راه های مختلفی برای به اشتراک گذاشتن همه اطلاعات یا بخشی از اطلاعاتی که در جداول اکسس ذخیره کرده اید، وجود دارد. مثلا دیتابیس اکسس را مستقیما می توانید برای دیگری ارسال کنید تا به اطلاعات کامل دسترسی داشته باشد و یا اینکه از قسمتی که نیاز است، Export بگیرید. در بین انواع خروجی هایی که از اکسس می توانید بگیرید، خروجی Text را دارید که بصورت متنی ساده می توانید از جدول خروجی بگیرید. مزیت در خروجی Text در این است که نیاز به هیچ برنامه جانبی ای نیست کافی است که سيستم عامل، ویندوز باشد. در این صورت بدون هیچ مشکلی فایل باز می شود.


تهیه خروجی از دیتابیس اکسس امری بسیار ساده است. برای این منظور دیتابیس مورد نظر در اکسس را باز کرده و سپس جدول مورد نظرتان را Open کنید.





در ادامه به تب External Data رفته و گزینه Text File را کلیک کنید.



بدین ترتیب فرم Export- Text File باز خواهد شد. ابتدا مسیر مورد نظرتان که می خواهید این خروجی متنی در آن ذخیره شود را مشخص کنید. از قسمت Specify Export Options، تیک گزینه Export data with formatting and layout را فعال کنید.
اگر تیک گزینه Open the destination file after the export operation is complete را هم فعال کنید، پس از اتمام خروجی، فایل متنی برای خودتان باز می شود.



حالا در این قسمت باید فرمت Encoding را مشخص کنید. با مشخص کردن آن OK کنید.



در مرحله saving export steps، تیک گزینه Save export steps را فعال کرده و دکمه Close را کلیک کنید.



قبل از اینکه فایل متنی خروجی گرفته شده را برای دیگران ارسال کنید، حتما آن را باز کرده و به خروجی ای که در آن ذخیره شده خودتان نگاهی داشته باشید.