بر خلاف آفیس 2007 که برای تهیه خروجی از دیتابیس اکسس نیاز به نصب افزونه در آن بود، در ورژن 2010 و ورژن های بعد از آن، بصورت Built-in گزینه های تهیه خروجی در خود اکسس گنجانده شده است. شماره امکان تهیه خروجی PDF و XML را دارید و این امکان از اکسس 2010 تا 2019 وجود دارد. توجه داشته باشید که تصویر زیر مربوط به اکسس 2010 می باشد وی مراحل در ورژن های بعدی اکسس هم به همین صورت خواهد بود.


گزارش مورد نظرتان در اکسس را باز کرده و سپس به تب External Data رفته و دکمه PDF or XPS را از نوار ابزار بالای فرم مانند تصویر زیر کلیک کنید.




حالا باید مکان ذخیره سازی فایل PDF که خروجی مورد نظر شماست را مشخص کنید. سپس گزینه Publish را کلیک کنید.


بدین ترتیب در مکانی که مشخص می کنید، خروجی فایل PDF را مشاهده خواهید کرد.
اگر قصد دراید خروجی از گزارش مورد نظرتان بر اساس XPS بگیرید، در پنجره بالا از کامبوباکس Save as type، گزینه XPS Document را انتخاب و دوباره مکان ذخیره سازی را مشخص کرده و دکمه Publish را کلیک کنید.
اگر خروجی شما شامل چندین صفحه می باشد و شما فقط قصد تهیه Export با فرمت XPS یا PDF از چند صفحه دارید، دکمه Options را کلیک کرده و سپس گزینه Pages را فعال کرده و در فیلدهای From و to، شروع و پایان صفحات مورد نظرتان را مشخص کنید.