مجموعه آفیس نخستین بار توسط بیل گیتس طی 30 سال پیش معرفی شد؛ این مجموعه آن زمان فقط شامل ورد (Word)، اکسل (Excel) و پاورپوینت (PowerPoint) بود، اما بعدها نرم افزارهای دیگری مثل اکسس (Access)، پابلیشر (Publisher) و وان نوت (OneNote) نیز به آن اضافه شدند. در این مقاله از آموزش نرم افزار آفیس، اصول پایه برای کار کردن با هر یک از نرم افزارهای مجموعه آفیس را بررسی می کنیم.

نرم افزار آفیس (Microsoft Office) چیست؟

مجموعه نرم افزارهای آفیس شامل تعدادی برنامه کاربردی است که توسط شرکت مایکروسافت برای اهداف تجاری طراحی شده است. این برنامه نخستین بار در سال 1990 منتشر شد. اکنون این برنامه کاربردی به 35 زبان مختلف در دسترس است و توسط ویندوز، مک و سایر نسخه های لینوکس پشتیبانی می شود.

مجموعه آفیس شامل چه نرم افزارهایی است؟

مولفه های اصلی و عمده مایکروسافت آفیس شامل 6 آیتم هستند که در یک پکیج ارائه می شوند، البته سایر موارد دیگر و فرعی هم در این پکیج وجود دارد که در بخش زیر به معرفی آنها می پردازیم. در ادامه این مطلب آموزشی همراه ما باشید.

موارد اصلی نرم افزار آفیس

1. ورد (Word)
   
2. اکسل (Excel)
   
3. پاورپوینت (PowerPoint)
   
4. اکسس (Access)
   
5. پابلیشر (Publisher)
   
6. وان نوت (OneNote)
   

موارد فرعی نرم افزار آفیس

1. Outlook
   
2. InfoPath
   
3. Project
   
4. SharePoint
   
5. Visio
   

اگر بخواهیم دقیق تر بگوییم، 3 مورد اول یعنی word، powerpoint و excel از همه بیشتر شهرت دارند و بنابراین کارایی و کاربرد بیشتری هم دارند. این سه مورد توسط دانشجویان، کارمندان ادارات، دانش آموزان و غیره مورد استفاده قرار می گیرند؛ بخاطر همین از سایر برنامه های دیگر بیشتر شناخته شده هستند. برای دسترسی به چندین فیلم آموزشی جامع برای تمام نرم افزارهای آفیس (از سطح مقدماتی تا پیشرفته) به لینک زیر در فرادرس مراجعه کنید:

• مجموعه آموزش نرم افزارهای آفیس — کلیک کنید

آموزش نصب آفیس

نصب نرم افزار آفیس مانند سایر نرم افزارها و اپلیکیشن ها کار بسیار ساده و راحتی است. همچنین انواع فیلم های آموزشی نصب آن را می توانید دانلود کنید و به راحتی مجموعه آفیس را نصب کنید. زمانی که پکیج نرم افزار آفیس را نصب می کنید تمامی موارد آن به صورت یکجا برای شما قابل دسترس است و می توانید تمامی آنها را یا با انتخاب چند مورد از آنها تصمیم به نصب این برنامه بگیرید.

آموزش نرم افزار آفیس -کاربرد نرم افزارها

آموزش نرم افزارهای آفیس را می توانید به صورت گام به گام طی کنید. زیرا این مجموعه همانطور که گفته شد، شامل چندین برنامه است. برخی از افراد فقط به یکی از آنها نیاز دارند، مثلاً فقط می خواهند کار با word را یاد بگیرند، اما برخی دیگر نیز به دنبال آموزش کامل نرم افزار آفیس هستند و بنابراین باید این نرم افزارها را یکی یکی یاد بگیرند. در بخش زیر به معرفی هر یک از نرم افزارهای آفیس می پردازیم.

1. آموزش نرم افزار word

با استفاده از نرم افزار ورد (word) می توانید اسناد تجاری را به راحتی و در کم ترین زمان ممکن ایجاد کنید. همچنین می توانید فایل ورد (word) خود را به صورت پی دی اف (PDF) ذخیره کنید. نرم افزار ورد یک نرم افزار کامل و جامع برای تایپ کردن اطلاعات، تنظیم مقالات، کتاب ها، پایان نامه ها، تایپ نامه ها و امثال این موارد می باشد و در تمامی ادارات بدون استثنا کاربرد گسترده ای دارد. لازم به ذکر است که یکی از بهترین و راحت ترین روش های ایجاد سند کاری در این محیط، استفاده از گزینه Blank Document است. هزاران نمونه حرفه ای هم وجود دارد که می توانید در همان ابتدای کار یکی از آنها را باز کنید. اما Blank Document بیشترین کاربرد را دارد.

چگونه یک فایل ورد (word) بسازیم؟

بر روی فایل ورد کلیک کنید و آن را باز کنید. گزینه Blank Document را بزنید. بنابراین برای شما یک صفحه سفید و خالی باز می شود تا بتوانید فایل موردنظر خود را بسازید.

چگونه نسخه ورد (word) را ذخیره کنیم؟

بعد از درج اطلاعات مورد نظر خود در این فایل آفیس می توانید از دکمه های "Ctrl+S" استفاده کنید یا اینکه بر روی تب فایل کلیک کنید و سپس گزینه Save as را بزنید. سپس مقصد موردنظر را برای ذخیره مشخص کنید. فایل شما به راحتی ذخیره می شود.

آشنایی با تب های word

• تب file: برای تنظیمات پیشرفته، ذخیره، باز کردن فایل جدید و سایر کارهای اصلی استفاده می شود.
  
• تب home: از گزینه های مربوط به فونت گرفته تا قواعد پاراگراف و فاصله خطوط و سرتیترها در این تب وجود دارد.
  
• تب insert: درج معادلات، جدول بندی، فوتر و هدر و همچنین شماره گذاری صفحات و سایر موارد درج اشکال و تصاویر در این تب وجود دارد.
  
• تب design: درج واترمارک، انتخاب تم صفحه، رنگ بندی صفحات و امثال آنها در این تب وجود دارد.
  
• تب page layout: ستون بندی کردن صفحات، تعیین سایز و جهت صفحه نیز از امکانات این تب است.
  
• تب references: برای درج پانویس صفحه، و از همه مهم تر برای درج فهرست مطالب از این تب استفاده می شود.
  
• تب mailing: این تب کاربرد کمتری نسبت به سایر تب ها دارد و برای فرمت نامه و پاکت نامه از آن استفاده می شود.
  
• تب review: گزینه های مربوط به واژگان و ترجمه در این تب قرار دارند.
  
• تب view: این تب نیز انواج چیدمان صفحه و همچنین درج خط کش در حاشیه محیط word را امکان پذیر می سازد.
  

2. آموزش نرم افزار اکسل (Excel)

نرم افزار اکسل نیز یک برنامه صفحه گسترده است که می تواند داده ها و اعداد را محاسبه و سازماندهی کند. شما می توانید برای انجام فرمول ها، محاسبه داده هایی با تعداد فراوان، ترسیم انواع نمودارها و چارت ها و ایجاد جدول ها از اکسل استفاده کنید. اکسل آنقدر کار جدول کشی را برای شما راحت کرده که اگر با آن کار کنید دیگر حاضر به استفاده از جدول بندی های نرم افزار word نخواهید بود.


درست است که در نرم افزار word هم می توانید جدول درج کنید اما ورد امکان محاسبه اعداد را ندارد و خودتان دستی باید محاسبات را انجام دهید. اما اکسل به راحتی می تواند تمام اعداد یک ستون را طبق فرمولی که شما مشخص می کنید جمع ببندد، ضرب کند یا سایر عملیات ها را انجام دهد و در وقت تان صرفه جویی می شود. ساخت یک فایل اکسل هم دقیقاً مانند نرم افزار ورد است. همچنین محیط اکسل هم مانند word دارای تب هایی تقریباً مشابه است اما باز هم به آموزش جداگانه ای نیاز دارد و در این مطلب نمی گنجد که به هر یک از این موارد بپردازیم. برای ایم منظور می توانید به مجموعه آموزش اکسل فرادرس در لینک زیر مراجعه کنید:

• مجموعه آموزش اکسل — کلیک کنید

3. آموزش نرم افزار پاورپوینت (PowerPoint)

نرم افزار پاورپوینت یکی از بهترین نرم افزارها برای ارائه سخنرانی است. بعد از آموزش نرم افزار آفیس، شما از طریق این برنامه می توانید متن سخنرانی خود را طی چندین اسلاید ترتیب داده و سازماندهی شکیلی ایجاد کنید و همچنین عکس ها، جداول و فیلم هایی هم می توانید در آن درج کنید و به ترتیب آنها برای حضار کنفرانس خود را به بهترین و راحت ترین شکل ممکن ارائه دهید.

4. آموزش نرم افزار اکسس (Access)

نرم افزار اکسس نیز یک سیستم مدیریت پایگاه داده مایکروسافت می باشد که ابزارهای توسعه نرم افزار را برای کاربر به ارمغان می آورد. با استفاده از اکسس می توان فرم ها، جداول، کوئری ها و گزارشاتی را ایجاد کرد.

5. آموزش نرم افزار پابلیشر (Publisher)

نرم افزار پابلیشر یکی از نرم افزارهای آفیس است که برنامه ای برای چیدمان بندی صفحات و طراحی آنها مورد استفاده قرار می گیرد. از این برنامه می توان برای طراحی پوستر، بروشور، کارت های ویزیت، تقویم، روزنامه و مجلات و همچنین طراحی صفحات کتاب ها استفاده کرد. پابلیشر یک نسخه ارزان و با کاربرد بسیار راحتی از مجموعه نرم افزار آفیس است. این نرم افزار یکی از بی نظیرترین برنامه ها در طراحی چنین مواردی است که حتما باید لذت استفاده از آن را تجربه کنید.

کار با پابلیشر (Publisher) بسیار لذت بخش است زیرا در آن می توان کاتالوگ ها و تقویم ها و سایر اسناد گرافیکی دیگری را ترسیم و چاپ کرد. از این نرم افزار آفیس در چاپخانه ها و مراکز چاپ استفاده فراوانی می شود. بنابراین اگر به ترسیم و خلق کارهای گرافیکی و تبلیغاتی علاقه دارید بهتر است مهارت کار با پابلیشر را کسب کرده و از این طریق وارد بازار کار شوید.

6. آموزش نرم افزار وان نوت (OneNote)

وان نوت همانطور که از نامش مشخص است برای یادداشت های نرم افزاری مناسب است. شما می توانید به منظور جلوگیری از فراموش کردن یک سری مطالب، یادداشت هایی را در این برنامه درج کرده و با دیگران به اشتراک بگذارید. دقیقاً شبیه به یک دفترچه یادداشت دیجیتال است که یادداشت ها را به صورت خودکار ذخیره نگه می دارد. این برنامه اولین بار در مجموعه آفیس 2013 ارائه شد.

7. آموزش نرم افزار (Outlook)

ممکن است روزانه زمان زیادی را برای ایمیل فرستادن یا دریافت کردن اختصاص دهید. نرم افزار اوت لوک (outlook) یک نرم افزار آفیس بسیار معروف در این زمینه است که می تواند به کار شما بیاید. به کمک آموزش نرم افزار آفیس، با استفاده از این نرم افزار می توانید کارهای زیر را به راحتی انجام دهید:

• سازماندهی کردن ایمیل ها برای متمرکز شدن بر پیام هایی که بیشترین اهمیت را دارند.
  
• مدیریت و اشتراک تقویم خود برای برنامه ریزی آسان کنفرانس ها و نشست ها
  
• به اشتراک گذاری فایل ها از cloud، به منظور اینکه دریافت کنندگان شما جدیدترین ورژن را داشته باشند.
  
• متصل ماندن و کارائی بالا داشتن در هر جا که باشید.
  

8. آموزش نرم افزار InfoPath

نرم افزار infopath یکی از نرم افزارهای آفیس است که ممکن است کمتر نام آن را شنیده باشید. این نرم افزار آفیس به عنوان ابزاری برای ایجاد و کسب داده ها عمل می کند که قادر است داده ها را از منابع چندگانه ای مانند XML، وب سرویس ها و دیتابیس ها جمع آوری کند.

این روش برای کمپانی ها و موسسه ها روشی راحت به منظور جمع آوری داده های ساختار بندی شده از منابع مختلفی بوده است. هدف اصلی و پایه این برنامه در سال 2000 ایجاد شد و توانست برای کاربران محیطی را ایجاد کند تا تنوعی از فرم ها را بدون کدگذاری خلق کنند.

9. آموزش نرم افزار Project

نرم افزار آفیس project به طور کلی یک امکان کوتاه مدت و دوره ای است که کمپانی ها از آن برای پروژه خود استفاده کنند. از این نرم افزار آفیس می توان در ساخت خانه سازی، ساخت ادارات یا برای پل سازی و امثال آنها استفاده کرد.

10. آموزش نرم افزار SharePoint

شیرپوینت (sharepoint) یک سیستم ذخیره و مدیریت سند آفیس است و به کاربران و گروه ها اجازه می دهد تا برای به اشتراک گذاری اسناد خود رمز و پسوورد تنظیم کنید و به روش مطمئن و امن آن را به مکانی دیگر جابجا کنید. این نرم افزار یک ابزار معروف برای اهداف تجاری محسوب می شود.

11. آموزش نرم افزار ویزیو (Visio)

نرم افزار آفیس Visio یک نرم افزاری برای ترسیم تنوعی از نمودارها است. نمودارها شامل انواعی از فلوچارت ها، چارت های سازمانی، پلن های ساختمانی، پلن های طبقاتی، دیاگرام های جریان داده، نقشه های 3بعدی و سایر اقسام دیگر است. فرادرس برای علاقه مندان این امکان را فراهم کرده است تا بتوانید آموزش نرم افزار ویزیو از آفیس را همین الان شروع کنید:

• آموزش ویزیو - طراحی انواع نمودار و دیاگرام با Microsoft Visio 2016 — کلیک کنید

کلام آخر درباره آموزش نرم افزار آفیس

همانطور که در این مقاله از آموزش نرم افزار آفیس گفته شد، مجموعه نرم افزار آفیس پکیجی از تمام برنامه های ذکرشده است که می توانید برای هر یک از آنها دوره آموزشی طی کنید. با استفاده از نرم افزارهای آفیس می توانید ایده های خود را پیاده و اجرا کنید. کارهای خود را از روش سنتی و قدیمی به روش مدرن و راحت تر تغییر دهید. همچنین چهار برنامه اصلی این نرم افزار شامل word، powerpoint و excel و نیز publisher که بیشترین کاربرد را دارند می توانند برای شما پولساز باشند. حتی با تسلط متوسط از این چهار برنامه به راحتی می توانید خدمات دانشجویی راه بیندازید و کارآفرینی کنید. این برنامه ها آنقدر کاربرد بسیار گسترده ای دارند و سرویس بسیار قدرتمندی هستند که برای استخدام در هر جایی به کار شما می آیند و باید حتماً توانایی ها و مهارت های لازم را در این حیطه داشته باشید.