لیست وظایف اکثر دپارتمان های IT معمولا بسیار طولانی است؛ از انجام بروزرسانی های سیستم و مدیریت تجهیزات گرفته تا اتصالات و اطلاعات، می تواند مانند یک کار بی وقفه به نظر برسد. به همین دلیل، بسیاری از مدیران فناوری اطلاعات و مدیران ارشد فناوری اطلاعات در تلاش هستند تا راه های را بیابند تا به کارکنان خود کمک کنند تا سطح بهره وری خود را افزایش دهند.
یک واحد IT ضعیف با عملکردی ضعیف طبیعتا توانایی پاسخگویی به نیازهای بازار را محدود می کند، زمان لازم برای توسعه و عرضه محصولات و خدمات جدید را افزایش می دهد و در عین حال رضایت مشتری را به طور چشمگیری کاهش می دهد.
اما نکته مهمی که باید در انجام این کار به آن دقت کرد عدم تحمیل فشار بیش از اندازه به کارمندان واحد IT است. همچنین مدیران نباید در دام وسوسه مدیریت خرد گرفتار شوند. اگر می خواهید روحیه کارمندان و بهره وری واحد IT سازمان خود را افزایش دهید، نکاتی که در این مقاله ارائه شده است می تواند به شما کمک کند.

اهداف روشنی داشته باشید

وقتی اهداف و ماموریت ها را از اعضای تیم واحد IT پنهان می کنید و اطلاعات اندکی را در اختیارشان قرار می دهید نمی توانید انتظار داشته باشید که به شما در مسیر رسیدن به اهداف کمک کنند. بنابراین، بسیار مهم است که تمام افراد را در مورد وضعیت کسب و کار و کاری که انجام می دهند مطلع کنید تا به سمت اهداف مشترک کسب و کار هدایت شوند. در واقع باید کاری کنید که آنها احساس کنند در موفقیت شرکت نقش موثری دارند.
رهبران فناوری اطلاعات می توانند با صراحت به اعضای تیم انگیزه بدهند. در حالی که این موضوع معمولا نادیده گرفته می شود و مدیران وقت خود با صحبت های کلی و جلسات بی هدف تلف می کنند. اما بهتر است در جریان جلسات، در مورد آنچه که در شرکت می گذرد توضیح دهند و دلیل مهم بودن پروژه ها را به وضوح نشان دهند.
تعیین اهداف شخصی حداقل یک بار در هر فصل و سپس بررسی دقیق آنها نیز مهم است. برای اطمینان از اینکه اعضای تیم شما به طور مداوم در حال بهبود هستند، اهداف باید شامل آموزش برای توسعه مهارت های فنی و تجاری باشد.

ابزارهای مورد نیاز کارکنان برای موفقیت در اختیار کارکنان قرار دهید

وقتی نرم افزار یا ابزارهایی با عملکرد ضعیف را در اختیار کارمندان واحد IT قرار می دهید، نمی توانید انتظار داشته باشید که بالاترین کارایی خود را نشان دهند. در چنین شرایطی، آنها بخش زیادی از وقت خود را صرف کارهای یکنواخت و تکراری می کنند که می تواند به موفقیت طولانی مدت کسب و کار آسیب بزند.
ابزارهای خودکار به جایگزینی مشاغل خسته کننده که به مهارت خاصی نیاز دارند کمک می کند و باید از آنها استفاده کنید. برای مثال، یک راهکار ITSM کارآمد می تواند ابزارهای بسیار خوبی را برای نظارت، مدیریت و تصحیح خطاهای احتمالی در دسترس مدیران و تیم IT قرار دهد. این راهکار همچنین با قابلیت های اتوماسیون عالی خود می تواند به طور چشمگیری در افزایش بهره وری کارمندان واحد IT موثر باشد.

مشاهده قدرتمندترین نرم افزار ITSM ایرانی

KPIها را به دقت اندازه گیری کنید

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر بهره وری واحد IT به طور کلی مهم هستند. با این حال، بسیاری از واحدهای IT بر روی شاخص های اشتباه تمرکز می کنند. انتخاب شاخص های عملکرد مناسب نه تنها برای واحد IT، بلکه به طور کلی برای کسب و کار شما نیز مهم است.
خیلی خوب است که عوامل مهم موفقیت را به اهداف کلی کسب و کار و همچنین نیازهای ذینفعان مرتبط کنید. این رویکرد می تواند تضمین کند که بسیاری از KPIها می توانند به عنوان شاخص های ریسک کلیدی (KRI) برای هشدار درباره مدیریت فناوری اطلاعات به شرکت استفاده شوند.

به تیم خود رسیدگی کنید

سخت کوشی خیلی عالی است، اما کار بیش از حد تنها باعث ناامیدی، اشتباه و کاهش بهره وری می شود. بهترین رویکرد برای رسیدگی به بار کاری اضافی این است که مطمئن شوید این اضافه بار هیچ وقت اتفاق نمی افتد. بنابراین، برای جلوگیری از فرسایش یا شکست کارمندان واحد فناوری اطلاعات، باید یک برنامه زمانی معقول وجود داشته باشد.
سایر فعالیت های تیم سازی نیز می تواند سودمند باشد. برگزاری یک مهمانی کوچک برای استراحت کارمندان، پیاده روی با همکاران، صرف ناهار با هم و موارد مشابه می تواند به دوستانه تر شدن محیط کمک کند و تاثیر مثبتی بر عملکرد داشته باشد.
برنامه ریزی ها و زمان بندی های از پیش آماده شده نیز در جلوگیری از تحمیل فشار شدید به کارمندان نقش مهمی دارد. معمولا تیم ها در یک واحد IT درگیر پروژه ها، کسری بودجه یا شرایط پیش بینی نشده هستند. اگر بتوانید تا حد امکان از این اتفاقات جلوگیری کنید، می توانید کارایی تیم IT خود را به طور محسوسی افزایش بدهید.

در برابر وسوسه مدیریت خرد مقاومت کنید

مدیران فنی باید این واقعیت را بپذیرند که کارمندان بالاخره باید اشتباه کنند تا یاد بگیرند. رهبران فناوری همیشه می گویند که از توانمندسازی حمایت می کنند، اما اغلب برعکس این گفته عمل می کنند. اگرچه این یک واکنش کاملا رایج است، اما اگر می خواهید یک فرهنگ جدید را ایجاد کنید باید توانایی خود را در پذیرش تغییرات نشان دهید.
اصل اساسی این است که رهبری و تیم های مدیریت در پروژه ها مشارکت دارند، اما مهم است که به کارمندان خود اجازه دهند تا در پروژه تاثیرگذار باشند. بنابراین، همیشه رهبری نباید حرف اول و آخر را بزند و باید به کارمندان خود برای ابراز نظر و پیشنهاد تغییر فضا بدهد.

به کارکنان کمک کنید احساس رضایت و ارزش داشته باشند

یکی از بهترین رازهای مدیران موفق، هنر تعیین اهداف یا هدف گذاری آبشاری است. این تکنیک البته چیز جدیدی نیست، اما همچنان به عنوان یک اصل مهم در مدیریت عملیات سازمان ها در نظر گرفته می شود.
هدف آبشاری اساسا روشی برای تجزیه و تحلیل و تقسیم اهداف بزرگ به اهداف کوچک متعدد است که برای اعضای تیم مناسب باشد. وظیفه یک مدیر توصیف مشارکت هایی است که اعضای تیم آنها می توانند برای دستیابی به نتایج بهتر انجام دهند. این رویکرد به هر فرد در واحد IT اجازه می دهد تا به ارزش دستاوردها و چگونگی تاثیر مشارکتش بر موفقیت کلی و ملموس کسب و کار پی ببرد.

رویکردهای جدید را در نظر بگیرید

ظهور روش های جدیدی که تیم های کسب و کار و فناوری اطلاعات را به هم نزدیک تر می کند، قوی ترین رشد در فعالیت های واحد IT را فراهم کرده است. این رویکردها معمولا به راه حل های ساده تر منجر می شود که با فرآیند کسب و کار متناسب هستند و پیاده سازی آنها آسان تر است.
سازمان ها باید با بهره گیری از برخی از اهرم ها، از کار کردن به عنوان یک ماشین دوری کنند. در عوض، به طور کلی به محیطی فکر کنید که در آن تیم های فناوری اطلاعات و چشم انداز کار می توانند ارتباط بهتری با هم برقرار کنند.

کارکنان را به گسترش و ارتقای دانش تشویق کنید

یک رهبر فناوری موفق کارمندان را با ارائه فرصت های ارتقای مهارت، تشویق می کند. با ارائه فرصت به اعضای تیم برای شرکت در کنفرانس ها و رویدادهای حرفه ای، نه تنها آنها را به سمت ایده ها و فناوری های جدید سوق می دهید بلکه روحیه اعضای گروه را نیز ارتقا می دهید.