خوش آموز درخت تو گر بار دانش بگیرد، به زیر آوری چرخ نیلوفری را
26. بازرسی و محافظت کردن از فایل های اکسل 2016
قبل از اینکه بخواهید یک فایل اکسل را با دیگران به اشتراک بگذارید، شما ابتدا ممکن است بخواهید اطمینان حاصل کنید که فایل شما دارای اشتباه املایی نباشد و یا اطلاعات شخصی در آن نباشد. خوشبختانه، اکسل یکسری ابزار برای نهایی کردن و همینطور محافظت کردن از فایلهای شما را دارد. ابزارهایی مثل بازرس سند (Document Inspector) و محافظت از کتابچه (Protect Workbook) دارد که در این زمینه می توانند شما را یاری دهند.
هرگاه که یک فایل اکسل را ایجاد و یا ویرایش می کنید، یکسری اطلاعات شخصی ممکن است بصورت اتوماتیک به فایل اضافه شوند. شما می توانید با یاری گرفتن از ابزار Document Inspector ، قبل از به اشتراک گذاری فایل با سایرین، این اطلاعات شخصی را حذف کنید.
➊ ابتدا بر روی تب فایل کلیک کنید تا قسمت پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر شود.
➋ از پنجره Info، گزینه Check for Issues را کلیک کنید، و سپس از کادر باز شده گزینه Inspect Document را انتخاب کنید.
➌ اگر هشداری مبنی بر ذخیره کردن فایل اکسل مشاهده کردید ابتدا فایل اکسل را ذخیره کنید. Yes را در این هشدار بزنید.
➍ ابزار Document Inspector نمایان می شود. بر مبنای قسمتهایی که می خواهید بازرسی شوند گزینه ها را تیک بزنید و یا تیکشان را بردارید، و در پایان بر روی دکمه Inspect کلیک کنید. در این مثال ما همه گزینه ها را در حالت انتخاب شده رها می کنیم.
➎ نتایج بازرسی نمایان می شوند. در مثال ما، مشاهده می شود که فایل اکسل ما دارای یکسری توضیحات و اطلاعات شخصی می باشد، بنابر این ما گزینه Remove All را در هر دو مورد انتخاب می کنیم تا این اطلاعات از فایل اکسل حذف گردند.
➏ وقتی کارتان تمام شد بر روی دکمه Close کلیک کنید.
بصورت پیش فرض، هر شخصی که به فایل اکسل شما دسترسی داشته باشد می تواند آنرا باز کند، کپی کند، و یا محتویاتش را ویرایش نماید، مگر اینکه شما آن را محافظت کرده باشید. بنا به نیاز شما برای محافظت از فایل اکسل روشهای مختلفی وجود دارد.
➊ ابتدا بر روی تب File کلیک کنید، تا پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر شود.
➋ از پنجره Info دستور Protect Workbook را اجرا کنید.
➌ در کادر ظاهر شده، گزینه های مناسب را با توجه به نیازتان انتخاب نمایید. در این مثال ما گزینه Mark as Final را انتحاب می کنیم. انتخاب این گزینه باعث می شود تا دیگران از ویرایش فایل شما دلسرد شوند، البته گزینه های دیگری نیز وجود دارد که کنترل بیشتری به شما می دهد.
➍ یک پیغام ظاهر می شود و به شما هشدار ذخیره سازی را اعلام می کند، OK را کلیک کنید.
➎ پیغام دیگری ظاهر می شود، آنرا هم OK کنید.
➏ فایل اکسل شما بعنوان فایل نهایی نشانه گذاری می گردد.
آموزش قبلی : 25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016
آموزش بعدی : 27. معرفی جداول چرخشی (PivotTables) در اکسل 2016
اگر می خواهید مثالهای ارائه شده را دقیقا مانند آموزش اجرا کنید فایل اکسل زیر را که مربوط به مثالهای همین درس می باشد دانلود کنید.
دانلود فایل اکسل مربوط به مثالهای این آموزش
دانلود فایل اکسل مربوط به مثالهای این آموزش
ابزار بازرس سند (Document Inspector) اکسل
هرگاه که یک فایل اکسل را ایجاد و یا ویرایش می کنید، یکسری اطلاعات شخصی ممکن است بصورت اتوماتیک به فایل اضافه شوند. شما می توانید با یاری گرفتن از ابزار Document Inspector ، قبل از به اشتراک گذاری فایل با سایرین، این اطلاعات شخصی را حذف کنید.
از آنجایی که تغییرات ایجاد شده توسط ابزار Document Inspector قطعی می باشد، فکر خوبی است که قبل از استفاده از این ابزار حتما یک کپی از فایل اکسل خود تهیه کنید و سپس با استفاده از ابزار Document Inspector اقدام به حذف اطلاعات شخصی کنید.
روش استفاده از ابزار Document Inspector اکسل
➊ ابتدا بر روی تب فایل کلیک کنید تا قسمت پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر شود.
➋ از پنجره Info، گزینه Check for Issues را کلیک کنید، و سپس از کادر باز شده گزینه Inspect Document را انتخاب کنید.
➌ اگر هشداری مبنی بر ذخیره کردن فایل اکسل مشاهده کردید ابتدا فایل اکسل را ذخیره کنید. Yes را در این هشدار بزنید.
➍ ابزار Document Inspector نمایان می شود. بر مبنای قسمتهایی که می خواهید بازرسی شوند گزینه ها را تیک بزنید و یا تیکشان را بردارید، و در پایان بر روی دکمه Inspect کلیک کنید. در این مثال ما همه گزینه ها را در حالت انتخاب شده رها می کنیم.
➎ نتایج بازرسی نمایان می شوند. در مثال ما، مشاهده می شود که فایل اکسل ما دارای یکسری توضیحات و اطلاعات شخصی می باشد، بنابر این ما گزینه Remove All را در هر دو مورد انتخاب می کنیم تا این اطلاعات از فایل اکسل حذف گردند.
➏ وقتی کارتان تمام شد بر روی دکمه Close کلیک کنید.
محافظت از فایلهای اکسل
بصورت پیش فرض، هر شخصی که به فایل اکسل شما دسترسی داشته باشد می تواند آنرا باز کند، کپی کند، و یا محتویاتش را ویرایش نماید، مگر اینکه شما آن را محافظت کرده باشید. بنا به نیاز شما برای محافظت از فایل اکسل روشهای مختلفی وجود دارد.
روش محافظت از فایل اکسل
➊ ابتدا بر روی تب File کلیک کنید، تا پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر شود.
➋ از پنجره Info دستور Protect Workbook را اجرا کنید.
➌ در کادر ظاهر شده، گزینه های مناسب را با توجه به نیازتان انتخاب نمایید. در این مثال ما گزینه Mark as Final را انتحاب می کنیم. انتخاب این گزینه باعث می شود تا دیگران از ویرایش فایل شما دلسرد شوند، البته گزینه های دیگری نیز وجود دارد که کنترل بیشتری به شما می دهد.
➍ یک پیغام ظاهر می شود و به شما هشدار ذخیره سازی را اعلام می کند، OK را کلیک کنید.
➎ پیغام دیگری ظاهر می شود، آنرا هم OK کنید.
➏ فایل اکسل شما بعنوان فایل نهایی نشانه گذاری می گردد.
نهایی کردن یک فایل از ویرایش آن توسط سایرین جلوگیری نمی کند. اگر می خواهید تا جلوی ویرایش فایل را بگیرید می توانید از گزینه های Restrict Access استفاده کنید.
آموزش قبلی : 25. ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل 2016
آموزش بعدی : 27. معرفی جداول چرخشی (PivotTables) در اکسل 2016
نمایش دیدگاه ها (0 دیدگاه)
دیدگاه خود را ثبت کنید: