ویدئویی

2. معرفی اشیاء اکسس 2016

2. معرفی اشیاء اکسس 2016

کد مطلب : 653 PDF

پایگاه های داده اکسس از 4 شیء تشکیل شده اند : جدول ها، پرس و جوها، فرم ها، و گزارش ها. در مجموع این اشیاء با یکدیگر به شما این امکان را می دهند تا داده ها را وارد کنید، ذخیره کنید، تجزیه و تحلیل کنید، و به هر شکلی که می خواهید داده ها را گردآوری کنید.

جشنواره آموزش های رایگان خوش آموز در تمامی 365 روز سال

در این درس، شما با هر کدام از این 4 شیء آشنا می شوید و به این درک خواهید رسید که چگونه این اشیاء با هم به تعامل می پردازند تا یک پایگاه داده رابطه ای کاملا کاربردی را بسازند.

جدول ها (Tables)


در این مقطع، شما باید درک کنید که یک پایگاه داده مجموعه ای از داده ها می باشد که در لیست های مرتبط به هم سازماندهی شده اند. در اکسس، تمامی داده ها در جدول ها (Tables) ذخیره می شوند، این مساله باعث می شود تا جدول ها به عنوان قلب پایگاه داده به حساب بیایند.

ممکن است از قبل بدانید که جدول ها در ستون های عمودی و ردیف های افقی سازماندهی می شوند.

2. معرفی اشیاء اکسس 2016
در اکسس، به ردیف ها ، رکورد (record) گفته می شود و به ستونها، فیلد (field) گفته می شود. یک فیلد (field)، خیلی بیشتر از تنها یک ستون است. فیلد روشی است که داده ها را بر اساس نوع داده (type) سازماندهی می کند. تمامی داده های موجود در یک فیلد، از یک نوع (type) خاص می باشند. برای مثال، هر داده ای که در فیلد "نام" ذخیره گردد، یک نام می باشد، و هر داده ای که در فیلد "آدرس" ذخیره گردد، یک آدرس می باشد.

2. معرفی اشیاء اکسس 2016
به همین ترتیب، یک رکورد (record) خیلی بیشتر از تنها یک ردیف، می باشد. رکورد یک واحد از اطلاعات می باشد. هر سلولی که در آن ردیف قرار دارد بخشی از رکورد می باشد.

2. معرفی اشیاء اکسس 2016
توجه کنید که هر رکورد چگونه چندین فیلد را پوشش می دهد. حتی اگر اطلاعات موجود در یک رکورد در فیلدهای مختلف سازماندهی گردد، باز هم آن اطلاعات به آن رکورد تعلق دارند. عددی را که در هر ردیف قرار دارد، می بینید؟ آن عدد شماره شناسایی (ID number) رکورد می باشد که برای شناسایی هر رکورد مورد استفاده قرار می گیرد. شماره شناسایی هر رکورد (ID number) به تمامی اطلاعاتی که در آن رکورد قرار دارد، اشاره می کند.

2. معرفی اشیاء اکسس 2016
جدول ها برای نگهداری اطلاعاتی که از نزدیک به یکدیگر مرتبط هستند، مناسب هستند. بیایید فرض کنیم، شما مالک یک نانوایی هستید و یک پایگاه داده دارید که دارای جدولی برای نگهداری اطلاعات مشتریانتان می باشد. اطلاعات این جدول مشتریان، شامل نام، شماره تلفن، آدرس منزل،و ایمیل می باشد. از آنجا که این اطلاعات مشتری و جزئیات آن کاملا با یکدیگر مرتبط هستند، آنها را در یک جدول ذخیره کرده اید. هر مشتری با یک رکورد منحصر به فرد نمایش داده می شود و اطلاعات مربوط به هر مشتری در همان رکورد و البته بصورت تفکیک شده در فیلدهای مربوط به آن رکورد، نگهداری می شود. اگر شما تصمیم داشته باشید تا جزئیات بیشتری در مورد هر مشتری را داشته باشید - به عنوان مثال تاریخ تولد - می توانید به سادگی به آن جدول یک فیلد جدید اضافه نمایید.

فرم ها، پرس و جوها، و گزارش ها


اگرچه، تمامی داده های شما در جدول ها ذخیره می شوند، سه نوع شیء دیگر پایگاه داده - فرمها، پرس و جوها، و گزارش ها - راه هایی را برای کار با آن داده ها ارائه می کنند. تمامی این اشیاء با رکوردهایی که در جداول پایگاه داده شما ذخیره شده اند، ارتباط برقرار می کنند.

فرمها (Forms)


فرمها برای وارد کردن، ویرایش، و مشاهده رکوردها استفاده می شوند. شما احتمالا در موارد مختلفی مجبور به پر کردن فرمها شده اید، مانند هنگامی که به مطب یک پزشک مراجعه کرده اید، هنگامی که درخواست استخدام پر کرده اید، و یا هنگامی که برای ثبت نام در مدرسه اقدام کرده اید. دلیل اینکه اینقدر از فرمها استفاده می گردد، اینست که فرمها روش ساده ای برای راهنمایی افراد، جهت ورود صحیح داده ها می باشند. وقتی که اطلاعاتی را در یک فرم اکسس وارد می کنید، داده ها دقیقا به همان جاهایی می روند که طراح پایگاه داده می خواهد به آنجا بروند. داده های شما که در فرم پر می شوند، معمولا در یک و یا چند جدول ذخیره می گردند.

2. معرفی اشیاء اکسس 2016
فرم ها ورود داده ها را ساده تر می کنند. کار با جدول های گسترده شده می تواند گیج کننده باشد، مخصوصا وقتی که بین جداول ارتباطاتی برقرار باشد و شما مجبور باشید تا با بیش از یک جدول بصورت همزمان کار کنید تا مجموعه ای از داده ها را وارد نمایید. با این حال، فرمها به شما این امکان را می دهند تا در یک زمان و در یک مکان مشخص، داده هایی را به جداول مختلف اضافه کنید. علاوه بر این، طراحان پایگاه داده، می توانند بر روی فرمها، محدودیت هایی را اعمال کنند تا مطمئن شوند که تمامی داده های مورد نیاز در فرمت صحیح وارد جداول می شوند. در مجموع، فرمها کمک می کنند تا داده ها سازگار و سازمان یافته باشند، که این لازمه یک پایگاه داده صحیح و قدرتمند می باشد.

پرس و جوها (Queries)


پرس و جوها روشی برای جستجو و جمع آوری کردن داده ها از یک یا چند جدول هستند. اجرا کردن یک پرس و جو، مانند درخواست پاسخ به یک سوال دقیق از پایگاه داده می باشد. وقتی که یک پرس و جو را در اکسس می سازید، شما شرایط خاص جستجو را تعیین می کند تا دقیقا اطلاعاتی را که می خواهید پیدا کنید.

کوئری ها (Queries) بسیار قدرتمند از جستجوهای ساده ای هستند که شما ممکن است در جداول انجام بدهید. در حالیکه شما با جستجو در جدول می توانید بعنوان مثال، نام یک مشتری را پیدا کنید، شما با استفاده از کوئری (Query) قادر خواهید بود، بعنوان مثال، نام و شماره تلفن کلیه مشتریانی را که در طول هفته گذشته از شما خرید داشته اند را بیابید. یک کوئری (Query) خوب طراحی شده، می تواند اطلاعاتی را به شما بدهد که صرفا با نگاه کردن به یک جدول قادر به دستیابی به آن اطلاعات نمی باشید.

2. معرفی اشیاء اکسس 2016

گزارشها (Reports)


گزارشها (Reports) به شما این امکان را می دهند تا اطلاعات خود را چاپ نمایید. اگر تا به حال یک نسخه چاپی کامپیوتری از برنامه کلاس های درسی تان را دریافت کرده اید، و یا نسخه چاپی فاکتور خریدتان را دریافت نموده اید، پس شما قبلا یک گزارش چاپی پایگاه داده را دیده اید. گزارشات چاپی مفید هستند، زیرا آنها به شما این امکان را می دهند تا اجزای پایگاه داده خود را در یک فرمت آسان برای خواندن، ارائه کنید. شما همچنین می توانید ظاهر گزارش چاپی خود را شخصی سازی کنید تا از نظر بصری جذاب باشد. نرم افزار اکسس این امکان را به شما می دهد تا از روی جداول و یا کوئری ها، گزارشات چاپی خود را بسازید.

2. معرفی اشیاء اکسس 2016

اشیاء اکسس در کنار یکدیگر


حتی اگر روش استفاده از هر کدام از اشیاء اکسس را بدانید، در ابتدای کار، درک این مساله که همه آنها چگونه با هم کار خواهند کرد، مشکل می باشد. اینکه به یاد داشته باشید که همه این اشیاء از داده های مشترک استفاده می کنند، به شما کمک خواهد کرد. هر داده ای که در کوئری، فرم، یا ریپورت، استفاده می شود، قطعا در یکی از جداول پایگاه داده شما ذخیره شده است.

2. معرفی اشیاء اکسس 2016
فرمها به شما این امکان را می دهند تا هم داده هایی را به جداول اضافه کنید و هم داده های موجود را مشاهده نمایید. ریپورت ها داده ها را از جداول و یا از کوئری ها دریافت کرده و به منظور جستجو و تجزیه و تحلیل ارائه می کنند.

این ارتباطات پیچیده به نظر می رسند، اما در واقعیت این اشیاء مرتبط بسیار خوب و به طور طبیعی با یکدیگر کار می کنند، به طوری که ما اغلب حتی متوجه نمی شویم که از اشیاء مرتبط با یکدیگر استفاده می کنیم. آیا تا به حال از یک کاتالوگ الکترونیکی برای جستجوی یک کتاب در یک کتابخانه استفاده کرده اید؟ در این صورت احتمالا شما جستجوهای خود را در چیزی شبیه تصویر زیر وارد کرده اید :

2. معرفی اشیاء اکسس 2016
وقتی شما جستجوی خود را اجرا می کنید، شما شرایط جستجوی خود را در یک فرم وارد می کنید که خود آن فرم بر اساس مقادیر دریافت شده از شما یک کوئری را ایجاد و اجرا می کند. وقتی کوئری شما اجرا شد، جداول پایگاه داده را برای یافتن رکوردهایی که با شرطهای جستجوی شما مطابقت داشته باشند، مورد بررسی قرار می دهد، در نهایت، نتایج جستجوی شما در قالب یک ریپورت که داده های آن از جدول و یا جداولی مرتبط با یکدیگر استخراج شده اند، به شما نمایش داده می شوند. در این مثال یک لیست از کتاب هایی که با شرایط جستجوی شما مطابقت داشته باشند، نمایان می شوند. شما می توانید ارتباط بین این اشیاء را به صورت زیر نمایش دهید :

2. معرفی اشیاء اکسس 2016
فرض کنیم، به جای استفاده از ابزارهایی که اشاره شد، شما مجبور باشید تا برای یافتن کتابهای مورد نظرتان، مستقیما داخل یک جدول بسیار بزرگ که دارای تمامی کتابهای موجود در کتابخانه می باشد، جستجو کنید. رکوردهای مربوطه به احتمال زیاد در میان بسیاری از جدول ها پخش شده اند : یک جدول برای عناوین کتابها و توضیحات آنها، یک جدول دارای اطلاعات مربوط به کتابهایی که در داخل کتابخانه موجودند و یا اینکه در دست افراد دیگری و خارج از کتابخانه می باشند، و یک جدول برای هر شعبه از کتابخانه.

در این وضعیت، برای اینکه کتابی را بیابید، مجبور خواهید بود تا حداقل در سه جدول مختلف آن را مورد جستجو قرار بدهید، یکبار برای یافتن خود کتاب، یکبار برای یافتن محل کتاب، و یکبار هم برای اینکه ببینید آیا کتاب مربوطه در حال حاضر در کتابخانه موجود می باشد یا نه! درک اینکه انجام این جستجوها کار مشکلی باشد، ساده است. حتی این امکان نیز وجود دارد که با یک بی احتیاطی شما داده هایی از جدول حذف شوند و یا ناخواسته ویرایش شوند. با این تفاسیر درک اینکه اشیاء پایگاه داده کار جستجو را چقدر قابل مدیریت کرده اند، کار سختی نخواهد بود.

در آموزش آشنایی با بانکهای اطلاعاتی، در مورد مفاهیم پایگاه داده بحث کردیم، و مطرح شد که چگونه یک پایگاه داده قادر است تا نحوه ارتباط بین مجموعه داده های مختلف با یکدیگر را درک کند. وضعیت هایی مانند مثالی که مطرح کردیم، دقیقا دلیل استفاده مردم از پایگاه های داده رابطه ای می باشد. بدون یک پایگاه داده رابطه ای، انجام دادن کارهای مثال بالا کار خیلی مشکلی می باشد. آشنایی بیشتر با این 4 شیء اکسس، به شما نشان خواهد داد که چگونه در محیطی کاربر پسند می توان به سادگی تمام این کارها را انجام داد.


آموزش قبلی : 1. آشنایی با بانکهای اطلاعاتی (Databases) در اکسس 2016

آموزش بعدی : 3. شروع کار با اکسس 2016



نویسنده : امیر انصاری

دیدگاه ها(0)

دیدگاه خود را ثبت کنید:


دوره رایگان آموزش جامع اکسس 2016 از مقدماتی تا پیشرفته

دوره رایگان آموزش جامع اکسس 2016 از مقدماتی تا پیشرفته